אז - פעולות כספיות: חשבון עסקה וקישור לתשלום

שתי פעולות בקבוצה בתיק עוסקות בכסף: הפקת חשבון עסקה והפקת קישור לתשלום. חשבון עסקה חדש מתחיל כאוטומטית - באישור ביצוע השלב, וקישור לתשלום חדש מתחיל כידנית, כדי שקישור לא ייצא ללקוח בלי שמישהו אישר. אפשר לשנות כל אחת לכל מצב. למצבי ההפעלה.

הפקת חשבון עסקה

יוצרת חשבון עסקה (פרופורמה) ממרכיבי המחיר של הפרויקט, לבקשת תשלום מהלקוח.

• רכיבים לכלול - כל הרכיבים שטרם חויבו, או הרכיב הבא לפי מועד גביה (המרכיב עם תאריך הגבייה הקרוב ביותר).
• הפק גם את המסמך אצל הספק - אם מסומן, המסמך מופק גם אצל ספק החשבוניות המחובר. אחרת נוצרת רק רשומת פרופורמה במערכת.

נוצר חשבון עסקה נפרד לכל לקוח בתיק, לפי מרכיבי המחיר המשויכים אליו. מרכיב שכבר נכלל בחשבון עסקה קודם לא נכלל שוב. אם אין מה לחייב, לא נוצר כלום. ללשונית גביה ותשלומים.

הפקת קישור לתשלום

"הלקוח משלם בכרטיס דרך קישור". יוצרת קישור תשלום מאובטח, ויכולה לשלוח אותו ללקוח במייל. כשהלקוח משלם, המסמך החשבונאי מופק לבד.

• סוג המסמך שיופק לאחר התשלום - חשבונית מס קבלה או קבלה.
• הסכום לגבייה - אחת משש אפשרויות (בהמשך).
• אחוז - רק באפשרויות האחוז. 1 עד 100.
• תיאור התשלום - למשל "מקדמה". מופיע בקישור ובמסמך.
• שליחת הקישור ללקוח במייל - אחרת הקישור נוצר וזמין להעתקה ממסך התקבולים.

שש הדרכים לבחור את הסכום

• כל מרכיבי המחיר שטרם חויבו - כל מה שעוד לא נגבה.
• אחוז מסך כל המרכיבים - למשל 30% מכל העבודה, כמקדמה.
• אחוז מהמרכיבים שאינם עלויות נלוות - אחוז משכר הטרחה בלבד, בלי הוצאות כמו נסח טאבו.
• עלויות נלוות בלבד.
• המרכיב עם תאריך הגבייה הקרוב.
• מרכיבי המחיר המקושרים לשלב זה - בדיוק המרכיבים שאוטומציית הגבייה שלהם (סמל ⚡ בשורת המרכיב, בטבלת מרכיבי המחיר) מקושרת לשלב הזה. בלי מרכיב מקושר, הפעולה לא תייצר קישור. לתבניות פריסת תשלומים.

מרכיבים שנבחרו לפי מרכיב (האפשרויות הראשונה, הרביעית, החמישית והשישית) מסומנים כמחויבים, ולכן שלב מאוחר יותר לא יגבה אותם שוב. אפשרויות האחוז מחשבות סכום מתוך כל העבודה.

מה קורה כשהפעולה רצה

• נוצר קישור נפרד לכל לקוח בתיק, לפי מרכיבי המחיר המשויכים אליו.
• הסכום אף פעם לא עולה על היתרה שטרם שולמה. כך שני שלבים של 60% לא יגבו 120%.
• הקישור הוא בקשה לתשלום, לא תשלום. הוא לא נספר בסכומי הפרויקט, עד שהלקוח משלם.
• הקישור תקף 30 יום. קישור שבוטל או שפג תוקפו בלי תשלום לא נחשב, ושלב מאוחר יותר יכול לבקש את הסכום שוב.
• אם אין מה לגבות, הפעולה מסתיימת בלי ליצור קישור.
• באפשרות המרכיב עם תאריך הגבייה הקרוב, כשלאף מרכיב אין תאריך גבייה, הפעולה נכשלת עם "אין מרכיב מחיר עם תאריך לגביה". באפשרויות האחוז, בלי אחוז תקין היא נכשלת עם "אחוז לא תקין - יש להזין ערך בין 1 ל-100".

כשהלקוח משלם

• התשלום נרשם בפרויקט, והמסמך שבחרתם מופק אוטומטית.
• השמאי המטפל, מי שפתח את הפרויקט ומי שיצר את הקישור מקבלים התראה.
• האירועים קישור לתשלום שולם והתקבל תשלום (בכל דרך) מתרחשים, ויכולים לקבוע תאריך לשלבים אחרים.

אם הקישור נוצר אבל המייל לא נשלח, הפעולה מסומנת חלקי עם ההודעה "הקישור נוצר אך לא נשלח". הקישור קיים ותקין, ואפשר לשלוח אותו ממסך התקבולים. הפעולה לא תרוץ שוב, כדי שלא ייווצר קישור כפול.

תאריכי גבייה לפי שלבים

מרכיב מחיר יכול להיות מקושר לשלב, דרך סמל ⚡ בטבלת מרכיבי המחיר או דרך תבנית פריסה. כשהשלב מבוצע, המרכיב מקבל תאריך גבייה: תאריך האישור, ועוד מספר הימים שהוגדר. זה קורה גם בלי פעולת קישור לתשלום בשלב, ופעם אחת בלבד.

כדי שבאותו רגע ייצא גם קישור, מוסיפים לשלב את הפקת קישור לתשלום עם מרכיבי המחיר המקושרים לשלב זה.

אירועי תשלום לתזמון שלבים

ב"מתי" של שלב אפשר לבחור אירועים כספיים: התקבל תשלום (בכל דרך), התקבל תשלום בתיק (לא דרך קישור), נוצר קישור לתשלום, קישור לתשלום שולם, קישור לתשלום בוטל, תאריך לגביה קרוב, תאריך לגביה שעבר. לרשימת האירועים.

דוגמה: מקדמה ויתרה

• שלב "פתיחת תיק" בסטטוס "חדש": הפקת קישור לתשלום, אחוז מסך כל המרכיבים, 30, תיאור "מקדמה", שליחה במייל.
• שלב "מסירת שומה" בסטטוס "בטיפול": הפקת קישור לתשלום, כל מרכיבי המחיר שטרם חויבו, תיאור "יתרה", שליחה במייל. בגלל תקרת היתרה, הלקוח יתבקש לשלם רק את מה שנשאר.