מתי - באיזה סטטוס השלב מוצג ומתי הוא נפתח

החלק הראשון בכל שלב, 1 · מתי, עונה על שתי שאלות: באיזה סטטוס השלב מופיע בפרויקט, ומתי הוא נפתח - כלומר איך נקבע תאריך היעד שלו. החלק נכתב כמו משפט: "מוצג בסטטוס ___ · נפתח ___".

מוצג בסטטוס

בוחרים את הסטטוס שבו השלב יוצג, או כל הסטטוסים. בחירת סטטוס אחר מעבירה את השלב למקטע של אותו סטטוס.

• שלב של סטטוס מסוים מוצג בפרויקט רק כשהפרויקט נמצא בסטטוס הזה.
• שלב של כל הסטטוסים מוצג תמיד, אחרי השלבים של הסטטוס הנוכחי. מתאים למשהו שיכול לקרות בכל שלב, כמו ציון דרך "היתר התקבל".

נפתח - שלוש אפשרויות

תמיד

"השלב יוצג בסטטוס זה תמיד, ללא תאריך יעד אוטומטי". מתאים לשלב שאין לו מועד קבוע. בפרויקט אפשר לקבוע לו תאריך ביד, בעריכת השלב.

לפי תזמון

תאריך היעד נספר מנקודת התחלה (עוגן):

• מיצירת הפרויקט - מהרגע שהתיק נפתח.
• לאחר השלב הקודם - מהרגע שהשלב שלפניו באותו סטטוס אושר או דולג. עד אז לשלב אין תאריך.
• מכניסה לסטטוס זה - מהרגע שהפרויקט נכנס לסטטוס שבו השלב מוצג. האפשרות מוצגת רק לשלב של סטטוס מסוים, לא ל"כל הסטטוסים". פרויקט שנפתח כבר בסטטוס הזה נספר מרגע הפתיחה.

לפי אירוע

תאריך היעד נספר מרגע שמשהו קורה בתיק:

• ביקור בנכס - מועד הביקור שנקבע בפרויקט. אם המועד הוזן כבר בפתיחת התיק, התאריך נקבע מיד.
• התקבל תשלום (בכל דרך) - תשלום שנרשם בתיק, בכל דרך: בקישור לתשלום, בקבלה ידנית או בסליקה במשרד. קישור שנוצר ועדיין לא שולם לא נחשב, וגם לא החזר. הזמן נספר מהתאריך שרשום בתקבול, וכך גם ב"התקבל תשלום בתיק" וב"קישור לתשלום שולם".
• התקבל תשלום בתיק (לא דרך קישור) - רק תשלום שנרשם במשרד: קבלה ששמרתם ביד, כרטיס שנסלק במשרד, או מסמך שהופק ממסך התשלומים.
• נוצר קישור לתשלום.
• קישור לתשלום שולם - הלקוח שילם דרך הקישור.
• קישור לתשלום בוטל - מישהו ביטל את הקישור. קישור שפג תוקפו לא נחשב.
• מילוי טופס לקוח - לקוח מילא טופס לקוח בפרויקט.
• מסמך נחתם בתיק - מסמך לחתימה נחתם במלואו.
• מסמכי קבוצה התקבלו - כל המסמכים באחת מקבוצות המסמכים הנדרשים התקבלו או סומנו "לא נדרש".
• תאריך לגביה קרוב - תאריך הגבייה הקרוב, מבין מרכיבי המחיר של הפרויקט שתאריך הגבייה שלהם היום או אחריו.
• תאריך לגביה שעבר - תאריך הגבייה האחרון שכבר עבר.
• ציון דרך סומן - ליד האירוע בוחרים איזה ציון דרך, או כל ציוני הדרך. בציון דרך מסוג תאריך סופרים מהתאריך שלו, גם אם סימנו אותו מאוחר יותר. בציון דרך מסוג כן/לא סופרים מרגע הסימון.

כמה זמן אחרי

אחרי העוגן או האירוע בוחרים יחידת זמן:

• מיידי - באותו רגע בדיוק.
• שעות - מספר שעות אחרי, בדיוק לפי השעה.
• ימים - מספר ימים אחרי. הספירה מתחילה מהיום של העוגן, בלי קשר לשעה.

הזמן נספר רק אחרי העוגן. אי אפשר לקבוע שלב "יום לפני הביקור".

דוגמאות: "נפתח לפי אירוע · ביקור בנכס · ימים · 3" = שלושה ימים אחרי הביקור. "נפתח לפי תזמון · מיצירת הפרויקט · מיידי" = מיד בפתיחת התיק.

תאריך היעד בפרויקט

• התאריך מוצג על כרטיס השלב וברצועה, אם השלב הוא הנוכחי.
• המשימות של השלב מקבלות את אותו תאריך יעד.
• שלב פתוח שתאריך היעד שלו עבר מסומן באיחור, מהיום שאחרי תאריך היעד.
• על שלב באיחור נשלחת התראה במערכת, שלב ביצוע באיחור, בימים א׳ עד ה׳ ב-07:15 בבוקר. ההתראה נשלחת לאחראי לשלב, או לשמאי המטפל אם אין אחראי, פעם אחת לכל שלב. אם תאריך היעד זז והשלב שוב מאחר, נשלחת התראה חדשה.
• שלב שמחכה לאירוע שעוד לא קרה הוא בלי תאריך, ולכן גם לא יהיה באיחור.

שינוי התאריך בתוך הפרויקט

אם בשלב סומן ניתן לשנות את התאריך בתוך הפרויקט, יש לו בפרויקט כפתור תאריך יעד. הכפתור פותח חלון דחיית/הקדמת תאריך יעד לשלבי ביצוע, ושינוי שם מזיז גם את תאריכי היעד של השלבים שאחריו, באותו מספר ימים. לשינוי תאריך בפרויקט.

מתי ופעולות "בהפעלת הטריגר"

פעולה שמוגדרת אוטומטית - בהפעלת הטריגר רצה ברגע שתאריך היעד של השלב מגיע, בלי שמישהו לוחץ. לכן האפשרות זמינה רק בשלב שיש לו "מתי" - תזמון או אירוע. בשלב "תמיד" היא נעולה. למצבי ההפעלה.

דוגמאות

• הכנת דוח - מוצג בסטטוס "בטיפול", נפתח לפי אירוע "ביקור בנכס", 5 ימים.
• מעקב תשלום - מוצג בסטטוס "ממתין לתשלום", נפתח לפי תזמון "מכניסה לסטטוס זה", 7 ימים.
• בדיקת היתר - מוצג ב"כל הסטטוסים", נפתח לפי אירוע "ציון דרך סומן" - "הוגשה בקשה להיתר", 30 ימים.