תבניות לטפסי לקוחות - טפסים לאיסוף מידע וקבצים מהלקוח

טופס לקוח הוא שאלון קצר שהלקוח ממלא בקישור, מהנייד או מהמחשב: פרטים שחסרים, תשובות לשאלות וקבצים. בונים תבנית פעם אחת, ושולחים ממנה טפסים בכל תיק.

רשימת התבניות

לכל תבנית מוצגים תאריך יצירה, שם, כותרת, תיאור ומספר שאלות. לחיצה על שורה פותחת את העריכה. מחיקת תבנית לא משפיעה על טפסים שכבר נשלחו ממנה.

בניית תבנית

השאלות

לכל שאלה בוחרים סוג, כותבים את השאלה, ומסמנים אם היא שדה חובה (שאלה חדשה היא חובה כברירת מחדל). סוגי השאלות:

• טקסט וטקסט ארוך.
• מספר, דוא״ל, תאריך.
• בחירה מתוך רשימת אפשרויות, בחירה מרובה מתוך רשימת אפשרויות, ובחירה מתוך רשימת אפשרויות - רדיו. בשלושתן כותבים את אפשרויות הבחירה.
• צ'קבוקס - כן/לא, למשל אישור תנאים.
• קובץ - הלקוח מעלה קובץ (בהמשך).

שאלת קובץ

• תיאור הקובץ המבוקש - למשל "צילום תעודת זהות".
• סוגי קבצים מותרים (חובה) - תמונה, מסמך Word, PDF, גיליון Excel, קובץ ZIP.
• קובץ חובה.
• לקובץ אחד: מגבלת גודל (עד 20MB), ושם קובץ - השם שבו הקובץ יישמר בתיק.
• אפשר להעלות קבצים מרובים - ואז מספר קבצים מרבי וגודל מרבי של כלל הקבצים (עד 100MB).

טופס עם שאלת קובץ דורש Google Drive או OneDrive מחובר. בלי אחסון מחובר, תבניות כאלה לא מוצעות לשליחה.

שליחת טופס מפרויקט

הטופס נשלח במייל (אם יש לנמען כתובת) וב-SMS (אם יש לו נייד), עם קישור למילוי. את נוסח המייל אפשר לקבוע בתבנית הודעה לאירוע שליחת טופס למילוי. להודעות האוטומטיות.

מעקב בפרויקט

ברשימת הטפסים של הפרויקט מוצגים לכל טופס הנמען, הסטטוס (פתוח, מושבת, נענה), תאריך היצירה, והעתק קישור. בחלון הטופס:

• שלח שוב - שולח את הקישור פעם נוספת.
• השבתת הטופס / פתיחת הטופס - סוגר או פותח את הקישור למילוי.
• מעבר לטופס - פותח את הטופס כפי שהלקוח רואה אותו.
• אחרי שהלקוח מילא: התשובות, הקבצים עם הורדת קובץ ופתיחת קובץ ב-Drive, ותאריך המילוי.

מה הלקוח רואה

הלקוח פותח את הקישור ורואה את הלוגו ושם המשרד, הכותרת, התיאור והשאלות. קבצים גוררים לתיבה או בוחרים מהמכשיר, ולצד כל שאלת קובץ כתוב אילו סוגים וגדלים מותרים. בסוף לוחצים שליחה. שאלות חובה שלא נענו, או קבצים שלא מתאימים, מסומנים בהודעה ליד השאלה.

טופס פתוח לשינויים

אם סימנתם פתוח לשינויים על ידי המשתמש, הלקוח יכול לחזור לטופס, לראות מה שמילא, להשלים ולהוסיף קבצים. כל "שליחה" שומרת, והטופס נשאר פתוח. כשסיימתם, לוחצים בפרויקט סגירה - סימון טופס כנענה. אפשר להחליף בין פתוח לסגור לשינויים בכפתור פתוח לשינויים / סגור לשינויים.

איפה נשמרים התשובות והקבצים

• התשובות נשמרות בטופס, ב-Quicker.
• הקבצים נשמרים בתיקייה חדשה בתוך תיקיית הפרויקט בדרייב, ששמה מתחיל ב"מילוי טופס" וכולל את שם התבנית, הנמען והתאריך.
• עם שיתוף תיקיית המענה לטופס, התיקייה הזו משותפת לצפייה בלבד עם הלקוח ועם אנשי הקשר של הפרויקט. בטופס קיים זה מופיע כמתג שיתוף אוטומטי פעיל / שיתוף אוטומטי מבוטל.
• כשהלקוח שולח, המשתמש שפתח את הפרויקט מקבל התראה "טופס מולא".

טפסים ושלבי הביצוע

• כשהלקוח מסיים למלא טופס, מתרחש האירוע מילוי טופס לקוח, ושלב שה"מתי" שלו מחכה לאירוע הזה מקבל תאריך. למדריך מתי.
• טופס שנשלח מתוך שלב שייך לשלב. השלב נסגר לבד כשכל הטפסים שלו נענו (וכל המשימות שלו בוצעו), ואי אפשר לאשר אותו ביד לפני כן.
• הפעולה שליחת טופס לקוח לא מוצעת כרגע לשלבים חדשים. שלבים שיש בהם את הפעולה ממשיכים לעבוד. לפעולות ללקוח.
• אפשר לצרף טופס לתבנית הודעה, ואז כל שליחה של ההודעה יוצרת לכל נמען טופס אישי. לתבניות להודעות.