מסמכי הארגון - ספריית המסמכים והעתקה אוטומטית לתיק
מדריך מלא למסמכי הארגון ב-Quicker: ספריית המסמכים הקבועים בענן, ערכות העתקה לפי סוג שומה (אוטומטית או באישור), תבנית שם לכל קובץ, ההצעות בכרטיס הפרויקט, הוספה ידנית, והעתקה כשלב בתהליך.
במסמכי הארגון מנהלים את ספריית המסמכים הקבועים של המשרד - נוסחים, נספחים, טפסים ותבניות - ומגדירים אילו מהם יועתקו אוטומטית לתיקיית הפרויקט, לפי סוג השומה. במקום להעתיק ידנית את אותם מסמכים לכל תיק חדש, מגדירים פעם אחת וזה קורה מעצמו. זמין למנהלים.
שלושה דברים בעלי שם דומה, ולא כדאי להתבלבל ביניהם: מסמכי הארגון (כאן) - מסמכים שהמשרד מכניס לתיק. מסמכים נדרשים - מסמכים שצריך לאסוף מהלקוח או מהמשרד. הגדרות מסמכים - המיתוג של מסמכים שמופקים מהמערכת.
דרישה מוקדמת: אחסון בענן
הפיצ׳ר עובד מול האחסון בענן של הארגון (Google Drive או OneDrive). אם לא חובר אחסון, המסך יציג הנחיה לחבר. ראו חשבונות מחוברים.
הספרייה
בפעם הראשונה שנכנסים למסך, המערכת יוצרת בענן תיקייה בשם מסמכי הארגון תחת תיקיית המערכת של Quicker. זו ספרייה אמיתית בדרייב - אפשר לעבוד בה משני הכיוונים:
- מהמסך - העלאת קבצים, יצירת תת-תיקיות, שינוי שם ומחיקה.
- ישירות בדרייב - בכפתור פתיחה בדרייב. אם כבר יש לכם תיקיית תבניות מסודרת, פשוט גררו אותה לתוך מסמכי הארגון והיא תופיע במסך.
סדרו את הספרייה בתת-תיקיות לפי סוג שומה (למשל תקן 19, מס רכוש, נספחים כלליים). זה מקל מאוד על בחירת המסמכים כשבונים ערכה.
ערכות העתקה
ערכה היא הכלל שמחבר בין הספרייה לתיק: אילו מסמכים, לאילו פרויקטים, ומתי. אפשר להגדיר כמה ערכות - למשל ערכה לתקן 19 וערכה למס רכוש. לכל ערכה מגדירים:
- שם הערכה - לזיהוי בלבד (למשל "מסמכי תקן 19").
- מתי מועתק - אוטומטית בפתיחת תיק, או ממתין לאישור בתיק (ראו בהמשך).
- תיקיית יעד בתיק - לאיזו תת-תיקיה בפרויקט להעתיק. השדה מציע את תיקיות ברירת המחדל של הפרויקטים, ואפשר גם להקליד שם אחר. ריק = שורש תיקיית הפרויקט.
- המסמכים שיועתקו - בוחרים מהספרייה בכפתור בחירה מהספרייה. אפשר לבחור קבצים בודדים, וגם תיקיה שלמה - אז יועתקו הקבצים שבתוכה לתת-תיקיה באותו שם.
- שם הקובץ בתיק - ראו הפרק הבא.
- תנאי הכללה - לאילו פרויקטים הערכה חלה. זהו בדיוק אותו בונה תנאים של שלבי הביצוע: סוג שומה, מטרת השומה, סוג נכס, ייעוד, גורם מפנה, עיר, סטטוס והאם משויך לקוח. ללא תנאי - הערכה חלה על כל פרויקט.
- חל גם על תתי-תיקים - כבוי כברירת מחדל, כדי שאצווה של תתי-תיקים לא תקבל עותק לכל אחד.
- הערכה פעילה - כיבוי משבית את הערכה בלי למחוק אותה.
שם הקובץ בתיק
אפשר שהמסמך שיועתק יקבל שם חדש שנבנה מנתוני הפרויקט. לוחצים על העיפרון ליד כל קובץ ברשימת הערכה, וכותבים תבנית שם. יש גם שדה ברירת מחדל לשם הקובץ ברמת הערכה, שחל על כל קובץ שלא הוגדר לו שם משלו.
אם התבנית לא כוללת את {originalName}, כל הקבצים בערכה יקבלו את אותו שם - ורק אחד מהם יועתק (השאר ייחשבו כפילות). לכן כשמשתמשים בתבנית קבועה, הגדירו שם נפרד לכל קובץ.
המשתנים הזמינים: {originalName} (שם הקובץ המקורי), {projectName}, {projectNumber}, {address}, {street}, {house}, {city}, {neighborhood}, {gush}, {helka}, {subHelka}, {gushHelka}, {customerName}, {appraisalType}, {date}, {year}. לוחצים על משתנה כדי לשבץ אותו, ולצד השדה מוצגת תצוגה מקדימה של השם שייווצר.
סיומת הקובץ תמיד נשמרת, ומשתנה ריק לא משאיר מפריד מיותר - למשל תבנית {projectNumber} - {city} - {originalName} על הקובץ שער.docx בתיק 1042 בתל אביב תיתן 1042 - תל אביב - שער.docx.
מה קורה כשנפתח תיק חדש
מיד אחרי שנוצרת תיקיית הפרויקט בענן, המערכת בודקת אילו ערכות מתאימות לפרויקט לפי התנאים שלהן:
- ערכה במצב אוטומטי - המסמכים מועתקים מיד.
