מסמכים נדרשים - מעקב איסוף המסמכים לפרויקט
מדריך מלא למסמכים נדרשים ב-Quicker: סרגל ההתקדמות, קבוצות האחריות (משרד מול לקוח), הסטטוסים, הפעולות לכל מסמך, הוספת מסמך אד-הוק, והיכן מגדירים את רשימת המסמכים הנדרשים.
מסמכים נדרשים הוא צ׳קליסט לכל פרויקט: אילו מסמכים צריך לאסוף או להכין לשומה, מי אחראי על כל אחד, ומה הסטטוס. נמצא בכרטיס הפרויקט בלשונית ממשק לקוח ← מסמכים נדרשים.
הצ׳קליסט מבוסס על רשימה שמוגדרת מראש בארגון, ומותאם לכל פרויקט. כך לא שוכחים מסמך, ויודעים תמיד מה עוד חסר.
סרגל התקדמות
בראש המסך מוצג סרגל התקדמות עם X מתוך Y מסמכים התקבלו, כך שרואים במבט אחד כמה הושלם. אם לא הוגדרו מסמכים מוצג לא הוגדרו מסמכים נדרשים לפרויקט זה.
קבוצות אחריות
המסמכים מחולקים לקבוצות לפי אחריות: באחריות המשרד (מסמכים שהמשרד מכין או אוסף) וממתין מהלקוח (מסמכים שהלקוח צריך לספק). אפשר להעביר מסמך בין הקבוצות לפי הצורך.
סטטוסים
לכל מסמך סטטוס צבעוני: ממתין, נתבקש מהלקוח, התקבל, או לא נדרש. מסמך לא חובה מסומן ב(רשות), ואפשר לצרף לו הערה.
פעולות לכל מסמך
- התקבל / ביטול קבלה - סימון שהמסמך הגיע, או ביטול הסימון.
- בתפריט הנוסף: סמן כנתבקש מהלקוח, סמן כלא נדרש, החזר לממתין, הוספת/עריכת הערה, העברה בין באחריות המשרד לממתין מהלקוח, ומחיקה.
הוספת מסמך אד-הוק
כפתור מסמך נדרש מוסיף מסמך מעבר לרשימה הקבועה - מזינים שם ובוחרים אם הוא באחריות המשרד או ממתין מהלקוח. שימושי לדרישות ייחודיות לפרויקט.
רשימת המסמכים הנדרשים הקבועה מוגדרת בהגדרות ← אוטומציות ← מסמכים נדרשים. שם מגדירים לכל מסמך שם, אחריות (משרד/לקוח), קבוצה, האם חובה, ואף תנאי הכללה (למשל מסמך שנדרש רק לסוג שומה מסוים).
דוגמאות שימוש
דוגמה 1: מעקב איסוף לאורך הפרויקט
בפתיחת הפרויקט מופיע הצ׳קליסט. ככל שהלקוח שולח מסמכים, השמאי מסמן התקבל, וסרגל ההתקדמות מתקדם.
דוגמה 2: בקשת מסמך חסר
חסר נסח טאבו. השמאי בוחר בתפריט המסמך סמן כנתבקש מהלקוח כדי לתעד שהבקשה נשלחה וממתינה.
דוגמה 3: דרישה ייחודית לפרויקט
פרויקט מיוחד דורש מסמך שלא ברשימה הקבועה. השמאי מוסיף אותו עם מסמך נדרש ומשייך לאחריות המתאימה.
קשור: טפסים, מסמכים לחתימה, וסקירת כרטיס הפרויקט.
