ציוני דרך בתהליך - סימון אירועים ושלבים שנסגרים לפי מסמכים

לא כל שלב בתהליך הוא עבודה שעושים. חלק מהשלבים הם דברים שקורים: ההיתר התקבל, הלקוח העביר את כל המסמכים. בשביל אלה יש שני סוגי שלבים מיוחדים: ציון דרך וציון דרך מסמכים. בוחרים אותם בראש כרטיס השלב, במסך שלבי הביצוע.

ציון דרך

"סימון בלבד - כותרת ותאריך, בלי תוכן". ציון דרך בתהליך מייצג אחד מציוני הדרך של הארגון, אלה שמוצגים בסרגל הצדדי של כל פרויקט. מגדירים אותם בהגדרות ← אפשרויות בחירה ← ציוני דרך בפרויקטים, ולכל אחד יש סוג: תאריך או כן/לא.

הקישור לציון הדרך

בשדה ציון הדרך שהשלב מסמן בוחרים איזה ציון דרך השלב מייצג:

• ציון דרך מהרשימה - הקישור המומלץ. בפרויקט אפשר יהיה לסמן אותו מתוך השלב, וזה יעדכן את אותו ציון דרך בכרטיס הפרויקט.
• ללא קישור מפורש - לפי שם זהה, אחרת סימון בלבד - שלב ששמו זהה בדיוק לשם של ציון דרך מתחבר אליו לבד. אחרת השלב רק מסומן כבוצע, ואין לו ערך משלו.

אם לארגון לא הוגדרו ציוני דרך, מוצגת ההערה "לא הוגדרו ציוני דרך לארגון - אפשר להגדיר אותם בהגדרות ← ציוני דרך".

סימון בפרויקט

שלב ציון דרך לא נסגר ב"אישור ביצוע". במקום הכפתור הזה מופיעים כפתורי סימון:

• בציון דרך מסוג כן/לא - סימון ציון הדרך, ואחרי הסימון מסומן - ביטול.
• בציון דרך מסוג תאריך - סימון בתאריך היום, או לחיצה על לוח השנה לבחירת תאריך אחר. אחרי הסימון מוצג התאריך, ואפשר לשנות אותו או ללחוץ ✕ (הסרת הסימון).

מה שחשוב לדעת:

• הסימון מהשלב ומהסרגל הצדדי של הפרויקט הוא אותו סימון. מסמנים באחד, ורואים בשני.
• הסימון סוגר את השלב ומפעיל את הפעולות שב"אז" שלו (בציון דרך האפשרות נקראת "אוטומטית - כשציון הדרך מסומן").
• אין חובת סדר: אפשר לסמן ציון דרך גם כששלבים שלפניו עדיין פתוחים, כי הוא מתעד משהו שקרה.
• הסרת הסימון לא פותחת מחדש שלב שכבר נסגר.
• אם ציון הדרך המקושר נמחק מהגדרות הארגון, על השלב מוצגת האזהרה ציון דרך חסר.

ציון דרך מסמכים

"נסגר לבד כשכל מסמכי הקבוצה התקבלו". מתאים לשלב כמו "קבלת מסמכים מהלקוח", שהעבודה בו היא לחכות למסמכים.

• קבוצת המסמכים שסוגרת את השלב - אחת מקבוצות המסמכים הנדרשים, או כל המסמכים (כל המסמכים הנדרשים של הפרויקט). להגדרת המסמכים והקבוצות.
• אפשר להוסיף לשלב הנחיות, משימות ופעולות, כמו בשלב רגיל.

בפרויקט, השלב מסומן ציון דרך מסמכים, ובתוכו מוצגת רשימת המסמכים של הקבוצה: "מסמכים: X/Y התקבלו", ולכל מסמך הסטטוס שלו (ממתין, נתבקש, התקבל, לא נדרש). לחיצה על תיבת הסימון שליד מסמך מסמנת אותו כהתקבל, או מבטלת את הסימון.

ברגע שכל המסמכים בקבוצה התקבלו או סומנו "לא נדרש", השלב נסגר לבד, ומפעיל את הפעולות שלו. זה קורה בכל דרך שבה מסמך התקבל: סימון בשלב, סימון בלשונית המסמכים הנדרשים, או העלאה של הלקוח באיזור האישי.

• אם בקבוצה אין מסמכים בפרויקט, מוצג "אין מסמכים בקבוצה «...»", והשלב לא ייסגר לבד.
• ביטול סימון של מסמך לא פותח מחדש שלב שכבר נסגר.
• שלב בלי קבוצה מופיע בבדיקת התהליך כבעיה: "ציון דרך מסמכים ללא קבוצת מסמכים".

לתזמן שלבים אחרים לפי ציון דרך

ציון דרך יכול גם להתחיל ספירה לשלב אחר. ב"מתי" של שלב אחר בוחרים לפי אירוע:

• ציון דרך סומן - ובוחרים איזה ציון דרך, או כל ציוני הדרך. הספירה מתחילה מהתאריך של ציון הדרך עצמו, ובציון דרך מסוג כן/לא מרגע הסימון.
• מסמכי קבוצה התקבלו - כשקבוצת מסמכים כלשהי בפרויקט הושלמה.

לדוגמה: שלב "מעקב היתר" שנפתח 30 ימים אחרי שציון הדרך "הוגשה בקשה להיתר" סומן, עם הודעה לשמאי המטפל שרצה בהפעלת הטריגר. למדריך מתי.

ייבוא ציוני הדרך הקיימים

במקטע כל הסטטוסים של מסך שלבי הביצוע, הכפתור ייבוא ציוני דרך מוסיף שלב ציון דרך לכל אחד מציוני הדרך הכלליים של הארגון. אחרי הייבוא כדאי לפתוח כל שלב ולקשר אותו לציון הדרך שלו.