לשונית גביה ותשלומים - מחיר, תקבולים, חשבוניות וקבלות
מדריך מעמיק ללשונית גביה ותשלומים ב-Quicker: חיבור ספק חשבוניות וספק סליקה, מרכיבי מחיר ומע״מ עם קטלוג פירוטים ופיצול לתשלומים, סוגי המסמכים (חשבון עסקה, חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס קבלה), זרימת סגירת תקבול והפקת חשבונית, גביה באשראי וקישור לגביה, זיכוי, ומעקב סטטוס וסגירה.
לשונית גביה ותשלומים מנהלת את הצד הכספי של הפרויקט: מהמחיר, דרך הפקת חשבוניות וקבלות, ועד גביה בכרטיס אשראי. כשמחובר ספק חשבוניות או ספק סליקה, חלק מהפעולות הופכות אוטומטיות - המסמך מופק אצל הספק ונשמר בפרויקט. על הלשונית מופיעה נקודת חיווי: ירוקה כששולם במלואו, כתומה כששולם חלקית, ואדומה כשיש יתרה.
הלשונית מוצגת רק למי שיש לו הרשאת צפייה בתשלומים או למנהל, ואינה מוצגת לשותפים מארגון אחר. הוספה, הפקה ומחיקה דורשות הרשאת עריכה בתשלומים.
חיבור ספקים
שתי אינטגרציות משפיעות על הלשונית:
- ספק חשבוניות - חשבונית ירוקה (Morning), EZcount, iCount, ריווחית או Sumit. כשהוא מחובר, חשבוניות וקבלות מופקות ישירות אצל הספק ומקבלות מסמך רשמי וקישור PDF.
- ספק סליקה - Max, iCredit או Tranzila. כשהוא מחובר, מופיעות פעולות גביה בכרטיס אשראי וקישור לגביה.
בלי ספק מחובר עדיין אפשר לנהל מחיר, לרשום תקבולים ידנית ולצרף קישור חשבונית באופן ידני - פשוט בלי ההפקה האוטומטית. החיבור נעשה בהגדרות ← חשבונות מחוברים (ראו התחלת העבודה ב-Quicker). מצב החיבורים מוצג גם בהגדרות גביה ותשלומים.
שתי התצוגות
- פרטי תשלום - מרכיבי המחיר, החשבוניות והתקבולים (ברירת מחדל).
- מסמכים - כל החשבוניות והקבלות שהופקו בפרויקט, לצפייה ולשמירה לתיקיית הפרויקט.
סיכום התשלום
בראש הלשונית סיכום בשלוש עמודות: מחיר, התקבל (בירוק), ויתרה (אדום כשיש חוב, ירוק כששולם). כשמעורבים כמה לקוחות מוצג גם פירוט לפי לקוח עם מחיר, חשבונות פתוחים, התקבל ויתרה לכל אחד, ושורת מרכיבים משותפים.
מרכיבי מחיר ומע״מ
טבלת פרטי מרכיבי מחיר מגדירה ממה מורכב המחיר, ועורכים אותה בכפתור הגדרת מרכיבי מחיר. לכל מרכיב: פירוט, סכום, בתוספת מע״מ או כולל מע״מ, תאריך לגביה, סימון עלות נלווית, ושיוך ללקוח (כשיש כמה). שיעור המע״מ נקבע אוטומטית לפי התאריך. אפשר לפצל מחיר בין כל הלקוחות (שווה או לפי אחוזים). מרכיב שכבר נעשה בו שימוש בחשבון עסקה או בתקבול פעיל נעול לעריכה ולמחיקה.
- קטלוג פירוטים - כשהארגון הגדיר קטלוג פירוטים, בוחרים לכל מרכיב פריט, והפירוט נבנה מפרטי הפרויקט: סוג שומה, כתובת, גוש וחלקה. בפרויקט חדש המרכיב הראשון כבר מלא. לעבודה עם הקטלוג בעורך.
- פיצול לתשלומים (✂) - חלוקת מרכיב לכמה תשלומים, עם מספור אוטומטי כמו "תשלום 1 מתוך 3". לפיצול לתשלומים.
- אוטומציית גבייה (⚡) - קביעת תאריך הגבייה של המרכיב כשמבוצע שלב בתהליך העבודה. לגבייה לפי שלבים.
- תיאור אוטומטי בחשבון עסקה - בעריכת שורה בחשבון עסקה, הכוכב הגדרה של תיאור אוטומטי בונה את התיאור מתבנית הפירוט.
סוגי המסמכים
חשוב להבין את ההבדל בין סוגי המסמכים, כי כל אחד ממלא תפקיד שונה במחזור הכספי:
- חשבון עסקה - מסמך הצעה/דרישת תשלום. אינו מסמך מס ואינו תקבול; משמש מסגרת שאליה נקשרים תקבולים וחשבוניות מס.
