תבניות מסמכים לחתימה - יצירה ועיצוב
מדריך לתבניות המסמכים לחתימה: יצירת תבנית מ-PDF, מעצב התבנית (שדות לגרירה, משתנים אוטומטיים, חותם לקוח או מנהל הארגון, בלוק חותמים), מאפייני שדה, שמירה, ורשימת התבניות - שליחה, שכפול, ארכוב ושחזור קובץ שחסר בדרייב.
תבנית היא PDF שהועלה פעם אחת ומופו עליו שדות - איפה חותמים, ומה מתמלא. מכל תבנית אפשר לשלוח מסמכים לחתימה לכל פרויקט או ליד, בלי למפות מחדש. התבניות מנוהלות במסמכים לחתימה ← ניהול תבניות.
ניהול תבניות דורש את ההרשאה שינוי הגדרות ארגון.
יצירת תבנית חדשה
- במסך תבניות מסמכים לחתימה לוחצים תבנית חדשה.
- ממלאים שם התבנית, בוחרים סוג - חוזה, הצעת מחיר או כללי - ואפשר להוסיף תיאור.
- בוחרים קובץ PDF (עד 25MB). הקובץ נשמר בתיקייה תבניות מסמכי הארגון בדרייב.
- לוחצים יצירה והגדרת שדות - מעצב התבנית נפתח.
מעצב התבנית
המעצב מחולק לשלושה: מצד אחד פלטת שדות ומשתנים, במרכז עמודי ה-PDF, ובצד השני רשימת השדות ומאפייני השדה שנבחר. בסרגל העליון מוצגים מספר העמודים והשדות, וסימון • יש שינויים שלא נשמרו עד ששומרים.
שדות לגרירה
גוררים סוג שדה ישירות למקום הרצוי במסמך. אחרי ההצבה גוררים להזזה, ומשנים גודל מהפינה התחתונה. סוגי השדות:
- טקסט, תאריך, מספר - שדות למילוי, או שדות שמתמלאים אוטומטית ממשתנה.
- תיבת סימון - לאישור, הסכמה או ויתור.
- חתימה - איזור שבו החותם מצייר את החתימה.
- ראשי תיבות - איזור קטן לחתימה מקוצרת, למשל בתחתית כל עמוד.
בלוק חותמים
מתחת לשדות מופיע בלוק חותמים (שורה לכל לקוח). בתבנית עדיין לא ידוע לאיזה פרויקט היא תישלח וכמה לקוחות יהיו בו, ולכן במקום לגרור חתימה לכל אדם גוררים בלוק אחד - והוא מתרחב אוטומטית לשורת חתימה לכל לקוח בעת השליחה. זו הדרך הנכונה לתבנית שאמורה לשמש גם לחותם אחד וגם לכמה. למדריך הבלוק המלא.
משתנים אוטומטיים
גוררים משתנה אל המסמך, ושדה הטקסט יתמלא אוטומטית בעת השליחה - שם הלקוח, כתובת הנכס, סכום לתשלום, תאריך ועוד. המשתנים מקובצים לפי נושא: לקוח / חותם, גבייה ותשלומים, פרויקט / נכס, ליד, ארגון, משתמש שולח, מסמך ותאריכים. שדה מקושר מסומן בסמל שרשרת.
למסמך עם כמה לקוחות יש בקטגוריית הלקוח גם משתנים לפי מיקום - שם - לקוח 1, ת.ז. - לקוח 2 וכן הלאה עד לקוח 12 - וכן שמות כל הלקוחות, שמות הלקוחות עם ת.ז. ומספר הלקוחות בפרויקט. הם שימושיים בפסקת הפתיחה של חוזה (״בין ___ לבין ___״).
המשתנים של שם הלקוח ושל ת.ז. / ח.פ. מתייחסים ללקוח הראשי בלבד. בשורות החתימה של כמה לקוחות השתמשו בבלוק חותמים - הוא מדפיס בכל שורה את פרטי החותם של אותה שורה.
מאפייני שדה
לחיצה על שדה במסמך או ברשימה פותחת את מאפיינים:
- תווית - השם שמוצג לחותם ובתוך המסמך.
- עמוד - העברת השדה לעמוד אחר.
- חותם (בשדות חתימה וראשי תיבות) - לקוח או מנהל הארגון. שדה של מנהל הארגון נחתם בחתימת מנגד אחרי שהלקוחות חתמו.
- חובה - החותם לא יוכל לשלוח בלי למלא את השדה.
- ערך אוטומטי (בשדה טקסט) - קישור השדה למשתנה, או ללא (קלט חופשי) כדי שהחותם ימלא. כשהשדה מקושר מוצג שדה מקושר ל: עם כפתור להסרת הקישור.
לסיום לוחצים שמירה. יציאה עם שינויים שלא נשמרו מבקשת אישור.
רשימת התבניות
הטבלה מציגה שם, סוג, עמודים, שדות (ואם יש - + N בלוק חותמים) ומועד עדכון. אפשר לסנן לפי סוג ולסמן כלול תבניות בארכיון. הפעולות בכל שורה:
- שלח לחתימה - פותח את חלון השליחה עם התבנית. הכפתור נעול כשהתבנית בארכיון, כשקובץ המקור חסר בדרייב, או כשלא מופו בה שדה או בלוק חותמים - ומעבר עם העכבר מסביר למה.
- עריכה - פתיחת המעצב.
- שכפל - עותק לעריכה, למשל לגרסה באנגלית.
- ארכוב - מוציא את התבנית משימוש בלי למחוק אותה. מסמכים שכבר נשלחו ממנה לא נפגעים.
קובץ המקור חסר בדרייב
אם קובץ ה-PDF של התבנית נמחק או הועבר בדרייב, התבנית מסומנת חסר בדרייב והמעצב מציג קובץ המקור חסר בדרייב עם אפשרות להעלות אותו מחדש. אחרי ההעלאה המערכת משווה את הקובץ החדש לישן:
- הקובץ שוחזר. כל השדות במקומם. - אותו קובץ בדיוק.
- הקובץ דומה - השדות יושבו לאותם מיקומים. - כדאי לעבור ולוודא שהשדות יושבים נכון.
- הקובץ שונה משמעותית - השדות אופסו ויש להגדיר מחדש.
דוגמאות שימוש
דוגמה 1: חוזה התקשרות קבוע
המנהל מעלה את חוזה ההתקשרות של המשרד, גורר משתנים לשם הלקוח ולכתובת הנכס בפסקת הפתיחה, ובעמוד האחרון גורר בלוק חותמים וחתימה אחת של מנהל הארגון. מעכשיו כל שמאי שולח את החוזה מכל פרויקט, לכמה לקוחות שיש בו.
דוגמה 2: הצעת מחיר עם סכום
בתבנית הצעת המחיר המנהל גורר משתנה מקטגוריית גבייה ותשלומים למקום הסכום, ושדה חתימה של לקוח. כל הצעה יוצאת עם הסכום של הפרויקט.
חזרה לסקירת המסמכים לחתימה.