הודעות אוטומטיות של המערכת - איזו תבנית נשלחת בכל אירוע

חלק מהמיילים Quicker שולח לבד, ברגע שמשהו קורה במערכת: מסמך נשלח לחתימה, לקוח שילם, נפתח תיק. בחלק תבניות אוטומטיות למערכת קובעים איזו תבנית תישלח בכל אירוע כזה, כדי שהנוסח יהיה של המשרד שלכם.

איך מחברים תבנית לאירוע

כברירת מחדל לאף אירוע לא נבחרה תבנית. מה שקורה אז תלוי באירוע: חלק מהאירועים שולחים את הנוסח המובנה של Quicker, וחלק לא שולחים כלום עד שבוחרים תבנית. בשורת האירוע זה כתוב באפשרות הראשונה: ללא (גוף ברירת מחדל) או ללא (לא יישלח).

האירועים

מסמכים וחתימות

• בקשת חתימה על מסמך - לכל חותם שמקבל מסמך לחתימה במייל, כולל מסמך שנשלח מפעולה בשלבי הביצוע. התבנית מחליפה את הפתיח ואת גוף ההודעה. כפתור החתימה, תוקף הקישור ופרטי המשרד מתווספים תמיד. בלי תבנית נשלח הנוסח המובנה.
• תזכורת לחתימה - כשלוחצים "שליחת תזכורת" לחותם. בלי תבנית נשלח הנוסח המובנה.
• אישור חתימה - כשהמסמך נחתם במלואו. העותק החתום מצורף כקובץ. בלי תבנית נשלח הנוסח המובנה.
• שליחת טופס למילוי - כששולחים ללקוח טופס לקוח. כפתור מילוי הטופס מתווסף תמיד, ואם ללקוח יש טלפון נשלח גם SMS. בלי תבנית נשלח הנוסח המובנה.

כספים וגבייה

• שליחת הצעת מחיר, דרישת תשלום, שליחת חשבונית - כשהמסמך נשלח. הקובץ (PDF) מצורף תמיד. בלי תבנית נשלח הנוסח המובנה.
• שליחת קישור לתשלום - כששולחים קישור לתשלום במייל, ידנית או מפעולה בשלבי הביצוע. כפתור התשלום זמין כמשתנה, ומתווסף לבד אם הוא לא בתבנית. בלי תבנית נבחרת נשלחת התבנית שמשויכת לאירוע, ואם אין כזו - הנוסח המובנה.
• אישור קבלת תשלום - כשנרשם בפרויקט תשלום שהתקבל, כולל תשלום בקישור. נשלח ללקוח שחויב. בלי תבנית לא נשלח כלום.
• תזכורת להצעת מחיר - ללקוח של ליד שנמצא ב"הצעה נשלחה" ולא ענה, אחרי מספר הימים שנקבע. נשלחת פעם אחת לכל ליד, ורק כשהארגון הפעיל אותה בהגדרות הלידים. בלי תבנית נשלח נוסח קצר של המערכת.

התנהלות התיק

• אישור קבלת פנייה - מייל "קיבלנו את פנייתך" ללקוח מיד כשליד נכנס, כשיש לו כתובת מייל. פועל רק כשהארגון הפעיל אותו בהגדרות הלידים. בלי תבנית נשלח נוסח קצר של המערכת.
• פתיחת תיק / ברוכים הבאים - כשנפתח פרויקט חדש (לא בייבוא מאקסל). נשלח ללקוח הראשי. בלי תבנית לא נשלח כלום.
• תיאום ביקור / פגישה - כשנוצר בפרויקט אירוע ביקור בנכס. נשלח ללקוח הראשי, עם פרטי האירוע. בלי תבנית לא נשלח כלום.
• עדכון התקדמות - בכל שינוי סטטוס של הפרויקט, ידני או מפעולת "שינוי סטטוס" בשלבי הביצוע. נשלח ללקוח הראשי. בלי תבנית לא נשלח כלום.
• שליחת גישה לאיזור האישי (לקוח) - כששולחים ללקוח קישור לאיזור האישי במייל, ידנית או מפעולה. הכפתור זמין כמשתנה כפתור לאיזור האישי.
• שליחת גישה ליועץ - כשאיש קשר מקבל גישה לממשק היועצים, ממפעולה בשלבי הביצוע או בהמרת ליד לפרויקט. הכפתור זמין כמשתנה כפתור לכניסת יועץ.

שיוכים בלי שליחה אוטומטית

בקשת מסמכים מהלקוח, שליחת דוח שומה והודעה כללית הם שיוכים לסידור בלבד. Quicker לא שולח אותם לבד, והם לא מופיעים ב"תבניות אוטומטיות למערכת". שולחים אותם בפעולת "שליחת הודעה" בשלבי הביצוע.

התבניות המוכנות

לכל ארגון נוצרו תבניות מוכנות, כל אחת משויכת לאירוע אחד: פתיחת עבודה - ברוכים הבאים, תיאום ביקור בנכס, עדכון התקדמות בפרויקט, בקשה להשלמת מסמכים, טופס למילוי פרטים, מסמך לחתימה, תזכורת לחתימה, אישור חתימה על מסמך, הצעת מחיר, דרישת תשלום, חשבונית, קישור לתשלום, אישור קבלת תשלום, שליחת דוח שומה, גישה לאיזור האישי (לקוח), וגישה ליועץ. רובן מסתיימות בחתימה עם שם השולח ופרטי המשרד.

התבניות המוכנות לא פעילות עד שבוחרים אותן ב"תבניות אוטומטיות למערכת". אפשר לערוך אותן, לשכפל אותן או לכתוב חדשות.

על המיילים האוטומטיים

• הם נשלחים מתיבת הדואר המחוברת של הארגון, אם חוברה.
• חתימת המייל של הארגון לא מתווספת להם. אם אתם רוצים חתימה, כתבו אותה בתבנית.
• טופס וזימון שמוגדרים כצירופים בתבנית לא מצורפים במיילים האלה.
• אם מוחקים תבנית שנבחרה לאירוע, האירוע חוזר לנוסח המובנה, או לא שולח כלום.