איך תהליך עובד - מפתיחת הפרויקט ועד סגירתו

המדריך הזה מסביר את ההיגיון של התהליך, בלי להיכנס לכל כפתור. כדאי לקרוא אותו לפני שבונים תהליך, כי הוא עונה על רוב השאלות מסוג "למה זה קרה" ו"למה זה לא קרה".

מילון קצר

• תהליך - רשימה אחת של שלבים לכל הארגון, מחולקת לפי הסטטוסים של הפרויקט.
• שלב ביצוע - עבודה שצריך לעשות בתיק, למשל "ביקור בנכס" או "מסירת שומה".
• ציון דרך - סימון של משהו שקרה, למשל "היתר התקבל". אין בו עבודה, רק תאריך או סימון כן/לא.
• ציון דרך מסמכים - שלב שנסגר לבד כשכל המסמכים בקבוצה מסוימת התקבלו.
• השלב הנוכחי - השלב הראשון בסטטוס הנוכחי שעדיין לא בוצע ולא דולג.
• אישור ביצוע - הכפתור שאומר "השלב הזה הסתיים". זה הרגע שבו רצות הפעולות האוטומטיות של השלב.
• תאריך יעד - עד מתי השלב אמור להתבצע. נקבע לבד לפי ה"מתי" של השלב, או ביד.
• פעולה - משהו שהמערכת עושה בשבילכם: שולחת הודעה, משנה סטטוס, מוציאה קישור לתשלום וכדומה.
• טריגר - הרגע שבו ה"מתי" של השלב מגיע, כלומר תאריך היעד שלו.

1. כשנפתח פרויקט

• Quicker מעתיק לפרויקט את שלבי התהליך, מכל הסטטוסים. שלב שיש לו תנאי שלא מתקיים בתיק הזה לא נוצר בכלל. לתנאים.
• המשימות והאירועים שהוגדרו בשלבים נוצרים מיד: המשימות ברשימת המשימות, והאירועים ביומן הפרויקט.
• לכל שלב שה"מתי" שלו נספר מיצירת הפרויקט נקבע תאריך יעד. שלבים שמחכים לשלב הקודם או לאירוע יקבלו תאריך כשזה יקרה.
• האחראי לכל שלב הוא השמאי המטפל בפרויקט, אלא אם בשלב נבחר אחראי אחר.
• שום פעולה לא נשלחת רק בגלל שהתיק נפתח. החריג היחיד: פעולה שהוגדרה לרוץ "בהפעלת הטריגר", בשלב שה"מתי" שלו הוא "מיצירת הפרויקט, מיידי". כך שולחים הודעת פתיחה. למצבי ההפעלה.

2. השלב הנוכחי

בכל רגע יש שלב נוכחי אחד: השלב הראשון ברשימת הסטטוס שעדיין פתוח. הוא מוצג ברצועה שמעל הלשוניות, עם תאריך היעד שלו. אם תאריך היעד עבר והשלב עדיין פתוח, הוא מסומן באיחור.

השלבים של "כל הסטטוסים" מגיעים תמיד בסוף הרשימה של כל סטטוס.

3. אישור ביצוע

כשהעבודה של השלב הסתיימה, לוחצים אישור ביצוע. ברגע הזה:

1. השלב מסומן כבוצע.
2. הפעולות שהוגדרו כאוטומטית - באישור ביצוע השלב רצות. בסוף מוצגת הודעה כמה פעולות בוצעו, ואם משהו נכשל.
3. השלב הבא הופך לנוכחי. אם ה"מתי" שלו הוא "לאחר השלב הקודם", תאריך היעד שלו נקבע עכשיו.
4. מרכיבי מחיר שהגבייה שלהם קשורה לשלב הזה מקבלים תאריך גבייה. לתבניות פריסת תשלומים.

אי אפשר לאשר שלב כשיש לפניו, באותו סטטוס, שלב שעדיין פתוח. ציוני דרך הם יוצאי הדופן: מסמנים אותם מתי שהדבר קרה, גם אם שלבים קודמים פתוחים.

4. דילוג וביטול

• דלג - השלב מסומן "לא בוצע", ואפשר לכתוב סיבה. שום פעולה של השלב לא רצה, והשלב הבא נפתח.
• ביטול ביצוע - מחזיר את השלב האחרון שבוצע למצב פתוח. פעולות שכבר רצו לא מתבטלות, ולא ירוצו שוב כשמאשרים אותו מחדש.

5. שלבים שנסגרים לבד

לא כל שלב צריך לחיצה. שלב נסגר לבד, ומפעיל את הפעולות שלו, כש:

• ציון הדרך שלו סומן - מהשלב או מהסרגל הצדדי של הפרויקט.
• כל המסמכים בקבוצה שלו התקבלו (בציון דרך מסמכים).
• הלקוח מילא את טופס הלקוח שנשלח בשלב.
• כל המשימות שלו בוצעו - אם סימנתם בשלב סגור את השלב אוטומטית כשכל המשימות הושלמו.
• כל הפעולות שלו רצו - אם סימנתם סגור את השלב אוטומטית כשכל הפעולות רצו.

6. מעבר בין סטטוסים

• הפרויקט מציג רק את השלבים של הסטטוס הנוכחי, ואת השלבים של "כל הסטטוסים".
• כשהסטטוס משתנה - ביד, או על ידי פעולת שינוי סטטוס - מוצגים השלבים של הסטטוס החדש, והראשון מביניהם הופך לנוכחי.
• שלבים שה"מתי" שלהם הוא "מכניסה לסטטוס זה" מקבלים עכשיו תאריך יעד.
• כניסה לסטטוס לא שולחת כלום בעצמה. הפעולות של השלב הראשון ירוצו כשהוא יבוצע.
• השלבים של סטטוסים אחרים לא נמחקים. הם מוסתרים, ואפשר להציג אותם בהצגת שלבים בסטטוסים אחרים. אם חוזרים לסטטוס קודם, השלבים שלו חוזרים כמו שהיו.

7. מה המערכת עושה לבד

לכל פעולה בוחרים מתי היא רצה:

• באישור ביצוע - כשהשלב מבוצע, בכל דרך שבה הוא נסגר.
• בהפעלת הטריגר - כשתאריך היעד של השלב מגיע, בלי שאף אחד לוחץ. Quicker בודק זאת כל כמה דקות.
• ידנית - רק כשמישהו לוחץ על הפעולה בתוך השלב.

כל פעולה רצה פעם אחת בלבד. אחרי שרצה היא מסומנת ✓, ולא תישלח שוב. להסבר המלא.

8. שינויים בתהליך

התהליך שבהגדרות הוא תבנית. כל פרויקט מקבל עותק שלה כשהוא נפתח. לכן שינוי בתבנית לא משנה פרויקטים פתוחים, עד שמעדכנים אותם במפורש. לעדכון פרויקטים קיימים.