התחלת העבודה ב-Quicker - הגדרת הארגון
מדריך ההקמה המלא ל-Quicker: כל ההגדרות הנדרשות להקמת משרד השמאות שלכם נכון - פרטי ארגון, שמאים והרשאות, אחסון בענן, חשבונות מחוברים, מספור פרויקטים ומיתוג מסמכים - בראשי פרקים ברורים.
ברוכים הבאים ל-Quicker - מערכת ניהול העבודה לשמאי מקרקעין בישראל. מדריך זה מרכז את כל ההגדרות הנדרשות להקמת הארגון שלכם בצורה נכונה, כדי שתוכלו להתחיל לעבוד במהירות, באופן מסודר וממותג. כל פרק כאן הוא סקירה תמציתית.
מה נכסה במדריך: פרטי הארגון, שמאים והרשאות, אחסון בענן, חשבונות מחוברים (דוא״ל, יומן, חשבוניות וסליקה), מספור פרויקטים, מיתוג מסמכים, מבנה תיקיות וסטטוסים, ואפשרויות מתקדמות.
רוב ההגדרות הארגוניות זמינות למשתמשים בהרשאת מנהל ומעלה, דרך תפריט הגדרות. הוספת שמאים חדשים מתבצעת על ידי מנהל המערכת.
1. פרטי הארגון
הבסיס של כל משרד: שם הארגון, דוא״ל, כתובת, עיר, טלפון, ושם נפרד לחשבונית במידת הצורך. בנוסף, העלו את לוגו הארגון - הוא מופיע בראש חוות הדעת ובמסמכים היוצאים.
היכן להגדיר: הגדרות ← הגדרות ארגון ← עריכת פרטי ארגון (ולחצן שינוי לוגו ארגון). חובה להתחלה.
2. שמאים והרשאות
הוסיפו את חברי הצוות עם שם פרטי, שם משפחה, דוא״ל ומספר רישיון שמאי. הגדירו לכל אחד רמת הרשאה: מנהל (עורך הגדרות ארגון ורואה את כל הפרויקטים) או משתמש (רואה את הפרויקטים שלו בלבד).
היכן להגדיר: הגדרות ← הגדרות שמאים ← הוספת שמאי חדש. חובה (לפחות שמאי אחד).
הוספת שמאי חדש מתבצעת על ידי מנהל המערכת. אם הכפתור אינו זמין - פנו לתמיכה של Quicker.
3. אחסון בענן
חברו חשבון Google Drive או OneDrive. כל מסמכי הפרויקטים, התיקיות והקבצים לחתימה נשמרים בענן המחובר - כך הכול מסונכרן וזמין. בנוסף מומלץ להתקין את Quicker Desktop, שמחבר את תיקיות הדרייב שבמחשב לתוכנה ומאפשר לפתוח כל תיקיית פרויקט ישירות מהמחשב.
היכן להגדיר: הגדרות ← חשבונות מחוברים. חובה להתחלה.
4. חשבונות מחוברים נוספים
בהתאם לאופן העבודה, חברו:
- דוא״ל (Gmail או Outlook) - לשליחת הצעות מחיר, חשבוניות והתראות מתוך המערכת.
- יומן (Google או Outlook) - לתיאום פגישות וביקורי נכס.
- ספק חשבוניות - חשבונית ירוקה (Green Invoice), EZcount, iCount, Rivhit או Sumit.
- סליקת אשראי - Max או iCredit, לגביית תשלומים מלקוחות.
היכן להגדיר: הגדרות ← חשבונות מחוברים. חובה לפי הפיצ׳רים שבשימוש.
5. מספור פרויקטים
הגדירו את תבנית המספור האוטומטי של הפרויקטים: מספר התחלתי, טווח מספרים, ואפשרות למספור נפרד לפי סוג שומה. כך כל פרויקט חדש מקבל מספר עקבי ומסודר.
היכן להגדיר: הגדרות ← אפשרויות בחירה ← מספור פרויקטים. מומלץ לפני פתיחת הפרויקט הראשון.
6. הגדרות מסמכים ומיתוג
מתגו את המסמכים היוצאים: העלו תמונת כותרת, תמונת תחתית וחותמת/חתימה; הגדירו פורמטים להצעות מחיר והערות קבועות (כגון תנאי תשלום ונוסח משפטי).
היכן להגדיר: הגדרות ← הגדרות מסמכים. מומלץ.
7. מבנה תיקיות וסטטוסים
התאימו את תיקיות ברירת המחדל בכל פרויקט (למשל: תמונות מהנכס, תכתובות, מידע תכנוני, תיק בניין, מצב משפטי) ואת רשימת הסטטוסים של הפרויקטים לאופן העבודה שלכם.
היכן להגדיר: הגדרות ← אפשרויות בחירה. מומלץ.
8. אוטומציות ותהליכים
ייעלו את שגרת העבודה: הגדירו שלבי תהליך לפרויקט, טפסי לקוח, תבניות דוא״ל ומסמכים נדרשים לפני סגירת פרויקט.
היכן להגדיר: הגדרות ← תהליכים ואוטומציות. אופציונלי.
9. מתקדם: API, בינה מלאכותית והגבלות גישה
לארגונים מתקדמים: יצירת מפתחות API ו-Webhooks לאינטגרציות, הפעלת עוזר הבינה המלאכותית בפרויקטים, והגבלות IP לאבטחת הגישה לארגון.
היכן להגדיר: הגדרות ← API ומידע ממקור חיצוני / בינה מלאכותית / הגבלות IP. אופציונלי.
צעדי הקמה - הסדר המומלץ
מלאו את פרטי הארגון והעלו לוגו.
הוסיפו את השמאים והגדירו הרשאות.
חברו אחסון בענן (Google Drive או OneDrive).
הורידו והתקינו את Quicker Desktop - הוא מחבר את תיקיות הדרייב שבמחשב לתוכנה, וכך מוצג הכפתור פתח תיקיה במחשב.
חברו דוא״ל, יומן וספק חשבוניות/סליקה לפי הצורך.
הגדירו מספור פרויקטים.
העלו מיתוג למסמכים (כותרת, תחתית, חתימה).
התאימו מבנה תיקיות וסטטוסים.
אופציונלי: הגדירו אוטומציות, API ובינה מלאכותית.
דוגמאות שימוש
דוגמה 1: הקמת משרד שמאות חדש
משרד חדש נרשם ל-Quicker. מנהל המשרד ממלא את פרטי הארגון ומעלה לוגו, מוסיף שני שמאים עם מספרי הרישיון שלהם, מחבר את Google Drive של המשרד, ומגדיר מספור פרויקטים שמתחיל מ-1001. תוך כמה דקות המשרד מוכן לפתוח את הפרויקט הראשון.
דוגמה 2: הוספת שמאי לצוות קיים
לצוות מצטרף שמאי נוסף. המנהל נכנס להגדרות שמאים, מוסיף שמאי חדש עם דוא״ל ומספר רישיון, ומשאיר אותו בהרשאת משתמש כך שיראה רק את הפרויקטים שלו. בהמשך, כשהוא הופך לאחראי צוות, ההרשאה משודרגת למנהל.
דוגמה 3: מיתוג חוות הדעת בלוגו ובחתימת המשרד
כדי שכל חוות דעת תצא ממותגת, המנהל מעלה בהגדרות מסמכים תמונת כותרת עם הלוגו, תמונת תחתית עם פרטי הקשר, וחותמת חתימה סרוקה. מעתה כל מסמך שמופק נושא את המיתוג האחיד של המשרד.