עדכון פרויקטים קיימים אחרי שינוי בתהליך

התהליך שבהגדרות הוא תבנית. כל פרויקט מקבל עותק שלה כשהוא נפתח, ומאותו רגע העותק שלו. לכן שינוי בתהליך חל רק על פרויקטים חדשים. כך שינוי בהגדרות לא משנה פתאום עשרות תיקים באמצע העבודה. כשרוצים שהשינוי יגיע גם לתיקים פתוחים, מעדכנים אותם במפורש.

מה עדכון עושה

• מוסיף שלבים שחסרים - שלבים מהתהליך שאין בפרויקט. התנאי של כל שלב נבדק מחדש, לפי פרטי הפרויקט היום.
• מוסיף מסמכים נדרשים שחסרים, ומתאים מסמכים לקבוצות שלהם.
• מרענן הגדרות של שלבים קיימים - רק אם ביקשתם, ורק בשלבים שעדיין ממתינים. מתעדכנים הכותרת, ההנחיות, הפעולות, התנאי, הסטטוס שבו השלב מוצג, הסוג וההגדרות הנוספות.

מה שלא משתנה אף פעם:

• שלבים שבוצעו, דולגו או בתהליך.
• שלבים שנמחקו מהתהליך - הם נשארים בפרויקטים, ואפשר למחוק אותם ידנית.
• בשלבים קיימים: תאריך היעד, האחראי, ה"מתי", המשימות והאירועים. שינוי ב"מתי" של שלב קיים לא מגיע לפרויקטים פתוחים.

עדכון פרויקט אחד

עדכון הרבה פרויקטים מההגדרות

במסך שלבי הביצוע לוחצים עדכון פרויקטים קיימים. אותו חלון מוצע גם מיד אחרי כל שמירה של התהליך. אם השינוי נגע בשלבים שכבר קיימים בפרויקטים, ההודעה אחרי השמירה אומרת זאת במפורש.

בחלון עדכון פרויקטים קיימים מהתהליך:

• אילו פרויקטים לעדכן - בוחרים סטטוסים. הקיצורים: רק פעילים, הכל, ניקוי. ליד סטטוסים של סיום (הושלם, בוטל, מושהה) מופיעה הערה, וכברירת מחדל הם לא נכללים.
• לרענן גם הגדרות של שלבים קיימים שטרם בוצעו - "כותרת, תוכן ואוטומציות של שלב שעדיין לביצוע יוחלפו במה שכתוב בתהליך. תאריך יעד, אחראי וסטטוס נשמרים." אם שיניתם שלבים קיימים, האפשרות כבר מסומנת.
• בדיקה בלבד - לדעת מה ישתנה, בלי לשנות - מומלץ להתחיל בה.

לוחצים בדיקה או עדכון הפרויקטים. העדכון רץ בקבוצות, עם מונה התקדמות, ואפשר לעצור באמצע (עצירה). בסוף מוצג סיכום: שלבים שנוספו, שלבים שרועננו, מסמכים שנוספו, ואוטומציות שסומנו "לא הופעל". אחרי בדיקה בלבד אפשר ללחוץ ביצוע העדכון בפועל.

אם העדכון נעצר או נכשל באמצע, מה שכבר עודכן נשמר. אפשר להריץ שוב, ופרויקט שכבר עודכן לא ישתנה פעמיים.

אוטומציות שהמועד שלהן עבר

שלב שנוסף לפרויקט שנפתח לפני כמה חודשים יכול להיות כבר "מאחר". כדי שלא יישלחו היום הודעות או קישורי תשלום על דברים שעברו, בעדכון מההגדרות פעולות "בהפעלת הטריגר" שהמועד שלהן עבר לא רצות. הן מסומנות בשלב לא הופעל, ולחיצה עליהן מפעילה אותן ידנית. פעולה שהמועד שלה עוד לפנינו תרוץ במועדה.

מתי לעדכן

• הוספתם שלב חדש לתהליך - עדכון רגיל, רק הוספה.
• שיניתם או הוספתם פעולה בשלב קיים - עדכון עם רענון ההגדרות.
• תיקנתם פרטים בפרויקט אחד (למשל סוג הנכס), ושלב מותנה חסר בו - עדכון מתבנית בפרויקט הזה.