מתי פעולה רצה - באישור ביצוע, בהפעלת הטריגר או ידנית

לכל פעולה בשלב יש שדה מתי לבצע (בפעולות שליחה: מתי לשלוח). הוא קובע אם הפעולה רצה לבד, ומתי. יש שלוש אפשרויות.

1. אוטומטית - באישור ביצוע השלב

הפעולה רצה ברגע שהשלב מבוצע. זה קורה בכל דרך שבה השלב נסגר:

• לחיצה על אישור ביצוע.
• סימון ציון דרך, מהשלב או מהסרגל הצדדי של הפרויקט. בציון דרך האפשרות נקראת אוטומטית - כשציון הדרך מסומן.
• כל מסמכי הקבוצה התקבלו (ציון דרך מסמכים).
• הלקוח מילא את הטופס, או שכל המשימות בוצעו (כשהשלב מוגדר להיסגר לבד).

בתוך השלב מוצגת התווית אוטומטי. כשמדלגים על שלב, הפעולות האלה לא רצות.

2. אוטומטית - בהפעלת הטריגר

"כשה'מתי' של השלב מתקיים". הפעולה רצה ברגע שתאריך היעד של השלב מגיע, בלי שאף אחד לוחץ:

• היא רצה גם אם השלב לא אושר, וגם אם הוא עדיין לא השלב הנוכחי.
• היא רצה רק כל עוד השלב פתוח. אם השלב כבר בוצע או דולג לפני המועד, היא לא תרוץ.
• האפשרות זמינה רק בשלב שיש לו "מתי" - תזמון או אירוע. בשלב "תמיד" היא נעולה, עם ההסבר: "בהפעלת הטריגר" זמין רק לשלב עם "מתי".
• Quicker בודק כל 5 דקות אם הגיע מועד, ולכן הפעולה יכולה לרוץ עד כ-5 דקות אחרי השעה. אם המועד נקבע לרגע הנוכחי ("מיידי"), היא רצה מיד.
• במועד שנספר בימים, השלב מגיע למועדו בחצות של היום הזה, והפעולה רצה בדקות הראשונות אחרי חצות. כדי לשלוח בשעה מסוימת, ספרו בשעות.
• היא רצה גם אם השלב שייך לסטטוס אחר ולכן מוסתר כרגע בפרויקט.
• אם הפעולה נכשלה, למשל כי אין ללקוח כתובת דוא״ל, Quicker מנסה שוב בכל בדיקה, כל עוד השלב פתוח. ברגע שהבעיה תוקנה, היא תרוץ.
• אף אחד לא מקבל התראה כשפעולה בטריגר רצה. רואים זאת בשלב: הפעולה מסומנת ✓.
• הרצת הפעולה לא סוגרת את השלב, אלא אם סימנתם בשלב סגור את השלב אוטומטית כשכל הפעולות רצו.

בתוך השלב מוצגת התווית בטריגר, ועל כרטיס השלב "N בטריגר".

3. ידנית - מתוך השלב בפרויקט

הפעולה לא רצה לבד. בפרויקט היא מוצגת עם התווית ידני, ומי שלוחץ עליה מפעיל אותה:

• שליחת הודעה - נפתח מסך השליחה, עם התבנית והנמענים כבר בפנים.
• שליחת מסמך לחתימה - אישור, ואז שליחה לחתימה.
• העתקת מסמכי ארגון לתיק - נפתח חלון התצוגה המקדימה של הערכה.
• כל השאר - שאלה "להפעיל את הפעולה עכשיו?", ואז הפעלה.

פעולה ידנית לא רצה באישור השלב. אם יש פעולות ידניות שלא הופעלו, לפני אישור השלב מוצגת אזהרה עם שמותיהן. אפשר להפעיל אותן גם אחרי שהשלב אושר.

ברירות המחדל

פעולה חדשה שמוסיפים מתחילה כך:

• ידנית - שליחת הודעה, שליחת מסמך לחתימה, העתקת מסמכי ארגון לתיק והפקת קישור לתשלום. כך שום דבר לא יוצא ללקוח בלי שהחלטתם על כך.
• אוטומטית באישור ביצוע - כל השאר: שינוי סטטוס, תוויות, שיוך שמאי, יצירת משימה, חשבון עסקה, וגישה לאיזור האישי.

אפשר לשנות כל פעולה לכל אחד משלושת המצבים. אם משנים את ה"מתי" של שלב לתמיד, פעולות שהיו "בהפעלת הטריגר" עוברות לבד ל"באישור ביצוע", כי אין יותר מועד שיפעיל אותן.

כל פעולה רצה פעם אחת

• אחרי שפעולה רצה, היא מסומנת ✓ בשלב, ולא תרוץ שוב בשום דרך. כך גם אישור כפול או לחיצה כפולה לא ישלחו הודעה פעמיים.
• פעולה אוטומטית אפשר להפעיל מוקדם: לחיצה עליה בשלב מפעילה אותה כבר עכשיו, ובאישור השלב היא לא תרוץ שוב.
• ביטול ביצוע של שלב לא מבטל את מה שהפעולות שלו כבר עשו.

התוויות בתוך השלב

• אוטומטי - תרוץ באישור השלב. לחיצה מפעילה אותה כבר עכשיו.
• בטריגר - תרוץ במועד השלב. אם לשלב עוד אין מועד, היא תרוץ כשייקבע.
• ידני - מחכה ללחיצה.
• ✓ - רצה.
• נכשל - לא רצה. מעבר עם העכבר מציג את הסיבה, ולחיצה מפעילה שוב.
• חלקי - רצה, אבל לא עד הסוף. למשל, הודעה שהגיעה לשניים משלושה נמענים. לא תרוץ שוב.
• לא הופעל - השלב נוסף לפרויקט בעדכון מהתהליך אחרי שהמועד שלו כבר עבר, ולכן הפעולה לא נשלחה. לחיצה מפעילה אותה עכשיו. לעדכון פרויקטים קיימים.

כשפעולה נכשלת

אחרי אישור ביצוע מוצגת הודעה עם מה שרץ, למשל "שלב סומן כבוצע · 2 פעולות בוצעו אוטומטית". אם משהו נכשל, מוצגת הודעה נוספת: "פעולה אוטומטית אחת נכשלה - הפרטים בשלב, לחיצה עליה מפעילה שוב". השלב עצמו נשאר בוצע. מתקנים את הסיבה, למשל מוסיפים ללקוח כתובת דוא״ל, ולוחצים על הפעולה. להודעות השגיאה ולפתרונות.

בשם מי הפעולות רצות

פעולות אוטומטיות רצות בשם המשתמש שפתח את הפרויקט. פעולה ידנית רצה בשם מי שלחץ עליה.