מסמכים נדרשים - מעקב איסוף המסמכים לפרויקט

מסמכים נדרשים הוא צ׳קליסט לכל פרויקט: אילו מסמכים צריך לאסוף או להכין לשומה, מי אחראי על כל אחד, ומה הסטטוס. נמצא בכרטיס הפרויקט בלשונית ממשק לקוח ← מסמכים נדרשים.

סרגל התקדמות

בראש המסך מוצג סרגל התקדמות עם X מתוך Y מסמכים התקבלו, כך שרואים במבט אחד כמה הושלם. אם לא הוגדרו מסמכים מוצג לא הוגדרו מסמכים נדרשים לפרויקט זה.

קבוצות אחריות

המסמכים מחולקים לקבוצות לפי אחריות: באחריות המשרד (מסמכים שהמשרד מכין או אוסף) וממתין מהלקוח (מסמכים שהלקוח צריך לספק). אפשר להעביר מסמך בין הקבוצות לפי הצורך.

סטטוסים

לכל מסמך סטטוס צבעוני: ממתין, נתבקש מהלקוח, התקבל, או לא נדרש. מסמך לא חובה מסומן ב(רשות), ואפשר לצרף לו הערה.

פעולות לכל מסמך

• התקבל / ביטול קבלה - סימון שהמסמך הגיע, או ביטול הסימון.
• בתפריט הנוסף: סמן כנתבקש מהלקוח, סמן כלא נדרש, החזר לממתין, הוספת/עריכת הערה, העברה בין באחריות המשרד לממתין מהלקוח, ומחיקה.

הוספת מסמך אד-הוק

כפתור מסמך נדרש מוסיף מסמך מעבר לרשימה הקבועה - מזינים שם ובוחרים אם הוא באחריות המשרד או ממתין מהלקוח. שימושי לדרישות ייחודיות לפרויקט.

דוגמאות שימוש

דוגמה 1: מעקב איסוף לאורך הפרויקט

בפתיחת הפרויקט מופיע הצ׳קליסט. ככל שהלקוח שולח מסמכים, השמאי מסמן התקבל, וסרגל ההתקדמות מתקדם.

דוגמה 2: בקשת מסמך חסר

חסר נסח טאבו. השמאי בוחר בתפריט המסמך סמן כנתבקש מהלקוח כדי לתעד שהבקשה נשלחה וממתינה.

דוגמה 3: דרישה ייחודית לפרויקט

פרויקט מיוחד דורש מסמך שלא ברשימה הקבועה. השמאי מוסיף אותו עם מסמך נדרש ומשייך לאחריות המתאימה.