טפסים - טפסי לקוח בפרויקט

טופס לקוח הוא שאלון שהשמאי יוצר ושולח ללקוח כדי לאסוף ממנו מידע נדרש לשומה. הלקוח ממלא אותו דרך קישור, והתשובות (כולל קבצים) חוזרות ישירות לפרויקט. הטפסים נמצאים בכרטיס הפרויקט, בלשונית ממשק לקוח ← טפסים.

יצירת טופס

כפתור טופס חדש פותח את חלון יצירת הטופס. בוחרים תבנית מהרשימה (התבניות מסוננות לפי התאמה לפרויקט; תבנית עם שאלות העלאת קובץ דורשת חיבור Google Drive או OneDrive), ובוחרים את הנמען. סוגי נמענים: לקוח, איש קשר, דוא״ל, טלפון, מבקש, משיב, שמאי מטעם המבקש ושמאי מטעם המשיב. אפשר לשמור כטיוטה או לשלוח מיד.

שליחה ללקוח

לכל טופס נוצר קישור ציבורי שדרכו הלקוח ממלא. אפשר לשלוח את הטופס ישירות, או להעתיק את הקישור (כפתור העתק קישור ברשימה) ולשלוח בערוץ אחר. לחיצה על הקישור פותחת תצוגה מקדימה של הטופס כפי שהלקוח רואה.

סטטוסים

לכל טופס סטטוס: ממתין (טיוטה, טרם נשלח), נשלח (נשלח וטרם נענה), ונענה (הלקוח שלח תשובות). מעל הרשימה יש סינון סטטוס, כולל אפשרות הכל - לא נענה כדי לראות רק טפסים שטרם הוחזרו.

מה חוזר אליך

כשהלקוח עונה, התשובות והקבצים שצירף זמינים בטופס בתוך הפרויקט. שתי הגדרות לכל טופס:

• פתוח לשינויים - לאחר מילוי הטופס ננעל; אפשר לפתוח אותו שוב לעריכה.
• שיתוף תיקיית מענה אוטומטי - בעת מענה, תיקיית התשובות משותפת אוטומטית ללקוח.

אפשר גם לסמן טופס כנענה ידנית.

ניהול הרשימה

טבלת הטפסים מציגה לכל טופס: תבנית, כותרת, תיאור, נמען, סטטוס, פתוח לשינויים, שיתוף תיקיית מענה, תאריך יצירה וקישור. לחיצה על שורה פותחת את הטופס. אם אין טפסים מוצג אין טפסים בפרויקט זה עם כפתור ליצירת טופס.

דוגמאות שימוש

דוגמה 1: איסוף פרטי נכס מהלקוח

בתחילת פרויקט, השמאי שולח טופס שמבקש מהלקוח את פרטי הנכס והמסמכים הרלוונטיים. הלקוח ממלא בקישור, והתשובות נכנסות לפרויקט.

דוגמה 2: מעקב אחר טפסים פתוחים

השמאי מסנן את הרשימה להכל - לא נענה כדי לראות אילו לקוחות עדיין לא החזירו טופס, ושולח תזכורת.

דוגמה 3: העלאת מסמכים דרך הטופס

בעזרת תבנית עם שאלת העלאת קובץ, הלקוח מצרף צילומי מסמכים ישירות, והם נשמרים בתיקיית הפרויקט.