פתרון תקלות - תהליכים ואוטומציות

בשמירת התהליך

"ישנם שלבים ללא כותרת - יש למלא כותרת לכל שלב"

לשלב אחד או יותר אין שם. הכרטיסים נפתחים, והשדה הריק מסומן. כתבו שם ושמרו.

"אוטומציות חסרות הגדרה: ..."

בפעולה חסר פרט שבלעדיו היא לא תוכל לרוץ. ההודעה אומרת באיזה שלב ומה חסר: תבנית הודעה, נמען, פרטי נמען, תבנית מסמך, סטטוס, תווית, שמאי, תפקיד ושמאי, תוכן המשימה, תפקיד איש קשר, או ערכת מסמכים. בבדיקת התהליך רואים את כל החסרים ברשימה אחת.

האפשרות "בהפעלת הטריגר" נעולה

לשלב אין "מתי". בחרו בחלק מתי "לפי תזמון" או "לפי אירוע".

מקטע עם "סטטוס שאינו מוגדר בארגון"

יש שלבים של סטטוס שנמחק או ששמו השתנה. בכל שלב כזה בחרו ב"מוצג בסטטוס" סטטוס קיים, או מחקו אותו, ושמרו.

"לא הוגדר מסוף סליקה בארגון - הפעולה לא תייצר קישור עד שיחובר"

אפשר לשמור, אבל פעולת הקישור לתשלום לא תעבוד עד שיחובר מסוף סליקה. לחשבונות מחוברים.

"ההגדרות נשמרו, אך עדכון השלבים בפרויקטים קיימים נכשל"

מופיע אחרי מיזוג של תהליכים ישנים. התהליך נשמר, אבל השלבים שכבר קיימים בפרויקטים לא סומנו כחלק מהתהליך המאוחד. פנו לתמיכה.

באישור, דילוג וסידור שלבים

• "לא ניתן לסמן שלב כבוצע כל עוד ישנו שלב לביצוע לפניו" - יש שלב קודם פתוח באותו סטטוס. אשרו או דלגו עליו קודם.
• "לא ניתן לשנות סטטוס לשלב ביצוע זה (שלב ביצוע אחר סומן כבוצע לאחר שלב זה)" או "לא ניתן לדלג על שלב זה (שלב ביצוע אחר סומן כבוצע לאחריו)" - שלב מאוחר יותר כבר בוצע. בטלו קודם את הביצוע שלו.
• "לא ניתן לסמן שלב כממתין כל עוד ישנו שלב לביצוע לפניו" - בביטול ביצוע. אפשר לבטל רק את השלב האחרון שבוצע.
• "שגיאה בעת עדכון שלב ביצוע" באישור שלב עם טופס לקוח - שלב כזה נסגר כשהלקוח ממלא את הטופס. אפשר לדלג עליו.
• "לא ניתן לשנות סדר - תאריכי היעד של השלבים יתנגשו" - בסדר החדש שלב היה מקבל תאריך לפני שלב שקודם לו. שנו תאריכים קודם, או בחרו מקום אחר.

בשינוי תאריך יעד

• "לא ניתן להקדים את תאריך היעד לפני תאריך היעד של שלב ביצוע מוקדם".
• "לא ניתן לדחות את תאריך היעד לאחר תאריך היעד של שלב ביצוע עתידי".
• "שגיאה בדחיית שלב ביצוע" - בדרך כלל לשלב עוד אין תאריך יעד, ולכן אין מה לדחות. קובעים לו תאריך בעריכת השלב (לחיצה על שם השלב).

פעולה מסומנת "נכשל"

מעבר עם העכבר על התווית מציג את הסיבה. מתקנים, ולוחצים על הפעולה כדי להפעיל שוב. פעולה "בהפעלת הטריגר" שנכשלה מנסה שוב לבד כל כמה דקות, כל עוד השלב פתוח.

הודעות

• "לא הוגדרה תבנית הודעה לאוטומציה" - בחרו תבנית בפעולה. ייתכן שהתבנית נמחקה.
• "לא הוגדר נמען להודעה" - הוסיפו נמען בפעולה.
• "אין נמען עם דוא״ל: ..." - הנמענים שנבחרו לא נמצאו בתיק, או שאין להם כתובת. הוסיפו לקוח או כתובת, או שייכו שמאי.
• "ההודעה נשלחה, אך לא ל: ..." (חלקי) - חלק מהנמענים קיבלו. שלחו לחסרים ידנית.
• "לא נמצאו נמענים: ..." - בפתיחה ידנית של מסך השליחה. נמען שהוגדר בפעולה חסר בתיק. אפשר להוסיף נמען במסך עצמו.

מסמך לחתימה

• "אין נמען עם כתובת דוא״ל לשליחת המסמך" - לנמענים שנבחרו אין דוא״ל.
• "Drive אינו מחובר - לא ניתן לייצר מסמך לחתימה" - חברו אחסון בענן. לחשבונות מחוברים.
• "לא הוגדרה תבנית מסמך לפעולה זו" - בחרו תבנית בפעולה.

