דוגמאות לתהליכים מלאים - מתכונים מוכנים לשלבי הביצוע

המתכונים כאן הם נקודת התחלה. כל אחד בנוי מכמה שלבים, עם ההגדרות של מתי, אם ואז. שמות הסטטוסים והתבניות הם דוגמה - החליפו אותם בשלכם.

1. הודעת פתיחה ובקשת מקדמה

המטרה: הלקוח מקבל הודעת ברוכים הבאים ברגע שהתיק נפתח, ואחרי שהמחיר הוזן - קישור לתשלום מקדמה.

שלב "פתיחת תיק"

• מתי: מוצג בסטטוס "חדש" · נפתח לפי תזמון · מיצירת הפרויקט · מיידי.
• אז: שליחת הודעה - תבנית "פתיחת עבודה - ברוכים הבאים", נמען לקוח הפרויקט, אוטומטית - בהפעלת הטריגר.
• הגדרות נוספות: סגור את השלב אוטומטית כשכל הפעולות רצו.

שלב "בקשת מקדמה"

• מתי: מוצג בסטטוס "חדש" · נפתח תמיד.
• הנחיות: "לוודא שמרכיבי המחיר הוזנו, ולאשר".
• אז: הפקת קישור לתשלום - אחוז מסך כל המרכיבים, 30, תיאור "מקדמה", שליחה במייל, אוטומטית - באישור ביצוע השלב.

אפשר להסתפק בהודעת פתיחה גם בלי שלב: בוחרים תבנית לאירוע פתיחת תיק / ברוכים הבאים בהודעות האוטומטיות. אל תעשו את שניהם, אחרת הלקוח יקבל שתי הודעות.

2. איסוף מסמכים מהלקוח, עם תזכורת

המטרה: הלקוח מקבל גישה לאיזור האישי ורשימת מסמכים להעלות. אם המסמכים לא הגיעו תוך 5 ימים, נשלחת תזכורת. כשהכול הגיע, התיק עובר לטיפול.

הכנה: במסמכים נדרשים צרו קבוצה "מסמכי לקוח", ושייכו אליה את המסמכים שבאחריות הלקוח ("ממתין מהלקוח"). הכינו תבנית הודעה "תזכורת להשלמת מסמכים" עם המשתנה מסמכים נדרשים שחסרים.

שלב "בקשת מסמכים"

• מתי: מוצג בסטטוס "חדש" · לפי תזמון · מיצירת הפרויקט · מיידי.
• אז: גישה לאיזור אישי - לקוח (לקוח ראשי, SMS ומייל), ושליחת הודעה עם התבנית "בקשה להשלמת מסמכים". שתיהן בהפעלת הטריגר.
• הגדרות נוספות: סגור את השלב אוטומטית כשכל הפעולות רצו.

שלב "קבלת מסמכים מהלקוח"

• סוג: ציון דרך מסמכים · קבוצה "מסמכי לקוח".
• מתי: מוצג בסטטוס "חדש" · לפי תזמון · מיצירת הפרויקט · ימים · 5.
• אז: שליחת הודעה "תזכורת להשלמת מסמכים" ללקוח, בהפעלת הטריגר. שינוי סטטוס ל"בטיפול", באישור ביצוע השלב.

איך זה עובד: אם כל המסמכים הגיעו לפני היום החמישי, השלב נסגר, התזכורת לא נשלחת, והסטטוס משתנה. אם לא, ביום החמישי נשלחת תזכורת עם רשימת החסרים, והשלב ממשיך לחכות למסמכים.

3. ביקור בנכס וכתיבת השומה

שלב "תיאום ביקור"

• מתי: מוצג בסטטוס "בטיפול" · תמיד.
• אז: משימה לביצוע "לתאם מועד ביקור עם הלקוח ולהזין אותו בפרויקט".
• הגדרות נוספות: סגור את השלב אוטומטית כשכל המשימות הושלמו.

שלב "ביקור בנכס"

• מתי: מוצג בסטטוס "בטיפול" · לפי אירוע · ביקור בנכס · מיידי. תאריך היעד יהיה מועד הביקור.
• אז: משימות לביצוע: "צילום הנכס", "מדידה".

