שלבי הביצוע בפרויקט - העבודה השוטפת עם התהליך

בכל פרויקט, התהליך מוצג בשני מקומות: הרצועה שמעל הלשוניות, שמראה את השלב הנוכחי, ורשימת אבני הדרך המלאה, שנפתחת מהרצועה. המדריך מסביר את שניהם.

הרצועה

הרצועה מוצגת מעל הלשוניות, בכל לשונית של הפרויקט:

• סרגל התקדמות - כמה שלבים הושלמו מתוך השלבים של הסטטוס הנוכחי, למשל 2/5.
• השלב הנוכחי: - שם השלב, ו"עד" עם תאריך היעד. שלב שהתאריך שלו עבר מסומן באיחור.
• N פעולות לביצוע - מוצג כשבשלב הנוכחי יש דברים שמחכים לכם: משימות פתוחות, טפסים שלא נענו ופעולות ידניות. לחיצה פותחת את הרשימה עם השלב הנוכחי פתוח.
• אישור ביצוע - מוצג כשאין בשלב הנוכחי דברים פתוחים.
• כל האבני דרך - פותח וסוגר את רשימת השלבים המלאה, מעל הלשונית שבה אתם נמצאים.

כשכל שלבי הסטטוס הושלמו מוצג כל שלבי הסטטוס הושלמו. אם בסטטוס הנוכחי אין שלבים, מוצג אין שלבי ביצוע פעילים בסטטוס זה. כשהסטטוס משתנה, הרצועה מהבהבת לרגע, כדי שיהיה ברור שהתהליך עבר לשלבים של הסטטוס החדש.

רשימת אבני הדרך

בראש הרשימה, אבני דרך, יש שני כפתורים: עדכון מתבנית (למנהלים) ושלב ביצוע חדש. כל שלב מוצג ככרטיס:

• סמל בצד: ✓ בוצע, נקודה = השלב הנוכחי, שעון = ממתין, 🚫 = דולג. מעבר עם העכבר על שלב שדולג מציג את סיבת הדילוג.
• מספר ושם, ואחריהם ההנחיות לשלב. לחיצה על השם פותחת את עריכת השלב.
• תגיות: ציון דרך, ציון דרך מסמכים, "N אוטומטי", "N בטריגר", האחראי לשלב, באיחור, ותאריך היעד.
• N לביצוע או N פעולות - לחיצה פותחת את מה שבשלב: משימות עם הסטטוס שלהן, טפסים, פעולות, הודעות מתוזמנות ואירועים.
• כפתורים: אישור ביצוע ודלג (בשלב הנוכחי), תאריך יעד (אם השלב מאפשר), וביטול ביצוע (בשלב האחרון שבוצע).

אישור ביצוע

לוחצים אישור ביצוע, ברצועה או בכרטיס. אם בשלב נשאר משהו פתוח, נפתח חלון סימון שלב כבוצע:

• אם יש משימות פתוחות, בוחרים סימון ביצוע לשלב בלבד או סימון ביצוע לשלב + משימות מקושרות.
• אם יש פעולות ידניות שלא הופעלו, החלון מציג את שמותיהן. הן לא יבוצעו עם האישור, ואפשר להפעיל אותן גם אחריו. לוחצים אישור ביצוע בכל זאת.

אחרי האישור מוצגת הודעה, למשל "שלב סומן כבוצע · 2 פעולות בוצעו אוטומטית". אם פעולה נכשלה, מוצגת הודעה נוספת, והפעולה מסומנת בשלב נכשל.

אישור אפשרי רק לשלב הנוכחי. שלב שנשלח בו טופס לקוח נסגר כשהלקוח ממלא את הטופס, ולא באישור ידני.

דילוג

דלג פותח את החלון דילוג על שלב ביצוע: "השלב יסומן כ״לא בוצע״ והתהליך יעבור לשלב הבא". אפשר לכתוב סיבת הדילוג (לא חובה), ולוחצים דלג על השלב. בשלב שדולג שום פעולה לא רצה.

ביטול ביצוע

ביטול ביצוע מופיע רק על השלב האחרון שבוצע, ומחזיר אותו למצב ממתין. אי אפשר להחזיר שלב כשאחריו יש שלב שכבר בוצע. פעולות שהשלב כבר הפעיל לא מתבטלות, ולא ירוצו שוב כשמאשרים אותו מחדש.

שינוי תאריך היעד

בשלב שמאפשר זאת מופיע הכפתור תאריך יעד. בחלון דחיית/הקדמת תאריך יעד לשלבי ביצוע מוצג התאריך הנוכחי, ובוחרים תאריך יעד חדש.

• גם תאריכי היעד של השלבים שאחריו זזים, באותו מספר ימים. המשימות והאירועים שלהם זזים איתם.
• אי אפשר להקדים לפני תאריך היעד של שלב קודם, או לדחות אחרי תאריך היעד של שלב מאוחר יותר. במקרה כזה מוצגת הודעה מתאימה.
• אם התאריך החדש הוא היום או כבר עבר, פעולות "בהפעלת הטריגר" של השלב ירוצו.

עריכת שלב בפרויקט

לחיצה על שם השלב פותחת את עריכת שלב ביצוע. השינויים חלים על הפרויקט הזה בלבד:

• תאריך יעד לביצוע - אפשר לקבוע רק לשלב שעוד אין לו תאריך. שלב עם תאריך משנים בכפתור תאריך יעד.
• ניתן לדחייה/הקדמה.
• כותרת ותוכן.
• אחראי לשלב - מי שמשויך מקבל התראה "שויך אליך שלב ביצוע".
• מחיקה - "האם למחוק שלב ביצוע?". אם יש לשלב משימות או אירועים, אפשר למחוק גם אותם.

שלב לפרויקט אחד

שלב ביצוע חדש מוסיף שלב לפרויקט הזה בלבד, בלי לשנות את התהליך של הארגון. ממלאים כותרת, תוכן, אחראי ותאריך יעד.

שינוי הסדר

לשלבים שעוד לא בוצעו יש ידית גרירה (☰, "גרור לשינוי סדר"). גוררים את השלב למקום החדש. אם הסדר החדש יוצר סתירה בתאריכים, מוצג "לא ניתן לשנות סדר - תאריכי היעד של השלבים יתנגשו".

הפעלת פעולה

בתוך השלב, לחיצה על פעולה שעוד לא רצה מפעילה אותה: הודעה פותחת את מסך השליחה, מסמך לחתימה מבקש אישור, ופעולה פנימית שואלת "להפעיל את הפעולה עכשיו?". כך מפעילים פעולה ידנית, מפעילים מוקדם פעולה אוטומטית, או מנסים שוב פעולה שנכשלה. למשמעות התוויות.

הודעה שתוזמנה לשליחה מאוחרת מופיעה בשלב תחת הודעות מתוזמנות, ו✕ מבטל את התזמון.

שלבים בסטטוסים אחרים

בתחתית הרשימה, הצגת שלבים בסטטוסים אחרים (N) מציג את השלבים של הסטטוסים האחרים, לפי סטטוס. הם מוצגים לעיון בלבד, ויהפכו לפעילים כשהפרויקט יעבור לסטטוס שלהם.

התראות

• שויך אליך שלב ביצוע - כשמישהו משייך אליכם שלב.
• שלב ביצוע באיחור - בבוקר שאחרי תאריך היעד (בימים א׳ עד ה׳), לאחראי לשלב.
• תזכורות של המשימות בשלב, לפי מה שהוגדר בהן.