קישור לתשלום

• "לא הוגדר מסוף סליקה - לא נוצר קישור לתשלום" - חברו מסוף, ולחצו על הפעולה.
• "אין מרכיב מחיר עם תאריך לגביה" - באפשרות "המרכיב עם תאריך הגבייה הקרוב". קבעו תאריך גבייה למרכיב.
• "אחוז לא תקין - יש להזין ערך בין 1 ל-100" - תקנו את האחוז בפעולה.
• "יצירת קישור התשלום נכשלה: ..." - שגיאה של מסוף הסליקה. הפרטים בהודעה.
• "הקישור נוצר אך לא נשלח: ..." (חלקי) - הקישור קיים. שלחו אותו ממסך התקבולים.
• הפעולה רצה ולא נוצר קישור - לא היה מה לגבות: אין מרכיבי מחיר, הכול כבר חויב או שולם, או שבאפשרות "מרכיבי המחיר המקושרים לשלב זה" אין מרכיב מקושר (סמל ⚡ בטבלת מרכיבי המחיר).

איזור אישי

• "לפרויקט אין לקוח לשליחת גישה לאיזור האישי" - שייכו לקוח לפרויקט.
• "... - אין טלפון לזיהוי בכניסה" - הוסיפו ללקוח מספר טלפון.
• "... - אין כתובת דוא"ל" - בערוץ "מייל בלבד". הוסיפו כתובת או בחרו ערוץ אחר.
• "לא נמצא איש קשר בתפקיד ... בפרויקט" - אין איש קשר בתפקיד הזה, או שהתפקיד כתוב אחרת. התפקיד בפעולה צריך להיות זהה לתפקיד של איש הקשר בפרויקט.

העתקת מסמכי ארגון

• "לא נבחרה ערכת מסמכים לאוטומציה" / "לא הוגדרה ערכת מסמכים לאוטומציה" - בחרו ערכה בפעולה.
• "העתקת המסמכים מתבצעת כעת - הפעולה תרוץ שוב" - העתקה אחרת של אותה ערכה עדיין רצה. חכו ונסו שוב.
• "העתקת המסמכים נכשלה" - בדרך כלל קובץ שנמחק מספריית מסמכי הארגון. בדקו את הערכה. למסמכי הארגון.

טופס לקוח

• "לא הוגדרה תבנית טופס לאוטומציה" / "לא נמצא נמען לשליחת הטופס" - בחרו תבנית ונמען בפעולה, וודאו שלנמען יש דוא״ל או נייד.

ציוני דרך

• "השלב אינו מקושר לציון דרך - קשרו אותו בהגדרות תהליכי העבודה, או תנו לו את שם ציון הדרך" - בשלב בחרו את ציון הדרך שהשלב מסמן.
• "ציון הדרך המקושר כבר לא מוגדר בארגון" / ציון דרך חסר - ציון הדרך נמחק מההגדרות. קשרו את השלב לציון דרך קיים.
• "ממתין לציון דרך שאינו מוגדר בארגון" (בבדיקת התהליך) - ה"מתי" של שלב מחכה לציון דרך שנמחק. בחרו ציון דרך אחר.

תסמינים

פעולה לא רצה, ואין "נכשל"

• הפעולה ידנית? היא מחכה ללחיצה.
• השלב נוצר לפני שהוספתם את הפעולה? עדכנו את הפרויקט עם רענון ההגדרות. לעדכון פרויקטים קיימים.
• השלב דולג? בשלב שדולג לא רץ כלום.
• הפעולה בטריגר? בדקו שלשלב יש תאריך יעד, שהוא הגיע, ושהשלב עדיין היה פתוח. חכו עד 5 דקות.

שלב לא מופיע בפרויקט

• הוא שייך לסטטוס אחר - ראו הצגת שלבים בסטטוסים אחרים.
• יש לו תנאי שלא התקיים כשהפרויקט נפתח. אם הפרטים תוקנו מאז, לחצו עדכון מתבנית.
• הוא נוסף לתהליך אחרי שהפרויקט נפתח - עדכנו את הפרויקט.

לשלב אין תאריך יעד

• ה"מתי" שלו הוא "תמיד".
• הוא מחכה לשלב הקודם, שעוד לא אושר.
• הוא מחכה לאירוע שעוד לא קרה, למשל מועד ביקור שלא הוזן.
• הוא מחכה לציון דרך שלא שייך לסוג השומה של הפרויקט.

תזכורת יצאה אחרי שהעניין כבר טופל

פעולה "בהפעלת הטריגר" רצה במועד השלב כל עוד השלב פתוח, גם אם הפרויקט עבר לסטטוס אחר. סגרו או דלגו על שלב שכבר לא רלוונטי, או שימו את התזכורת על השלב שנסגר כשהעניין טופל. ראו דוגמאות לתהליכים.

פעולות מסומנות "לא הופעל"

השלב נוסף לפרויקט בעדכון מההגדרות, אחרי שהמועד שלו עבר, ולכן הפעולה לא נשלחה. אם עדיין צריך אותה, לחצו עליה.

מקבלים התראות "שלב ביצוע באיחור" על שלבים לא רלוונטיים

שלב פתוח שתאריך היעד שלו עבר מתריע, גם אם הוא בסטטוס אחר. אשרו או דלגו על שלבים שכבר לא רלוונטיים לתיק.