תהליכים ואוטומציות - סקירה
סקירה של תהליכים ואוטומציות ב-Quicker: מה זה תהליך עבודה, איך שלבי הביצוע מלווים כל פרויקט לפי הסטטוס שלו, מה המערכת עושה לבד ומתי, חמשת החלקים של מסך ההגדרות, מאיפה מתחילים, ומפת כל המדריכים בנושא.
תהליכים ואוטומציות הם הדרך לגרום לכל תיק במשרד להתנהל באותה צורה, בלי לזכור כל פעם מה הצעד הבא. מגדירים פעם אחת את התהליך - רשימת השלבים שכל תיק עובר - ו-Quicker מראה בכל פרויקט מה השלב הנוכחי, עד מתי צריך לסיים אותו ומה עוד פתוח.
כשמסיימים שלב, המערכת יכולה לעשות לבד את מה שבדרך כלל עושים ביד: לשלוח ללקוח הודעה, להוציא קישור לתשלום, לשלוח מסמך לחתימה, לשנות את הסטטוס, לפתוח משימה לשמאי ועוד.
איפה זה נמצא: הגדרות ← תהליכים ואוטומציות. הלשונית מוצגת למי שיש לו הרשאה לשנות את הגדרות הארגון. את התהליך עצמו רואים ומפעילים בכל פרויקט, ברצועת שלבי הביצוע שמעל הלשוניות.
הרעיון בשלוש מילים: מתי, אם, אז
כל שלב בתהליך בנוי משלוש שאלות פשוטות:
- מתי - באיזה סטטוס של הפרויקט השלב מופיע, ומתי הוא אמור להתבצע. למשל: בסטטוס "בטיפול", 3 ימים אחרי הביקור בנכס. למדריך מתי.
- אם - לאילו תיקים השלב שייך. למשל: רק כשסוג הנכס הוא מסחרי. למדריך אם.
- אז - מה קורה כשהשלב מבוצע. למשל: נשלחת ללקוח הודעה, והסטטוס עובר ל"ממתין לתשלום". למדריך הפעולות.
חמשת החלקים של המסך
בצד המסך יש תפריט עם חמישה חלקים. כל אחד מהם מגדיר משהו אחר:
- שלבי ביצוע בפרויקטים - התהליך עצמו: השלבים לפי סטטוס, והפעולות שקורות בכל שלב.
- תבניות לטפסי לקוחות - טפסים שנשלחים ללקוח כדי לאסוף ממנו מידע וקבצים.
- תבניות להודעות - נוסחים קבועים להודעות דוא״ל, עם פרטים שמתמלאים לבד מהתיק.
- מסמכים נדרשים - רשימת המסמכים שצריך לאסוף בכל תיק, וקבוצות המסמכים.
- מסמכי הארגון - הקבצים הקבועים של המשרד, וערכות שמועתקות לתיקיית הפרויקט.
איך החלקים מתחברים
התבניות (הודעות, טפסים, מסמכים לחתימה, ערכות מסמכים) הן חומרי הגלם. שלבי הביצוע הם מה שמפעיל אותן בזמן הנכון. לדוגמה, תהליך פשוט לשומה:
- נפתח תיק - הלקוח מקבל הודעת פתיחה וקישור לתשלום מקדמה.
- הלקוח העביר את כל המסמכים - השלב "איסוף מסמכים" נסגר לבד, והסטטוס עובר ל"בטיפול".
- השמאי מאשר ש"מסירת השומה" בוצעה - הלקוח מקבל קישור לתשלום היתרה, והתיק מקבל את התווית "ממתין לתשלום".
עוד תהליכים מלאים, עם ההגדרות של כל שלב, בדוגמאות לתהליכים.
מה רואים בתוך הפרויקט
מעל הלשוניות של כל פרויקט מוצגת רצועת שלבי הביצוע: כמה שלבים הושלמו, מה השלב הנוכחי, עד מתי, וכפתור אישור ביצוע. בלחיצה על כל האבני דרך נפתחת רשימת השלבים המלאה. לעבודה עם התהליך בפרויקט.
מאיפה מתחילים
ודאו שהסטטוסים של המשרד מוגדרים כמו שאתם עובדים, כי התהליך מסודר לפי סטטוסים. להגדרת הסטטוסים.
הכינו את התבניות שהתהליך ישתמש בהן: הודעות ללקוח, ואם צריך גם מסמכים לחתימה וערכות מסמכי ארגון.
בשלבי ביצוע בפרויקטים הוסיפו כמה שלבים פשוטים לכל סטטוס. אפשר להוסיף פעולות אחר כך.
לחצו בדיקת התהליך כדי לראות מה ירוץ לבד ומה עוד חסר, ואז שמירה.
פתחו פרויקט לניסיון ועברו עליו שלב אחרי שלב.
כשהתהליך עובד כמו שרציתם, עדכנו גם את הפרויקטים שכבר פתוחים. לעדכון פרויקטים קיימים.
שינוי בתהליך חל על פרויקטים חדשים. פרויקט שכבר פתוח ממשיך עם השלבים שהיו כשנפתח, עד שמעדכנים אותו.
מפת המדריכים
להבין את התהליך
- איך תהליך עובד - מה קורה מפתיחת התיק ועד סגירתו.
- שלבי הביצוע בפרויקט - העבודה היומיומית: אישור, דילוג, תאריכים והפעלת פעולות.
לבנות את התהליך
- בניית התהליך - מסך שלבי הביצוע, סוגי השלבים, שמירה ובדיקה.
- מתי - באיזה סטטוס השלב מוצג ואיך נקבע תאריך היעד.
- אם - תנאים שקובעים לאילו תיקים השלב שייך.
- פעולות לצוות ובתיק - משימות, אירועים, שיוך שמאי, סטטוס, תוויות והעתקת מסמכים.
- פעולות ללקוח - הודעות, מסמכים לחתימה וגישה לאיזור האישי.
- פעולות כספיות - חשבון עסקה וקישור לתשלום.
- מתי פעולה רצה - באישור ביצוע, בהפעלת הטריגר או ידנית.
- ציוני דרך בתהליך - סימון אירועים, ושלבים שנסגרים כשהמסמכים התקבלו.
- עדכון פרויקטים קיימים - איך שינוי בתהליך מגיע לתיקים שכבר פתוחים.
התבניות
עזרה
- דוגמאות לתהליכים מלאים - מתכונים מוכנים להעתקה.
- שאלות נפוצות.
- פתרון תקלות - פעולה שלא רצה, שלב שלא הופיע והודעות שגיאה.