שלבי ביצוע בפרויקטים - התהליך, השלבים והפעולות האוטומטיות

שלבי הביצוע הם התהליך שכל פרויקט עובר - רצף השלבים מפתיחה ועד סיום. מגדירים אותו פעם אחת בארגון, וכל פרויקט חדש נפתח עם עותק שלו. אפשר להגדיר תהליך שונה לכל סוג שומה.

מה זה תהליך

תהליך הוא רשימת שלבים מסודרת. לכל סוג שומה אפשר תהליך נפרד (למשל תהליך אחד לשומת מקרקעין ואחר להיטל השבחה), ויש תהליך ברירת מחדל לכל השאר.

מבנה השלבים והקשר לסטטוסים

השלבים מוגדרים ברשימה לפי סדר. לכל שלב יש קביעה באילו סטטוסים הוא מוצג: שלב יכול להופיע בכל הסטטוסים, או רק כשהפרויקט נמצא בסטטוס מסוים. כך התהליך מתקדם יחד עם הסטטוס של הפרויקט.

האלמנטים בכל שלב

• כותרת ותוכן/הנחיות - שם השלב והסבר מה לעשות בו.
• אבן דרך - סימון שהופך את השלב לתצוגה מקוצרת (כותרת ותאריך בלבד), לציון נקודת ביקורת.
• אחראי - השמאי האחראי על השלב.
• תאריך יעד - מחושב אוטומטית (ראו תזמון בהמשך).
• משימות - משימות שייווצרו בשלב, עם תזכורת לפני המועד.
• אירועים - אירועים שייווצרו בשלב.
• פעולות אוטומטיות - ראו בהמשך.

תזמון תאריך היעד

תאריך היעד של שלב מחושב לפי עוגן והיסט (מספר ימים/שעות). העוגנים:

• מיצירת הפרויקט.
• לאחר השלב הקודם.
• מכניסה לסטטוס המוצג.
• אירוע - למשל ביקור בנכס, קבלת תשלום ראשון, מילוי טופס לקוח, מסמך נחתם, מסמכי קבוצה התקבלו, או תאריך לגביה קרוב/שעבר.

לדוגמה: תאריך יעד של 7 ימים מיצירת הפרויקט, או 24 שעות אחרי ביקור בנכס.

הפעולות האוטומטיות

זה הלב של האוטומציה: כל שלב יכול להפעיל פעולות. חלקן אוטומטיות לגמרי, וחלקן (שליחות) יכולות להיות אוטומטיות או ידניות:

• שליחת טופס לקוח - שליחת תבנית טופס לנמען.
• שליחת הודעה - שליחת דוא״ל מתבנית הודעות.
• שליחת מסמך לחתימה - שליחת מסמך לחתימה דיגיטלית.
• שינוי סטטוס - העברת הפרויקט לסטטוס אחר.
• הוספת תווית / הסרת תווית.
• שיוך לשמאי / הוספת שיוך לשמאי נוסף.
• יצירת משימה לפרויקט.
• הפקת חשבון עסקה.

תנאים - מתי שלב מופיע

אפשר להתנות שלב (וגם פעולה או מסמך) בתנאים, כך שיופיע רק כשהם מתקיימים. בונים תנאי לפי לוגיקה כל התנאים או לפחות אחד, וכל כלל הוא שדה + אופרטור + ערך:

• שדות: סוג נכס, מטרת השומה, ייעוד הנכס, גורם מפנה, עיר, והאם משויך לקוח לפרויקט.
• אופרטורים: שווה ל, שונה מ (ולשדה כן/לא: כן / לא).

לדוגמה: שלב שמופיע רק כשסוג הנכס הוא מסחרי.

אבני דרך

יש שני סוגי אבני דרך: אבן דרך לתצוגה (נקודת ביקורת מקוצרת), ואבן דרך של מסמכים - שלב שנסגר אוטומטית כשכל המסמכים בקבוצה מסוימת התקבלו (מקושר לקבוצות המסמכים).

כיצד התהליך מניע את הפרויקט

בכרטיס הפרויקט, רצועת שלבי הביצוע מציגה את השלב הנוכחי ואת הפעולות לביצוע. השמאי משלים אותן ולוחץ אישור ביצוע כדי לקדם לשלב הבא, וסרגל ההתקדמות מתעדכן. אם פרויקט קיים נפתח לפני שהוגדר תהליך, אפשר לייבא אליו את התהליך בכפתור ייבא שלבי ביצוע.

ניהול התהליך

בוחרים את התהליך (לפי סוג שומה), ומוסיפים, עורכים, משכפלים, מוחקים ומסדרים מחדש שלבים, וכן מוסיפים לכל שלב משימות, אירועים ופעולות. לכל שלב חובה כותרת. בסיום לוחצים שמירה.

דוגמאות שימוש

דוגמה 1: תהליך סטנדרטי לשומה

המשרד מגדיר שלבים: קליטת מסמכים, ביקור בנכס, הכנת חוות דעת, ובקרה - כל אחד עם תאריך יעד ומשימות. כל פרויקט חדש נפתח עם התהליך.

דוגמה 2: אוטומציה של שליחת טופס

בשלב הראשון מוגדרת פעולת שליחת טופס לקוח אוטומטית - וכל פרויקט חדש שולח ללקוח טופס איסוף מידע ללא התערבות.

דוגמה 3: תהליך מותנה לפי סוג נכס

שלב בדיקת בנייה מוגדר עם תנאי סוג נכס = מסחרי, כך שהוא מופיע רק בפרויקטים מסחריים.