אז - פעולות לצוות ובתיק: משימות, אירועים, שיוך, סטטוס ותוויות

החלק השלישי בכל שלב, 3 · אז, אומר מה קורה כשהשלב מבוצע. כאן מוסיפים את מה שהשלב "מביא איתו": משימות לצוות, אירועים ביומן, ופעולות שהמערכת עושה לבד. המדריך הזה מסביר את הפעולות לצוות ובתיק. לפעולות שיוצאות ללקוח ולפעולות הכספיות יש מדריכים נפרדים.

הוספת פעולה

כל פעולה ברשימה מציגה סמל, שם, ושורת סיכום של ההגדרות שלה. אם חסר פרט, השורה אדומה וכתוב בה מה חסר, למשל "חסר: תבנית הודעה". הפח מסיר את הפעולה.

שני שדות שיש בכל פעולה

• מתי לבצע (בפעולות שליחה: מתי לשלוח) - אחת משלוש אפשרויות: אוטומטית - באישור ביצוע השלב, אוטומטית - בהפעלת הטריגר, או ידנית - מתוך השלב בפרויקט. ליד הפעולה מוצגת תווית קצרה: אוטומטי, בטריגר או ידני. להסבר המלא.
• תיאור (אופציונלי) - "שם שיוצג בפרויקט". בלי תיאור, הפעולה מוצגת בפרויקט בשם הסוג שלה.

משימה לביצוע ואירוע ביומן הם לא פעולות, ולכן אין בהם את שני השדות האלה. הם נוצרים כבר בפתיחת התיק.

לצוות

משימה לביצוע

"צ׳ק-ליסט לשמאי המטפל". משימה ששייכת לשלב.

• תוכן המשימה (חובה) - מה צריך לעשות.
• תזכורת (ימים לפני) - כמה ימים לפני תאריך היעד תישלח תזכורת. 0 עד 30.

המשימה נוצרת כשהפרויקט נפתח, משויכת לשמאי המטפל, ותאריך היעד שלה הוא תאריך היעד של השלב. אם לשלב עוד אין תאריך, המשימה תקבל אותו כשייקבע. היא מופיעה גם ברשימת המשימות.

כשמאשרים שלב שיש בו משימות פתוחות, Quicker מציע לסמן גם אותן כבוצעו. ואם בשלב סומן סגור את השלב אוטומטית כשכל המשימות הושלמו, השלב ייסגר לבד ברגע שהמשימה האחרונה בוצעה.

אירוע ביומן

"נוצר ביומן הפרויקט".

• כותרת האירוע (חובה).
• נוצר X ימים אחרי - 0 עד 90.

האירוע נוצר ביומן הפרויקט כבר כשהתיק נפתח. התאריך שלו הוא מספר הימים שהוגדר, שנספר מפתיחת הפרויקט. בלי מספר ימים, התאריך שלו הוא תאריך היעד של השלב. ללשונית האירועים.

שיוך לשמאי

מחליף את השמאי המטפל בפרויקט לשמאי שבוחרים בשדה שמאי. שימושי, למשל, כשתיק עובר מהמזכירות לשמאי אחרי קליטה.

הוספת שיוך לשמאי נוסף

משייך שמאי לפרויקט בתפקיד נוסף, למשל "בודק" או "שמאי שטח".

• תפקיד - מתוך סוגי השיוך של הארגון. להגדרת סוגי השיוך.
• שמאי.

אם בתפקיד הזה כבר היה שמאי, הוא מוחלף.

יצירת משימה לפרויקט

"משימה שנוצרת אוטומטית".

• תוכן המשימה.
• שיוך לשמאי - ברירת המחדל היא השמאי המטפל.

בתיק

שינוי סטטוס

מעביר את הפרויקט לסטטוס חדש. מה קורה אחר כך:

• בפרויקט מוצגים השלבים של הסטטוס החדש, והראשון מביניהם הופך לנוכחי.
• שלבים שה"מתי" שלהם הוא "מכניסה לסטטוס זה" מקבלים תאריך יעד.
• אם לארגון יש תבנית הודעה לעדכון הלקוח על שינוי סטטוס, היא נשלחת כמו בשינוי סטטוס ידני. להודעות אוטומטיות.

אם הפרויקט כבר בסטטוס הזה, לא קורה כלום.

הוספת תווית / הסרת תווית

מוסיף לפרויקט תווית, או מסיר אותה, מתוך תוויות הפרויקטים של הארגון. להגדרת התוויות. שימושי לסימון מצב שלא מתאים לסטטוס, כמו "ממתין לתשלום" או "דחוף".

העתקת מסמכי ארגון לתיק

"מסמכים מספריית הארגון". מעתיק לתיקיית הפרויקט את הקבצים של ערכת מסמכים מספריית מסמכי הארגון, למשל נספחים קבועים או טפסים.

• ערכת מסמכים - בוחרים ערכה. את הערכות מגדירים במסך מסמכי הארגון. למסמכי הארגון.
• אם הערכה מוגדרת להעתקה אוטומטית בפתיחת תיק, מוצגת הערה: בדרך כלל היא כבר תועתק לפני השלב הזה.

ערכה שכבר הועתקה לתיק לא מועתקת שוב. בהפעלה ידנית נפתח חלון התצוגה המקדימה של הערכה, ושם מאשרים את ההעתקה. נדרש אחסון בענן מחובר.

הפעולות האחרות

• פעולות ללקוח - שליחת הודעה, שליחת מסמך לחתימה, גישה לאיזור האישי וביטול גישה.
• פעולות כספיות - הפקת חשבון עסקה והפקת קישור לתשלום.