שלב "כתיבת השומה"

• מתי: מוצג בסטטוס "בטיפול" · לפי אירוע · ביקור בנכס · ימים · 5.
• הגדרות נוספות: ניתן לשנות את התאריך בתוך הפרויקט.

לאישור הביקור ללקוח בחרו תבנית לאירוע תיאום ביקור / פגישה בהודעות האוטומטיות. ההודעה יוצאת כשנוצר בפרויקט אירוע הביקור.

4. מסירת השומה וגביית היתרה

שלב "מסירת שומה"

• מתי: מוצג בסטטוס "בטיפול" · תמיד.
• אז (כולן באישור ביצוע השלב): הפקת קישור לתשלום - כל מרכיבי המחיר שטרם חויבו, תיאור "יתרה", שליחה במייל. הוספת תווית "ממתין לתשלום". שינוי סטטוס ל"ממתין לתשלום".

שלב "מעקב תשלום"

• מתי: מוצג בסטטוס "ממתין לתשלום" · לפי תזמון · מכניסה לסטטוס זה · ימים · 7.
• הנחיות: "כשהתשלום מתקבל - לאשר את השלב".
• אז: שליחת הודעה "תזכורת לתשלום" ללקוח, בהפעלת הטריגר. שינוי סטטוס ל"הושלם", באישור ביצוע השלב.

לאישור התשלום ללקוח, בחרו תבנית לאירוע אישור קבלת תשלום בהודעות האוטומטיות.

5. סגירת תיק

שלב "סגירת תיק"

• מתי: מוצג בסטטוס "הושלם" · לפי תזמון · מכניסה לסטטוס זה · מיידי.
• אז (כולן בהפעלת הטריגר): הסרת תווית "ממתין לתשלום". ביטול גישה לאיזור אישי - לקוחות ואנשי קשר. שליחת הודעה "תודה על העבודה המשותפת" ללקוח.
• הגדרות נוספות: סגור את השלב אוטומטית כשכל הפעולות רצו.

ברגע שהפרויקט עובר ל"הושלם", ביד או מהשלב הקודם, הכול קורה לבד והשלב נסגר.

6. מעקב 30 יום אחרי ציון דרך

המטרה: 30 יום אחרי שהוגשה בקשה להיתר, השמאי המטפל מקבל תזכורת לבדוק מה קורה.

הכנה: ציון דרך "הוגשה בקשה להיתר" מסוג תאריך, בציוני הדרך של הארגון.

שלב "מעקב היתר"

• מתי: מוצג ב"כל הסטטוסים" · לפי אירוע · ציון דרך סומן · "הוגשה בקשה להיתר" · ימים · 30.
• אז: שליחת הודעה לנמען השמאי המטפל, בהפעלת הטריגר. ובנוסף יצירת משימה לפרויקט "לבדוק את סטטוס ההיתר", גם היא בהפעלת הטריגר.
• הגדרות נוספות: סגור את השלב אוטומטית כשכל הפעולות רצו.

אם ציון הדרך סומן בתאריך מוקדם, למשל לפני חודשיים, הספירה מתחילה מהתאריך הזה, והתזכורת תצא מיד.

7. שמאי מכריע - הודעה לצדדים

בארגון שמוגדר כשמאי מכריע, בהודעה אפשר לבחור את הצדדים כנמענים.

שלב "הודעה על פתיחת ההליך"

• מתי: מוצג בסטטוס "חדש" · תמיד.
• אז: שליחת הודעה - נמענים מבקש, משיב, שמאי מטעם המבקש, שמאי מטעם המשיב - ידנית.

ההודעה ידנית, כי את הצדדים מוסיפים לתיק כאנשי קשר, ולפעמים רק אחרי הפתיחה. כשכולם בתיק, לוחצים על הפעולה בשלב, בודקים שכל הנמענים מופיעים ושולחים.

ועוד רעיון: שיוך לפי סוג שומה

שלב "קליטת תיק היטל השבחה" עם התנאי סוג שומה שווה ל היטל השבחה, שנפתח מיצירת הפרויקט, מיידי, ובו שיוך לשמאי לשמאי שמתמחה בכך, בהפעלת הטריגר. כל תיק היטל השבחה חדש מגיע אליו לבד.