מסמכים נדרשים - הקטלוג של המשרד והצ׳קליסט בכל תיק

מסמכים נדרשים הוא הקטלוג של המסמכים שהמשרד אוסף בתיקים: נסח טאבו, היתר בנייה, חוזה רכישה וכו׳. מכל פריט בקטלוג נוצרת שורה בצ׳קליסט של כל פרויקט וליד, וכך תמיד רואים מה התקבל ומה חסר.

הגדרת מסמך בקטלוג

לוחצים הוספת מסמך, וממלאים:

• שם המסמך (חובה) - למשל "נסח טאבו".
• אחריות - באחריות המשרד (המשרד משיג את המסמך) או ממתין מהלקוח (הלקוח צריך להעביר אותו).
• קבוצת מסמכים (אופציונלי).
• מסמך חובה - מסמך שאינו חובה מסומן "רשות".
• שמות נרדפים לזיהוי AI (אופציונלי, מופרדים בפסיקים) - למשל "נסח רישום, land registry". שמות נוספים שבהם המסמך מוכר, לשימוש הזיהוי האוטומטי של מסמכים, כשהוא זמין.
• תנאי הכללה - "דרוש מסמך זה כאשר..." - המסמך יידרש רק בתיקים שעומדים בתנאי. אותו בונה תנאים כמו בשלבי הביצוע. לבונה התנאים.

על כרטיס המסמך מוצגים סימונים: לקוח/משרד, רשות, מותנה, והקבוצה. לסיום לוחצים שמירה. מחיקת מסמך מהקטלוג נשמרת רק בשמירה.

קבוצות מסמכים

קבוצות מסדרות את המסמכים, למשל "לפני ביקור" ו"מסמכי תכנון". הן גם מה שמחבר את המסמכים לשלבי הביצוע: ציון דרך מסמכים נסגר כשכל מסמכי הקבוצה שלו התקבלו.

• לוחצים ניהול קבוצות, מוסיפים בהוספת קבוצה, ושומרים. החלון נשמר מיד, בלי לחכות לשמירה של המסך.
• שינוי שם של קבוצה עובר גם למסמכים ולשלבי הביצוע שמשתמשים בה.
• מחיקת קבוצה שבשימוש מבקשת אישור: הקבוצה תנותק מהמסמכים ומהשלבים שמשויכים אליה.

איך נבנה הצ׳קליסט בתיק

• כשנפתח פרויקט או ליד, כל מסמך בקטלוג שהתנאי שלו מתקיים נוסף לצ׳קליסט, בסטטוס ממתין.
• בכל שינוי של פרטי התיק (סטטוס, סוג שומה, סוג נכס, עיר, לקוח וכו׳), Quicker בודק את הקטלוג שוב, ומוסיף מסמכים שמתאימים לתיק ועדיין חסרים בו - גם מסמכים שנוספו לקטלוג אחרי שהתיק נפתח. מסמכים לא נמחקים בגלל שינוי פרטים.
• מסמך שמחקתם מהצ׳קליסט של תיק לא יחזור אליו לבד.
• כשליד הופך לפרויקט, הצ׳קליסט עובר איתו, עם הסטטוסים והקבצים.
• כדי להוסיף מסמכים חדשים מהקטלוג לתיקים פתוחים בלי לחכות לשינוי בתיק, משתמשים בעדכון מתבנית או בעדכון פרויקטים קיימים. לעדכון פרויקטים קיימים.

הצ׳קליסט בתיק

הצ׳קליסט מחולק לממתין מהלקוח ובאחריות המשרד, עם שורת התקדמות: "X מתוך Y מסמכים התקבלו". לכל מסמך יש סטטוס: ממתין, נתבקש, התקבל או לא נדרש. ליד כל מסמך:

• התקבל / ביטול קבלה.
• תפריט: סימון "נתבקש מהלקוח", "לא נדרש", הערה למסמך, העברה בין לקוח למשרד, ומחיקה.

מסמך נדרש מוסיף לתיק מסמך שאינו בקטלוג. מסמך כזה לא שייך לקבוצה, ולכן נספר רק בציון דרך של "כל המסמכים".

איך מסמך מסומן כהתקבל

• ידנית - בכפתור התקבל בצ׳קליסט, או בתיבת הסימון שבשלב ציון דרך מסמכים.
• הלקוח מעלה באיזור האישי - הלקוח רואה רק את המסמכים "ממתין מהלקוח", ומעלה קובץ לכל מסמך. הקובץ נשמר בתיקייה "מסמכים מהלקוח" בתיק, המסמך מסומן כהתקבל, והשמאי המטפל מקבל התראה. לאיזור הלקוח. גם יועץ עם גישה לתיק יכול להעלות מסמכים כך.

מסמכים ושלבי הביצוע

• ציון דרך מסמכים נסגר לבד כשכל המסמכים בקבוצה שלו התקבלו או סומנו "לא נדרש", ומפעיל את הפעולות שלו. לציוני דרך.
• האירוע מסמכי קבוצה התקבלו יכול לקבוע תאריך לשלב אחר.
• בתבנית הודעה, המשתנה מסמכים נדרשים שחסרים מכניס למייל את רשימת המסמכים שעוד חסרים בתיק. לתבניות להודעות.