מסמכים לחתימה - סקירה

מסמכים לחתימה הוא מנגנון החתימה הדיגיטלית של Quicker. שולחים ללקוח חוזה, הצעת מחיר או כל מסמך PDF, הלקוח חותם מהנייד או מהמחשב, והמסמך החתום נשמר אוטומטית בדרייב של הפרויקט - בלי ספק חתימה חיצוני ובלי להדפיס ולסרוק.

מסמך יכול לצאת לחותם אחד או לכמה חותמים - למשל זוג רוכשים, שותפים בנכס או דיירי בניין. גם אז נשאר מסמך אחד: כל חותם מקבל קישור אישי, חותם רק באיזור שלו, ובסוף נוצר קובץ חתום אחד שמכיל את כל החתימות.

איפה זה נמצא

• תפריט מסמכים לחתימה - רשימת כל המסמכים של הארגון, ומשם שלח מסמך לחתימה וניהול תבניות.
• בכרטיס הפרויקט - הלשונית מסמכים לחתימה מציגה את המסמכים של הפרויקט, עם שלח מתבנית ומסמך חדש למיפוי. ללשונית בפרויקט.
• בדף הליד - אותה לשונית, לשליחת הצעת מחיר או חוזה עוד לפני שהליד הפך לפרויקט. שליחה מעבירה את הליד ל"הצעה נשלחה", וחתימה של כל החותמים ל"אושר" (סטטוסי הליד). לדף הליד.
• בלוח הבקרה - למנהל מוצג פאנל פעולות נדרשות במסמכים לחתימה. ללוח הבקרה.

שתי דרכים להכין מסמך

• מתבנית - מעלים PDF פעם אחת לניהול תבניות, ממפים עליו שדות, ושולחים ממנו שוב ושוב. מתאים לחוזה התקשרות או להצעת מחיר קבועה. לבניית תבנית.
• מסמך חד-פעמי - מעלים PDF מתוך הפרויקט או הליד (מסמך חדש למיפוי), ממפים ושולחים. מתאים למסמך שנכתב במיוחד לתיק. למיפוי בתוך פרויקט.

מחזור החיים של מסמך

1. מיפוי - מסמנים על ה-PDF איפה כל חותם חותם, ואילו שדות ימולאו (אוטומטית מהמערכת או על ידי החותם).
2. שליחה - בוחרים חותמים, ערוץ מסירה לכל אחד (מייל, וואטסאפ, SMS או קישור ידני) ואת אופן החתימה. לשליחה.
3. חתימה - כל חותם פותח את הקישור שלו, ממלא וחותם. מה החותם רואה.
4. חתימת מנגד (אם הוגדרה) - נציג הארגון חותם אחרי כל הלקוחות.
5. סיום - נוצר קובץ PDF חתום אחד, עם דף אישור השלמת חתימות בסופו, ונשמר בדרייב. לראיות החתימה.

הסטטוסים

• טיוטה - נוצר וטרם נשלח.
• נשלח - הקישורים יצאו לחותמים.
• נצפה - לפחות חותם אחד פתח את הקישור.
• נחתם חלקית - חלק מהחותמים חתמו, או שכל הלקוחות חתמו והמסמך ממתין לחתימת מנגד.
• נחתם - כל החותמים חתמו והקובץ החתום נשמר.
• סורב - אחד החותמים סירב לחתום, והמסמך נעצר עבור כולם.
• פג תוקף - הקישורים פגו לפני שכולם חתמו.
• בוטל - המשרד ביטל את המסמך.

הרשאות

• צפייה במסמכים לחתימה - פותחת את תפריט המסמכים לחתימה, פתיחת מסמכים, העתקת קישורים, תזכורות והעלאת מסמך חדש למיפוי. בלי ההרשאה, הלשונית בפרויקט מציגה את הרשימה בלבד.
• שינוי הגדרות ארגון - נדרשת לניהול תבניות ולשליחה מתבנית (שלח מסמך לחתימה, שלח מתבנית).
• חתימת מנגד - כפתור חתום ואשר מוצג למנהלים בלבד.

ההרשאות מוגדרות בהגדרות השמאים.

מפת המדריכים

• תבניות מסמכים לחתימה - העלאה, מיפוי שדות ומשתנים, ניהול.
• ריבוי חותמים במסמך אחד - איך זה עובד ואיזו דרך מיפוי לבחור.
• בלוק חותמים - שורת חתימה אוטומטית לכל לקוח.
• מיפוי מסמך בתוך פרויקט - גרירת שדות לפי שם הלקוח.
• שליחת מסמך לחתימה - חותמים, ערוצים, סדר חתימה ואימות זהות.
• מה החותם רואה - עמוד החתימה מצד הלקוח.
• מעקב, תזכורות וחתימת מנגד - ניהול המסמך אחרי השליחה.
• ראיות החתימה - חותמת ראיה, דף אישור ויומן מאומת.
• פתרון תקלות - הודעות שגיאה ומה עושים.