הקמת פרויקט חדש - מדריך מלא מקצה לקצה

מדריך זה מלווה אתכם בהקמת פרויקט חדש ב-Quicker מההתחלה ועד הסוף - מאיפה מתחילים, דרך כל שלבי האשף, ומה קורה אוטומטית ברגע השמירה. בסוף תמצאו טיפים שיחסכו לכם זמן.

איפה מתחילים

אפשר לפתוח פרויקט חדש מכמה מקומות:

• פרויקט חדש - כפתור בתפריט הצד, ברשימת הפרויקטים ובדשבורד.
• פרויקט חדש ללקוח זה - מתוך כרטיס פרויקט קיים, כשרוצים לפתוח עבודה נוספת לאותו לקוח (הלקוח כבר מקושר).
• תת פרויקט חדש - מתוך פרויקט, ליצירת תת פרויקט (עד שתי רמות).
• הפוך לפרויקט מתוך ליד - הפרטים, ההצעות והמסמכים של הליד עוברים לפרויקט. ראו הפיכת ליד לפרויקט.

האשף - שלב אחר שלב

הקמת הפרויקט היא אשף רב-שלבי. עוברים בין השלבים בהמשך וחזרה אחורה, ובסוף לוחצים שמירה (או ביטול). חלק מהשלבים מופיעים רק לפי הגדרות הארגון.

1. פרטי לקוח

בוחרים לקוח קיים (בעזרת השלמה אוטומטית לפי שם/טלפון/מ.זהות - כדי לא ליצור כפילות), או יוצרים חדש: שם לקוח, מ. זהות / ח.פ. (אם הופעל), טלפון, דואר אלקטרוני (עד 5 כתובות), כתובת, עיר, לקוח אב והערות. כאן גם בוחרים את הסטטוס ההתחלתי. (שלב זה מדולג כשפותחים פרויקט מתוך לקוח קיים.)

2. כתובת נכס

מזינים עיר, רחוב, שכונה, מספר, דירה, גוש, חלקה, תת חלקה ומגרש. המערכת משלימה אוטומטית קואורדינטות ומציגה מפה. אפשר להוסיף כתובות נוספות ונקודות ציון.

3. פרטי נכס

פרטי השומה: מספר פרויקט (נוצר אוטומטית; ניתן לעריכה רק למנהל אם הופעל), קומה, חדרים, מ״ר רשום, סוג נכס, שימוש בנכס, סוג שומה, מטרת השומה, מועד קובע לשומה, תאריך יעד, גורם מפנה (ובמידת הצורך מספר תיק), ושמאי אחראי (כשיש כמה שמאים).

4. תיאום ביקור בנכס

פרטי איש הקשר לביקור (שם, טלפון, קשר לנכס) ומועד הביקור. הזנת מועד יוצרת אוטומטית אירוע ביומן.

5. תשלום והערות

מוסיפים מרכיבי מחיר (כולל מע״מ) והערות לפרויקט. בסיום - שמירה.

כשהארגון הגדיר קטלוג פירוטים, המרכיב הראשון כבר מלא: הפריט של סוג השומה (או פריט ברירת המחדל), עם פירוט שנבנה מהכתובת ומהגוש והחלקה שהזנתם, וסכום ברירת המחדל. אם הפירוט כולל את מספר הפרויקט, המספר נוסף אליו ברגע השמירה. מרכיבים נוספים בוחרים מהקטלוג, ומרכיב אפשר לפצל לתשלומים. ראו מרכיבי מחיר מהקטלוג.

עזרה בזמן ההקמה

בפרויקט חדש (לא בעריכה) האשף עוזר למלא את הפרטים ולמנוע כפילויות:

• מילוי מהודעה (מייל, וואטסאפ או הפניה) - קישור בראש שלב פרטי הלקוח. מדביקים את ההודעה ולוחצים מילוי השדות: שם, טלפון, דוא״ל, ת.ז., כתובת, גוש וחלקה וסוג השומה נכנסים לשדות, מסומנים לבדיקה. שום דבר לא נשמר עד השמירה.
• יש ליד פתוח עם אותם פרטים - כשהטלפון, הדוא״ל או ה-ת.ז. שייכים לליד פתוח. שיוך הליד לפרויקט מחבר אותו לפרויקט שייווצר: בשמירה הליד עובר ל"הפך לפרויקט", וההצעות, המסמכים, ההודעות והקבצים שלו עוברים לפרויקט. אפשר גם מעבר לליד או התעלמות.
• ... כבר לקוח במשרד - עם מספר הפרויקטים שלו. קישור ללקוח מחבר את הפרויקט ללקוח הקיים, במקום ליצור לקוח כפול.
• כבר טיפלנו בנכס הזה או כבר טיפלנו בבניין - בשלב כתובת הנכס, כשיש פרויקט קודם באותה כתובת או באותו גוש וחלקה. כשהשומה הקודמת נעשתה בשלוש השנים האחרונות עבור לקוח אחר, ההודעה ממליצה לבדוק ניגוד עניינים.

