תבניות להודעות - נוסחים קבועים עם פרטים שמתמלאים לבד

תבנית הודעה היא נוסח קבוע של מייל, שכותבים פעם אחת ושולחים בכל תיק. בתוך הנוסח משבצים משתנים - שם הלקוח, כתובת הנכס, קישור לתשלום - והם מתמלאים לבד מהתיק בזמן השליחה. כך הודעה אחת מתאימה לכל לקוח.

רשימת התבניות

לכל תבנית מוצגים: שם, נושא, שיוך (לאילו אירועים במערכת התבנית שויכה, או "כללית"), צירופים (טופס או זימון), בשימוש (בכמה פעולות בשלבי הביצוע היא נמצאת, ⚡) ועודכן. בכל שורה יש כפתור עריכה, שכפול ומחיקה.

לכל ארגון יש כבר תבניות מוכנות, כמו "פתיחת עבודה - ברוכים הבאים", "תיאום ביקור בנכס", "בקשה להשלמת מסמכים", "קישור לתשלום" ו"אישור קבלת תשלום". אפשר לערוך אותן כמו כל תבנית. לרשימה המלאה.

מעל הטבלה יש גם החלק תבניות אוטומטיות למערכת, שקובע אילו תבניות Quicker שולח לבד באירועים כמו שליחת מסמך לחתימה או קבלת תשלום. להודעות האוטומטיות.

יצירת תבנית

החלון נשמר לבד: שנייה וחצי אחרי כל שינוי, כשהשם והנושא מלאים, מוצג "נשמר אוטומטית". סגירה שומרת שינוי אחרון לפני היציאה, ושמירה וסגירה שומרת וסוגרת.

משתנים

בחלונית משתנים זמינים לוחצים על משתנה, והוא נכנס לשדה שבו עמדתם: הנושא או התוכן. בחלונית יש חיפוש, והמשתנים מסודרים בקבוצות:

• לקוח / חותם - שם, ת.ז., טלפון, דוא״ל וכתובת של הלקוח.
• פרויקט / נכס - מספר ושם פרויקט, סטטוס, סוג ומטרת שומה, כתובת מלאה, גוש וחלקה, שטח, תאריך יעד, תאריך ביקור, וקישור לפרויקט במערכת (לשימוש פנימי).
• גבייה ותשלומים - סכומים, יתרה לתשלום ופירוט רכיבי המחיר. "קישור לתשלום" ו"כפתור תשלום" מתמלאים רק בהודעה שנשלחת עם קישור לתשלום.
• ליד - פרטי הליד, להודעות שנשלחות מליד.
• ארגון ומשתמש שולח - פרטי המשרד ושל מי ששולח.
• תאריכים - תאריך היום.
• נמען המייל - שם וכתובת של מי שמקבל את ההודעה. ההודעה נשלחת לכל נמען בנפרד, ולכן כל אחד רואה את השם שלו.
• אנשי קשר - איש הקשר הראשי, ורשימת כל אנשי הקשר בתיק.
• אירוע - כותרת, תאריך ושעה של אירוע.
• מסמכים לחתימה - קישורים למסמכים שממתינים לחתימה בתיק, ומספרם.
• אבני דרך - מסמכים נדרשים שחסרים (רשימה), כל המסמכים הנדרשים, מספר המסמכים החסרים, ושם השלב הנוכחי.
• איזור אישי (פורטל) - קישור וכפתור לאיזור האישי של הלקוח (רק אם כבר נוצר לו קישור גישה), וקישור לכניסת יועצים.

משתנה שאין לו ערך בתיק נשאר ריק. תצוגה מקדימה מציגה את ההודעה עם המשתנים מסומנים, לפני שהם מוחלפים בערכים.

שיוך לאירועי המערכת

בחלק שיוך לטריגרים במערכת (אופציונלי) מסמנים באילו אירועים התבנית רלוונטית: בקשת חתימה, שליחת קישור לתשלום, עדכון התקדמות וכו׳. רק תבנית שמשויכת לאירוע אפשר לבחור לו בחלק "תבניות אוטומטיות למערכת". תבנית בלי שיוך נשארת כללית, וזמינה לשליחה רגילה ולשלבי הביצוע. אם האירוע מוסיף משהו להודעה בעצמו, למשל כפתור חתימה, מוצגת הערה "מתווסף אוטומטית להודעה". להודעות האוטומטיות.

צירופים אוטומטיים

בחלק צירופים אוטומטיים בעת שליחה (אופציונלי):

• טופס למילוי - בכל שליחה נוצר לכל נמען טופס לקוח אישי מהתבנית שנבחרה, וקישור למילוי שלו נכנס לגוף המייל. לטפסי לקוחות.
• זימון לאירוע - נוצר מסמך זימון מאירוע בפרויקט, ומצורף כקובץ. בשליחה צריך לבחור את האירוע.

הצירופים פועלים בשליחת הודעה רגילה ובפעולת "שליחת הודעה" בשלבי הביצוע. בהודעות האוטומטיות של המערכת הם לא מצורפים.

שכפול ומחיקה

• שכפול יוצר "עותק של ..." עם הנושא, התוכן, השיוכים והצירופים.
• במחיקה של תבנית שנמצאת בשימוש בשלבי הביצוע מוצגת אזהרה עם מספר הפעולות והשלבים. אחרי המחיקה הפעולות האלה יישארו בלי תבנית, ולא יוכלו לרוץ.

שליחת הודעה מפרויקט

לחיצה על פעולת שליחת הודעה בשלב בפרויקט פותחת את החלון שליחת הודעה, עם התבנית והנמענים כבר בפנים:

• נשלח מ: - תיבת הדואר המחוברת שממנה תצא ההודעה (אם חוברה).
• בחירת נמענים: - הלקוח ואנשי הקשר של הפרויקט, חיפוש בכל הלקוחות ואנשי הקשר, או כתובת דוא״ל. הוספת הכל מוסיף את כל המוצעים.
• תבנית: - אפשר להחליף. האייקונים פותחים את כל התבניות, או את עריכת התבנית שנבחרה.
• אירוע: - מוצג רק כשהתבנית מצרפת זימון.

בתחתית החלון:

• שליחה.
• תזמון שליחה (החץ שליד שליחה) - בוחרים תאריך ושעה עתידיים ולוחצים תזמן. ההודעה תופיע בשלב תחת "הודעות מתוזמנות", ואפשר לבטל אותה שם.
• צור טיוטה - יוצר טיוטה בתיבת המייל המחוברת, לבדיקה ושליחה ידנית משם.
• איך זה יראה? - תצוגה מקדימה אמיתית, כפי שהנמען הראשון יקבל אותה.

כל נמען מקבל מייל נפרד, עם הפרטים שלו. חתימת המייל של הארגון מתווספת בסוף. אחרי שליחה (לא טיוטה ולא תזמון) הפעולה בשלב מסומנת ✓.