- ערכה במצב ממתין לאישור - מופיעה כהצעה בכרטיס הפרויקט, ונשלחת התראה לשמאי המטפל.
בייבוא פרויקטים מאקסל ההעתקה האוטומטית מדולגת בכוונה - הערכות נרשמות כהצעות בלבד, כדי שייבוא של מאות שורות לא יעמיס על הענן ולא יציף בהתראות.
ההצעות בכרטיס הפרויקט
מעל רשימת הקבצים של הפרויקט מופיע באנר עם הערכות הממתינות. לחיצה על ערכה פותחת חלון שמראה בדיוק מה יקרה לפני שמאשרים:
- שמות הקבצים כפי שייווצרו בתיק (אחרי תבנית השם).
- סימון כבר קיים בתיקייה - ידולג לקבצים שכבר נמצאים שם.
- סימון המסמך לא נמצא בספריית הארגון לקובץ שנמחק מהספרייה.
בחלון אפשר לאשר ולהעתיק או לדחות. ערכה שנדחתה לא תוצע שוב, ואפשר לשחזר אותה מהמקטע ערכות שטופלו שמתחת לבאנר. אם ההעתקה נכשלה (למשל פג תוקף החיבור לענן), הערכה מוצגת עם אפשרות נסה שוב. אם חלק מהקבצים הועתקו וחלק לא, אפשר להריץ שוב ולהשלים רק את החסרים.
ההעתקה עצמה מתבצעת בענן ולא דרך המחשב שלכם. ערכה גדולה ב-OneDrive עשויה לקחת דקה או שתיים - החלון מציג התקדמות, ואפשר להמשיך לעבוד.
הוספה ידנית מהספרייה
גם בלי ערכה, אפשר להוסיף מסמכים מהספרייה לכל תיק: בסרגל קבצי הפרויקט (ראו סקירת כרטיס הפרויקט) יש כפתור ממסמכי הארגון. הוא פותח את הספרייה לעיון, בוחרים מסמכים, והם מועתקים לתיקייה שבה אתם נמצאים כרגע. הכפתור זמין לכל משתמש בארגון עם גישה לתיק.
העתקה כשלב בתהליך
אפשר גם להעתיק ערכה בנקודה מאוחרת יותר בתהליך ולא בפתיחת התיק. בשלבי הביצוע יש פעולה העתקת מסמכי ארגון לתיק: בוחרים ערכה, ומסמנים אם היא רצה אוטומטית כשהשלב נפתח או ממתינה ללחיצה ידנית - בדיוק כמו שאר הפעולות בשלב.
שימושי למשל למסמכים ששייכים לשלב מסוים: נספחי הביקור שמועתקים כשהשלב "ביקור בנכס" נפתח, ולא כבר בפתיחת התיק.
שינוי סוג שומה אחרי פתיחת התיק
אם משנים בפרויקט קיים שדה שמשפיע על התנאים (למשל סוג שומה), ערכות שנכנסו לתחולה יופיעו כהצעה - גם אם הן מוגדרות כאוטומטיות. זה מכוון: תיק שנמצא באמצע עבודה לא יקבל פתאום קבצים חדשים בלי שמישהו אישר.
מה לא קורה - ערכה חדשה ותיקים ותיקים
ערכה שמגדירים היום לא מופיעה בתיקים שכבר היו קיימים. היא תחול על תיקים חדשים, ועל תיק קיים רק אם שינוי בפרטיו הכניס אותה לתחולה. למסמכים לתיק ותיק - השתמשו בכפתור ממסמכי הארגון בקבצי התיק.
איך נמנעות כפילויות
המערכת לא מעתיקה פעמיים את אותו מסמך:
- קובץ ששמו כבר קיים בתיקיית היעד - מדולג.
- קובץ שכבר הועתק בעבר ושונה שמו על ידי השמאי - מזוהה לפי הקובץ שנוצר, ולא יועתק שוב.
- ערכה שכבר הועתקה לא תרוץ שוב מעצמה. הרצה חוזרת ידנית מוסיפה רק את מה שחסר.
מי יכול מה
- ניהול הספרייה והערכות (העלאה, מחיקה, הגדרת ערכות) - מנהלים, בהרשאת שינוי הגדרות ארגון.
- אישור הצעה, דחייה והוספה ידנית - כל משתמש בארגון עם גישה לתיק.
- שותפים חיצוניים בתיק משותף (ראו שיתוף פרויקטים) אינם רואים את ספריית המסמכים של הארגון.
דוגמאות שימוש
דוגמה 1: נספחים קבועים לתקן 19
המשרד מעלה לספרייה את נספחי תקן 19, יוצר ערכה בשם "מסמכי תקן 19" עם תנאי סוג שומה = בטוחה תקן 19, במצב אוטומטי, ותיקיית יעד מידע תכנוני. מעכשיו כל תיק תקן 19 נפתח כשהנספחים כבר בפנים.
דוגמה 2: טופס שמקבל את מספר התיק
לערכה מוסיפים את הקובץ טופס ביקור.docx ומגדירים לו שם {projectNumber} - טופס ביקור. בתיק 1042 הקובץ יופיע כ-1042 - טופס ביקור.docx, מוכן לעבודה.
דוגמה 3: מסמכים שדורשים שיקול דעת
ערכת מסמכים שרלוונטית רק לחלק מהתיקים מוגדרת במצב ממתין לאישור. בכל תיק מתאים מופיע באנר, השמאי פותח, רואה את רשימת הקבצים, ומחליט לאשר או לדחות.