שלבי ביצוע בפרויקטים - בניית התהליך

במסך שלבי ביצוע בפרויקטים בונים את התהליך של המשרד: אילו שלבים כל תיק עובר, בכל סטטוס, ומה קורה בכל שלב. יש תהליך אחד לכל הארגון. שלב שמתאים רק לחלק מהתיקים מקבל תנאי, במקום תהליך נפרד.

מבנה המסך

• שורת הסבר בראש המסך, ומתחתיה עדכון פרויקטים קיימים, להחלת התהליך על תיקים שכבר פתוחים. לעדכון פרויקטים קיימים.
• מקטע לכל סטטוס של הארגון, לפי הסדר שלהם. בכותרת מוצג כמה שלבי ביצוע יש בו, או "אין שלבים". מקטע ריק נפתח סגור, ולחיצה על הכותרת פותחת או סוגרת אותו.
• כל הסטטוסים - המקטע האחרון. שלב שנמצא בו מוצג בכל סטטוס, תמיד אחרי השלבים של הסטטוס עצמו.
• מקטע עם הסימון סטטוס שאינו מוגדר בארגון - שלבים של סטטוס שנמחק או ששמו השתנה. השלבים לא נמחקים לבד. העבירו אותם לסטטוס קיים (בשדה "מוצג בסטטוס"), או מחקו אותם.

הוספת שלב

כרטיס השלב

כל שלב מוצג ככרטיס ממוספר. מתחת לשם מוצגת שורת סיכום: הסטטוס, מתי השלב נפתח, כמה תנאים יש לו וכמה פעולות. כך אפשר לקרוא את כל התהליך בלי לפתוח כרטיסים. בצד הכרטיס:

• סימן אדום עם מספר - יש פעולות שלא הוגדרו עד הסוף.
• חצים - העברה לאחור והעברה קדימה בתוך הסטטוס. הסדר קובע איזה שלב יגיע קודם.
• שכפול שלב - עותק עם כל ההגדרות. שימושי לשלבים דומים.
• מחיקת שלב.
• חץ לפתיחה ולסגירה של הכרטיס.

סוג השלב

בראש הכרטיס הפתוח בוחרים אחד משלושה:

• שלב ביצוע - "עבודה שצריך לבצע: משימות, אירועים ואוטומציות". מסיימים אותו באישור ביצוע.
• ציון דרך - "סימון בלבד - כותרת ותאריך, בלי תוכן". מקשרים אותו לאחד מציוני הדרך של הארגון, והוא נסגר כשמסמנים אותו.
• ציון דרך מסמכים - "נסגר לבד כשכל מסמכי הקבוצה התקבלו". בוחרים את קבוצת המסמכים.

לשני סוגי ציוני הדרך יש מדריך משלהם: ציוני דרך בתהליך.

הנחיות לשלב

בתיבה הנחיות לשלב (אופציונלי) כותבים מה צריך לעשות. הטקסט מוצג ליד שם השלב בפרויקט. בציון דרך אין הנחיות.

מתי, אם, אז

• 1 · מתי - "מתי השלב מופיע ונפתח": באיזה סטטוס הוא מוצג, ואיך נקבע תאריך היעד שלו. למדריך מתי.
• 2 · אם - "לאילו תיקים השלב רלוונטי": בלי תנאי השלב "נכלל בכל התיקים". למדריך אם.
• 3 · אז - "מה קורה באישור ביצוע השלב" (בציון דרך: "מה קורה כשציון הדרך מסומן"). כאן מוסיפים משימות, אירועים ופעולות, בכפתור הוספת פעולה. למדריך הפעולות.

