אז - פעולות ללקוח: הודעות, מסמכים לחתימה ואיזור אישי

אלה הפעולות שבקבוצה ללקוח, ברשימה שנפתחת בהוספת פעולה. הן שולחות משהו החוצה, ולכן ברירת המחדל של חלק מהן היא ידנית: כשהשלב מגיע, פותחים את הפעולה, בודקים ושולחים. אפשר להגדיר אותן לרוץ לבד. למצבי ההפעלה.

שליחת הודעה

שולחת הודעת דוא״ל מתוך תבנית הודעה. הפרטים בתבנית (שם הלקוח, כתובת הנכס וכו׳) מתמלאים לבד מהתיק.

• תבנית הודעה - בוחרים מהתבניות של הארגון.
• נמענים - רשימה. לוחצים + נמען נוסף ובוחרים לכל שורה:
  • לקוח הפרויקט - הלקוח הראשי של הפרויקט.
  • השמאי המטפל.
  • שמאים נוספים בפרויקט - כל השמאים ששויכו לפרויקט בתפקיד נוסף.
  • שמאי מהארגון - משתמש מסוים שבוחרים.
  • כתובת דוא״ל קבועה - כותבים כתובת, למשל של הנהלת החשבונות.
  • בארגון של שמאי מכריע מופיעים גם מבקש, משיב, שמאי מטעם המבקש ושמאי מטעם המשיב - אנשי הקשר בתיק שמסומנים בתפקידים האלה.

ההודעה נשלחת לכל הנמענים ברשימה. מי שמופיע פעמיים, למשל שמאי מטפל שהוא גם שמאי נוסף, מקבל אותה פעם אחת.

מה קורה בפועל

• באוטומטי - ההודעה נשלחת לכל מי שיש לו כתובת דוא״ל. נמען שלא נמצא בתיק, או שאין לו כתובת, מדווח על הפעולה: "ההודעה נשלחה, אך לא ל: ...". אם אין אף נמען עם כתובת, הפעולה נכשלת: "אין נמען עם דוא״ל: ...".
• בידני - לחיצה על הפעולה בשלב פותחת את מסך שליחת ההודעה, עם התבנית והנמענים כבר בפנים. אפשר לערוך את הנוסח לפני השליחה. אם נמען שהוגדר לא נמצא בתיק, מוצגת ההודעה "לא נמצאו נמענים: ...".
• הודעה שתוזמנה לשליחה מאוחרת יותר מוצגת בשלב תחת הודעות מתוזמנות, עם תאריך, שעה ונמען, ואפשר לבטל אותה (✕).

שליחת מסמך לחתימה

יוצרת מסמך מתבנית מסמך לחתימה, ושולחת אותו לחתימה דיגיטלית.

• נמען - לקוח ראשי, כל הלקוחות או כל אנשי הקשר של הפרויקט. רק מי שיש לו כתובת דוא״ל יקבל קישור לחתימה.
• תבנית מסמך.

בהפעלה ידנית מופיע אישור: "המסמך ייווצר מהתבנית ויישלח לנמענים לחתימה", ולוחצים שליחה לחתימה. נדרש Google Drive או OneDrive מחובר. כשהמסמך נחתם, האירוע מסמך נחתם בתיק יכול לפתוח את השלב הבא. למסמכים לחתימה.

גישה לאיזור אישי - לקוח

יוצרת ללקוח קישור מאובטח לאיזור האישי ושולחת לו אותו.

• למי - לקוח ראשי או כל הלקוחות.
• ערוץ שליחה - SMS ומייל, SMS בלבד או מייל בלבד.

הכניסה לאיזור האישי מזוהה בטלפון, ולכן לקוח בלי מספר טלפון לא יקבל גישה. בערוץ "SMS ומייל", לקוח בלי מייל יקבל SMS בלבד. אם אף לקוח לא קיבל גישה, הפעולה נכשלת ומציגה את הסיבה, למשל "אין טלפון לזיהוי בכניסה". לקישור הגישה.

גישה לאיזור אישי - איש קשר

נותנת לאנשי קשר בפרויקט, למשל עורך הדין או יועץ המשכנתאות, גישה לממשק היועצים, לפרויקט הזה בלבד.

• תפקיד איש הקשר בפרויקט - כותבים או בוחרים: שכן, קרוב משפחה, עורך דין, יועץ משכנתאות. התפקיד צריך להיות זהה בדיוק לתפקיד של איש הקשר בפרויקט.
• ערוץ שליחה.

אם בפרויקט אין איש קשר בתפקיד הזה, הפעולה נכשלת: "לא נמצא איש קשר בתפקיד ... בפרויקט". לגישת יועצים.

ביטול גישה לאיזור אישי

סוגרת את הגישה לפורטל, בפרויקט הנוכחי בלבד. שימושי בשלב סגירת תיק.

• ביטול גישה עבור - לקוחות ואנשי קשר, לקוחות בלבד או אנשי קשר בלבד.
• תפקיד איש קשר (ריק = כולם) - לבטל רק לאנשי קשר בתפקיד מסוים.

איש קשר שקיבל גישה לכל התיקים של הארגון לא מאבד אותה בפעולה הזו. גישה כזו מבטלים ידנית.

שליחת טופס לקוח

פעולה ששולחת ללקוח טופס לקוח. כרגע היא לא מוצעת ברשימה של פעולות חדשות, כי תהליך טפסי הלקוח עובר שינוי. שלבים שכבר יש בהם את הפעולה ממשיכים לעבוד, ואפשר לערוך אותם:

• נמען - ללא, לקוח פרויקט, דוא"ל (כתובת קבועה) או טלפון (מספר קבוע).
• תבנית טופס.

שלב שנשלח בו טופס נסגר לבד כשהלקוח ממלא אותו, ואי אפשר לאשר אותו ביד לפני כן. אפשר לדלג עליו.