איזור לקוח - מה הלקוח רואה ואיך הוא מעלה מסמכים
מדריך מלא לאיזור הלקוח בפורטל Quicker: מה מוצג ללקוח (סטטוס, פס התקדמות, מועד ביקור, כרטיס המסמכים), כיצד הוא מעלה מסמכים בגרירה לשורת הדרישה, מתן השם האוטומטי והשמירה לתיקיית מסמכים מהלקוח, חלון התיקון של שתי דקות, מגבלות ההעלאה והבידוד בין לקוחות.
אחרי הכניסה, הלקוח נוחת במסך אחד ותמציתי שמרכז את כל מה שרלוונטי לתיק שלו - בלי מונחים פנימיים ובלי צורך להתקשר למשרד. הלב של המסך הוא כרטיס המסמכים, שדרכו הוא מעלה את מה שנדרש ממנו.
מה מוצג במסך
- סטטוס התיק ופס התקדמות - השלב שבו התיק נמצא, מתוך שלבי ההתקדמות שהגדרתם.
- מועד ביקור בנכס - אם נקבע.
- פרטי השמאי המטפל - ניתן להסתרה בהגדרות.
- כרטיס "המסמכים שלך" - כרטיס אחד מאוחד לכל נושא המסמכים.
כרטיס המסמכים
הכרטיס מציג בראשו מונה - למשל 2 מתוך 4 הושלמו - ואז שורה לכל מסמך נדרש:
- מסמך שהתקבל מוצג עם שם הקובץ, ולצדו סימון נעילה אחרי שחלון התיקון נסגר.
- מסמך שטרם התקבל מוצג עם אזור צירוף או גרירה של קובץ.
- בתחתית הכרטיס יש אזור מסמכים נוספים, לקבצים שאינם ברשימת הדרישות.
לפני שמפעילים את הפורטל מול לקוחות, עברו על רשימת המסמכים הנדרשים ועל השיוך לאחריות - כל מה שמסומן "ממתין מהלקוח" הוא בדיוק מה שהלקוח יתבקש להעלות.
העלאת מסמך - מה קורה מאחורי הקלעים
הלקוח גורר קובץ לשורה של המסמך הנדרש (או לוחץ לצירוף), והמערכת עושה את כל השאר - כך שמה שמגיע למשרד הוא קובץ מסודר ומכונה נכון, ולא IMG_20260724.jpg.
הקובץ מקבל את שם המסמך הנדרש (וממוספר אם הועלו כמה - למשל "חוזה רכישה_2").
מתווסף אליו שם הלקוח - למשל חוזה רכישה - ישראל י.pdf.
הקובץ משויך לדרישה והמסמך מסומן כהתקבל.
הקובץ נשמר בתיקיית "מסמכים מהלקוח" בענן של הארגון, בתיקיית התיק.
זה בדיוק ההבדל מול קבצים שמגיעים במייל: השם, השיוך והמיקום נקבעים אוטומטית, כך שאף אחד במשרד לא צריך לשנות שמות או להעביר קבצים ידנית.
חלון תיקון של שתי דקות
מיד אחרי השיוך מוצג ללקוח מונה יורד, ובמהלכו הוא יכול לבטל את השיוך או להחליף את הקובץ - למשל אם צירף בטעות את המסמך הלא נכון. כשהחלון נסגר, השורה ננעלת ומסומנת בסימן נעילה.
הנעילה נאכפת בשרת, ולא בדפדפן - שינוי שעון במחשב של הלקוח לא יעקוף אותה. זה האיזון בין "טעיתי, תנו לתקן" לבין "אל תיגעו במה שכבר התקבל".
קבצים חופשיים ומסמכים נוספים
הלקוח יכול להעלות גם קובץ שאינו ברשימת המסמכים הנדרשים - למשל סקיצה או אישור נוסף. הקובץ מופיע תחת מסמכים נוספים, ואפשר לשייך אותו לדרישה קיימת או לתת לו שם - או פשוט להשאיר אותו כמסמך נוסף בתיק.
מה יכול לחסום העלאה
- סטטוס התיק - כברירת מחדל ההעלאה חסומה בתיקים בסטטוס הושלם, מושהה או מבוטל. הרשימה ניתנת להתאמה.
- גודל הקובץ - עד המקסימום שהוגדר בארגון (עד 20MB).
- סוג הקובץ - אם הוגדרה רשימת סוגים מותרים. רשימה ריקה משמעה שכל הסוגים מותרים.
את שלוש ההגדרות קובעים בהגדרות ← גישה לפורטל.
מה הלקוח לא רואה - בידוד ופרטיות
- הלקוח רואה רק קבצים שהוא עצמו העלה - גם כששני בעלים חולקים את אותו תיק.
- מסמכים המסומנים באחריות המשרד אינם מוצגים בפורטל כלל.
- הפורטל אינו חושף את תיקיית הענן - רק רשומות מבודדות לפי הלקוח המחובר.
גם הסטטוס הפנימי אינו בהכרח מה שהלקוח רואה: אפשר להחליף סטטוסים רגישים בתווית ניטרלית, ולקבץ סטטוסים לשלבים ידידותיים - ראו שלבי התקדמות ונראות סטטוסים.
מה שולט בתצוגה
- שלבי ההתקדמות - קובעים את פס ההתקדמות והשלב הנוכחי.
- נראות סטטוסים - מחליפה ניסוח פנימי בתווית ללקוח.
- הסתרת שם השמאי המטפל - בהגדרות גישה לפורטל.
- רשימת המסמכים הנדרשים - נלקחת ממסמכים נדרשים שבתיק, לפי הקטלוג הארגוני.
הצד של המשרד
המסמכים שהתקבלו מופיעים בתיק במסמכים נדרשים, מסומנים כהתקבלו, והקבצים יושבים בתיקיית "מסמכים מהלקוח" בענן (מבנה התיקיות מוגדר בהגדרת תיקיות בפרויקטים).
הודעות
מסך ההודעות (צ׳אט מול המשרד) מוסתר בשלב זה. התקשורת השוטפת ממשיכה להתנהל בדוא״ל ובטלפון, ומתועדת בתיק.
דוגמאות שימוש
דוגמה 1: העלאה מהנייד
הלקוח מצלם את חוזה הרכישה, גורר לשורת "חוזה רכישה", והקובץ נשמר בשם "חוזה רכישה - ישראל י.pdf" בתיקיית התיק.
דוגמה 2: תיקון טעות
הלקוח שם לב שצירף את הקובץ הלא נכון, ותוך חלון שתי הדקות מבטל את השיוך ומעלה את הנכון.
דוגמה 3: מסמך שלא ברשימה
הלקוח מעלה סקיצה שלא נדרשה. היא מופיעה תחת "מסמכים נוספים", והמשרד רואה אותה בתיק.