הגדרות נוספות

בתחתית הכרטיס, תחת הגדרות נוספות:

• ניתן לשנות את התאריך בתוך הפרויקט - בפרויקט יופיע לשלב הכפתור תאריך יעד, לדחייה או להקדמה.
• סגור את השלב אוטומטית כשכל המשימות הושלמו - כשכל המשימות של השלב מסומנות בוצע, השלב נסגר לבד. שלב עם טופס לקוח נסגר כשהטופס נענה, גם בלי הסימון הזה.
• סגור את השלב אוטומטית כשכל הפעולות רצו - לשלב שכל התפקיד שלו הוא הפעולות, למשל "שליחת תזכורת 3 ימים אחרי הביקור". פעולה שנכשלה או שממתינה להפעלה ידנית משאירה את השלב פתוח.
• אחראי לשלב - ברירת המחדל היא השמאי המטפל בפרויקט. אפשר לבחור משתמש קבוע, למשל מזכירה שאחראית על איסוף מסמכים.

בציון דרך מוצגת רק ההגדרה הראשונה, כי הוא נסגר כשמסמנים אותו.

שמירה ובדיקת התהליך

ברגע שמשנים משהו, בתחתית המסך מופיע סרגל עם שלושה כפתורים:

• ביטול שינויים - חזרה למה ששמור.
• בדיקת התהליך - חלון שמסכם מה בניתם, לפני השמירה.
• שמירה.

בחלון בדיקת התהליך מוצג כמה שלבי ביצוע יש, וכמה פעולות ירוצו אוטומטית. לכל סטטוס מוצגים מספר השלבים, הפעולות האוטומטיות, הפעולות הידניות וציוני הדרך. מתחת לטבלה:

• N פריטים לא יוכלו לרוץ - רשימת מה שחסר, למשל "חסרה כותרת לשלב", "ציון דרך מסמכים ללא קבוצת מסמכים", "ממתין לציון דרך שאינו מוגדר בארגון", או פעולה שחסר בה פרט. כל עוד יש בעיות, כפתור השמירה בחלון נעול.
• כל הפעולות מוגדרות במלואן - הכול תקין.
• הגדרות שאינן ניתנות יותר לעריכה כאן, וממשיכות לפעול - הגדרות ישנות שהמסך כבר לא מציע, כמו "שליחת טופס לקוח" או "אירוע משויך להודעה". הן ממשיכות לעבוד, ומוצגות כדי שתדעו שהן קיימות.

גם בשמירה רגילה Quicker בודק שלכל שלב יש שם ושכל פעולה מוגדרת עד הסוף. אם לא, השמירה נעצרת, והכרטיסים נפתחים כדי שתראו מה חסר.

אחרי השמירה: לעדכן גם פרויקטים פתוחים?

אחרי שמירה מופיעה השאלה לעדכן גם פרויקטים קיימים?:

• לא, רק לפרויקטים חדשים - פרויקטים פתוחים ממשיכים כמו שהם.
• עדכון פרויקטים קיימים - פותח את חלון העדכון.

תהליכים ישנים לפי סוג שומה

בעבר אפשר היה לבנות תהליך נפרד לכל סוג שומה. אם לארגון נשארו תהליכים כאלה, בראש המסך מופיעה ההודעה קיימים תהליכים נפרדים לפי סוג שומה, עם שמותיהם. עד שממזגים אותם, פרויקטים מאותו סוג שומה ממשיכים לקבל את התהליך הנפרד, ואי אפשר לערוך אותו במסך.

ייבוא ציוני דרך

בכותרת המקטע כל הסטטוסים יש כפתור ייבוא ציוני דרך. הוא מוסיף שלב מסוג ציון דרך לכל אחד מציוני הדרך הכלליים של הארגון (אלה שמוגדרים בהגדרות ← אפשרויות בחירה ← ציוני דרך). אם לא הוגדרו ציוני דרך, מוצג "אין ציוני דרך מוגדרים".

טיפים

• התחילו בקטן: שלב או שניים לכל סטטוס, ופעולה אחת או שתיים. קל להוסיף אחר כך.
• תנו לשלבים שמות של עבודה ("מסירת שומה"), לא של מצב ("השומה נמסרה"). את מצב התיק אומר הסטטוס.
• שלב שנכון רק לחלק מהתיקים - הוסיפו לו תנאי, ואל תבנו תהליך נפרד.
• לפני שמירה, תמיד בדיקת התהליך.