שאלות נפוצות - תהליכים ואוטומציות

שיניתי את התהליך. למה בפרויקט פתוח לא השתנה כלום?

כי כל פרויקט מקבל עותק של התהליך כשהוא נפתח. שינוי חל רק על פרויקטים חדשים, עד שמעדכנים את הפתוחים: עדכון מתבנית בפרויקט, או עדכון פרויקטים קיימים בהגדרות. לעדכון פרויקטים קיימים.

הוספתי פעולה לשלב, והיא לא רצה. למה?

• הפרויקט נפתח לפני השינוי - השלב בו נשאר עם ההגדרה הישנה. עדכנו אותו עם רענון ההגדרות.
• הפעולה מוגדרת ידנית - כך מתחילות הודעות, מסמכים לחתימה, העתקת מסמכים וקישורי תשלום. היא מחכה ללחיצה בשלב.
• דילגו על השלב - בשלב שדולג לא רץ כלום.
• היא בהפעלת הטריגר, ולשלב עוד אין תאריך יעד, או שהשלב נסגר לפני המועד.
• היא נכשלה - מסומנת נכשל בשלב. ראו פתרון תקלות.

איך שולחים ללקוח הודעה ברגע שנפתח תיק?

שתי דרכים, ובוחרים אחת:

• בחירת תבנית לאירוע פתיחת תיק / ברוכים הבאים בהודעות האוטומטיות. הכי פשוט.
• שלב שנפתח "מיצירת הפרויקט, מיידי", עם פעולת שליחת הודעה בהפעלת הטריגר. מתאים כשרוצים לשלוח גם לנמענים נוספים, או רק לחלק מהתיקים (עם תנאי).

אפשר לשלוח תזכורת יום לפני הביקור בנכס?

לא. ה"מתי" של שלב נספר רק אחרי אירוע. מה שאפשר: הודעה ללקוח כשנקבע הביקור, דרך האירוע תיאום ביקור / פגישה בהודעות האוטומטיות, ותזכורת למשימה של השמאי.

האם פעולה יכולה לרוץ פעמיים?

לא. אחרי שפעולה רצה היא מסומנת ✓ ולא רצה שוב - לא באישור נוסף, לא בביטול ביצוע ואישור מחדש, ולא בלחיצה. פעולה שנכשלה לא סומנה, ולכן אפשר להפעיל אותה שוב.

מה ההבדל בין "משימה לביצוע" ל"יצירת משימה לפרויקט"?

משימה לביצוע נוצרת כבר בפתיחת התיק, שייכת לשלב, מקבלת את תאריך היעד שלו, ויכולה לסגור אותו. יצירת משימה לפרויקט היא פעולה: המשימה נוצרת רק כשהפעולה רצה, בלי תאריך יעד ובלי קשר לשלב. לפעולות לצוות.

צריך תהליך אחר לכל סוג שומה?

לא. בונים תהליך אחד, ולשלב שנכון רק לסוג מסוים מוסיפים תנאי סוג שומה. אם לארגון נשארו תהליכים ישנים לפי סוג שומה, אפשר למזג אותם במיזוג לרשימה אחת. לבניית התהליך.

שלב שמחכה ל"התקבל תשלום" קיבל תאריך כבר במקדמה. למה?

שלב שמחכה לאירוע מקבל תאריך בפעם הראשונה שהאירוע קורה אחרי שהשלב נוצר, גם אם הוא עוד לא השלב הנוכחי. כשרוצים שלב שקשור לתשלום היתרה, עדיף לתזמן אותו לפי מכניסה לסטטוס זה, בסטטוס כמו "ממתין לתשלום". למדריך מתי.

מה קורה כשמחזירים פרויקט לסטטוס קודם?

הפרויקט מציג שוב את השלבים של אותו סטטוס, כמו שהשארתם אותם: מה שבוצע נשאר בוצע. השלבים של הסטטוס שממנו יצאתם נשמרים ויחזרו אם תחזרו אליו.

למה הלקוח קיבל שתי הודעות?

• גם תבנית לאירוע מערכת (למשל עדכון התקדמות בשינוי סטטוס) וגם פעולת שליחת הודעה בשלב שולחות על אותו רגע.
• אותו נמען מופיע בשתי פעולות שונות. בתוך פעולה אחת, נמען שמופיע פעמיים מקבל הודעה אחת.

אפשר להוסיף שלב רק לפרויקט אחד?

כן. בכל האבני דרך לוחצים שלב ביצוע חדש. התהליך של הארגון לא משתנה. לעבודה בפרויקט.

מה ההבדל בין ציון דרך בתהליך לציון דרך בסרגל הצדדי?

זה אותו ציון דרך. כשהשלב מקושר לציון דרך, סימון באחד המקומות מעדכן את השני, וסוגר את השלב. לציוני דרך בתהליך.

מי יכול לערוך את התהליך, ומי יכול לאשר שלבים?

• עריכת התהליך והתבניות - מי שיש לו הרשאה לשנות את הגדרות הארגון. להרשאות.
• אישור, דילוג ושינוי תאריך בפרויקט - כל מי שיש לו גישה לפרויקט.
• עדכון מתבנית בפרויקט וייבא שלבי ביצוע - מנהלים.

בשם מי נשלחות הודעות אוטומטיות?

פעולות אוטומטיות רצות בשם המשתמש שפתח את הפרויקט, דרך תיבת הדואר המחוברת של הארגון. פעולה ידנית נשלחת בשם מי שלחץ, ובמסך השליחה אפשר לבחור מאיזו תיבה.

העוזר החכם או ה-API יכולים לאשר שלבים?

לא ישירות. אבל פרויקט שנפתח דרכם מקבל את שלבי התהליך כרגיל, שינוי סטטוס דרכם נחשב לכניסה לסטטוס, ותשלום שנרשם דרכם הוא אירוע "התקבל תשלום". את השלבים עצמם מאשרים מתוך הפרויקט.

האם אפשר לבחור כמה זמן קישור לתשלום יהיה בתוקף?

קישור שנוצר מפעולה בשלבי הביצוע תקף 30 יום. קישור שבוטל או שפג תוקפו לא נחשב כתשלום, ושלב מאוחר יותר יכול לבקש את הסכום שוב.