- חשבונית מס - מסמך מס על העסקה. אינו תקבול בפני עצמו (התשלום נסגר בקבלה).
- קבלה - מסמך תקבול (כסף שהתקבל), ללא רכיב מס.
- חשבונית מס קבלה - מסמך משולב: גם חשבונית מס וגם קבלה בו-זמנית. נפוץ כשמקבלים תשלום ומפיקים מסמך מס יחד.
- חשבונית זיכוי - מסמך היפוך לביטול או החזר.
הפקת חשבונית וסגירת תקבול
לפי מצב התשלום מוצגים הכפתורים המתאימים. כשיש יתרה: הוספת חשבונית (חשבון עסקה / חשבונית מס) והוספת תקבול (קבלה / חשבונית מס קבלה). זרימת סגירת תקבול אופיינית:
בוחרים הוספת תקבול ובוחרים את סוג המסמך (קבלה או חשבונית מס קבלה).
מזינים את הסכום (נסגר אוטומטית מול היתרה או החשבונית הפתוחה), אמצעי תשלום (מזומן, צ׳ק, העברה בנקאית, אשראי, אפליקציית תשלום) ופרטי הלקוח.
אם מחובר ספק חשבוניות, לוחצים הוצאת מסמך - המסמך מופק אצל הספק, נשמר על התקבול ומתקבל קישור PDF.
התקבול נקשר אוטומטית לחשבונית הפתוחה (לפי הוותק), והסטטוס מתעדכן בהתאם.
הכפתור הגדרת מרכיבי מחיר פותח תמיד את עורך מרכיבי המחיר. כשהפרויקט שולם במלואו, מופיע לצידו חץ עם תפריט להפקת מסמך על כלל המרכיבים: חשבון עסקה או חשבונית מס, וכן קבלה או חשבונית מס קבלה.
גביה באשראי
כשמחובר ספק סליקה, לכל תקבול יש שתי דרכי גביה:
- גביה ישירה - חלון סליקה מוטמע לחיוב הכרטיס במקום. בסיום מוצע להפיק חשבונית אוטומטית.
- הפקת קישור לגביה - יוצר קישור תשלום ציבורי לשליחה ללקוח. אפשר להגדיר הפקת חשבונית אוטומטית ושליחתה במייל לאחר התשלום. הלקוח פותח את הקישור, רואה את הסכום וממלא את פרטי הכרטיס בטופס מאובטח.
זיכוי וביטול
תקבול שנגבה באשראי אפשר לבטל בפעולת ביטול (זיכוי): נוצרת תנועת זיכוי מקושרת, ספק הסליקה מבצע את ההחזר, והתקבול המקורי מסומן כמזוכה. תנועה שהתבצעה בה גביה מוצלחת אינה ניתנת למחיקה רגילה - רק לזיכוי.
מעקב סטטוס וסגירה
המערכת עוקבת אחרי הסגירה הכספית ומציגה לכל חשבון עסקה סטטוס: סגור (שולם וחויב במלואו), ממתין לתקבול (הופקה חשבונית, התשלום טרם התקבל), ממתין לחשבונית מס (התקבל תשלום, טרם הופקה חשבונית מס), וחלקי. כך תמיד ברור מה עוד פתוח.
פעולות על מסמך וצפייה
לכל חשבונית/קבלה שהופקה: הצגת מסמך (פתיחת ה-PDF), הורדה, שליחה במייל ללקוח, וכן צירוף ידני של קישור חשבונית או הסרתו. בלשונית מסמכים מרוכזים כל המסמכים שהופקו, וניתן לשמור אותם לתיקיית הפרויקט בענן (כשמחובר Google Drive או OneDrive).
הגבלת צפייה בפרטי תשלום
מנהל בארגון עם כמה שמאים יכול להפעיל הגבלת צפייה בפרטי תשלום, שמסתירה את הפרטים הכספיים ממשתמשים שאינם מנהלים. פעולה למנהל בלבד.
דוגמאות שימוש
דוגמה 1: תשלום מלא בכרטיס אשראי עם חשבונית אוטומטית
השמאי מגדיר מרכיב מחיר, בוחר הפקת קישור לגביה עם הפקת חשבונית מס קבלה אוטומטית, ושולח את הקישור ללקוח. הלקוח משלם, המסמך מופק ונשלח אליו, והפרויקט עובר לסגור.
דוגמה 2: חשבון עסקה ואז קבלה
לקוח מבקש חשבון עסקה מראש. השמאי מפיק חשבון עסקה, וכשהתשלום מגיע מוסיף תקבול ומפיק קבלה שנסגרת מול אותו חשבון.
דוגמה 3: זיכוי לאחר ביטול עסקה
עסקה בוטלה לאחר תשלום. השמאי לוחץ ביטול על התקבול, ספק הסליקה מחזיר את הכסף, ונשמרת חשבונית זיכוי מסודרת.
חזרה לסקירת כרטיס הפרויקט.