אם הפרויקט נוצר והשיוך של הליד נכשל, מוצגת הודעה, ואפשר לשייך את הליד מדף הליד בשיוך לפרויקט קיים.

מה קורה אוטומטית עם השמירה

זה הכוח של ההקמה - ברגע השמירה Quicker מכין עבורכם הרבה, לפי הגדרות הארגון:

• מספר פרויקט וסטטוס - מספר אוטומטי לפי המספור, וסטטוס ברירת המחדל.
• קואורדינטות ומפה - מחושבות מהכתובת או מהגוש/חלקה.
• תיקיות בענן - תיקיית הפרויקט ותיקיות ברירת המחדל נוצרות ב-Drive (הגדרת התיקיות).
• שלבי ביצוע - שלבי התהליך של הארגון נוספים לפרויקט, חוץ משלבים שהתנאי שלהם לא מתקיים בתיק (איך תהליך עובד). פעולות של שלב רצות כשהשלב מבוצע, או במועד שלו אם הוגדרו כך - למשל הודעת פתיחה שמוגדרת לצאת מיד עם יצירת הפרויקט.
• משימות ואירועי ברירת מחדל ואבני דרך - נוצרים לפי ההגדרות.
• תבנית טופס השומה - מוקצית לפי סוג השומה (תבניות טפסים).
• מסמכים נדרשים - הצ׳קליסט מאותחל מהקטלוג הארגוני.
• אירוע ביקור - אם הוזן מועד ביקור, נוצר אירוע ביומן.

אחרי היצירה

נוחתים ישירות בכרטיס הפרויקט החדש (הודעה: פרויקט חדש נשמר). הצעדים המומלצים: להשלים את פרטי הפרויקט, לעבור על המשימות ושלבי הביצוע, להזין מחיר בגביה ותשלומים, לשלוח ללקוח טופס במידת הצורך, ולאשר את מועד הביקור.

טיפים

• השתמשו בהשלמה האוטומטית של הלקוח כדי לא ליצור לקוח כפול - אם הלקוח קיים, בחרו בו.
• מלאו גוש וחלקה - כך הכתובת והקואורדינטות מושלמות אוטומטית, ומידע הנדל״ן נשלף מהר.
• הגדירו תאריך יעד - הוא מודגש באדום ברשימה כשהוא מתקרב, ומסייע במעקב מועדים.
• הגדירו קטלוג פירוטים - כך לא מקלידים מחיר ופירוט בכל פרויקט: המרכיב הראשון מתמלא מפרטי הנכס (הגדרות גביה ותשלומים).
• לחברה עם סניפים - השתמשו בלקוח אב כדי לבנות היררכיית לקוחות.
• מועד ביקור - מזינים אותו כבר בהקמה כדי שייווצר אירוע ביומן אוטומטית.
• תתי פרויקט - לעבודות נלוות לאותו נכס, פתחו תת פרויקט (עד שתי רמות).

דוגמאות שימוש

דוגמה 1: פרויקט חדש ללקוח חדש

השמאי לוחץ פרויקט חדש, יוצר לקוח, ממלא כתובת וגוש/חלקה (הקואורדינטות מושלמות), בוחר סוג שומה ותאריך יעד, ושומר - והפרויקט נפתח עם תיקיות, שלבי ביצוע ומשימות מוכנים.

דוגמה 2: עבודה נוספת ללקוח קיים

מתוך פרויקט קיים, השמאי בוחר פרויקט חדש ללקוח זה - הלקוח כבר מקושר, והוא ממלא רק את פרטי הנכס החדש.

דוגמה 3: תת פרויקט

לנכס יש כמה יחידות. השמאי פותח תת פרויקט חדש מתוך הפרויקט הראשי, ושומר על קישור ביניהם.