הגדרות שמאים - ניהול הצוות וההרשאות

לשונית הגדרות שמאים (רשימת שמאים) היא המקום לניהול צוות המשרד: הוספת שמאים, עריכת פרטיהם, קביעת הרשאות, והפעלה או השבתה של משתמשים. הלשונית זמינה למנהלים; הוספת שמאי חדש מתבצעת על ידי מנהל מערכת (אדמין) או התמיכה.

רשימת השמאים

הטבלה מציגה לכל שמאי: תאריך הוספה, תמונה, שם, דוא״ל, טלפון, מספר רישיון, תפקיד, מצב פעיל / לא פעיל, ומתי התחבר לאחרונה. כפתור הוספת שמאי חדש פותח את טופס ההוספה (למנהל מערכת; אחרת מוצגת הנחיה לפנות לתמיכה).

הוספת ועריכת שמאי

בטופס השמאי מזינים:

• שם פרטי (חובה) ושם משפחה.
• דואר אלקטרוני (חובה, ייחודי - שמש גם לכניסה).
• טלפון ומספר רישיון שמאי.
• הרשאות (ראו בהמשך).
• שמאי פעיל - הפעלה/השבתה (אדמין בלבד).
• הצגת כל הפרויקטים ברשימה - האם רשימת הפרויקטים תיפתח לשמאי עם כל פרויקטי הארגון.

בשמאי חדש קובעים גם סיסמה (ואימותה). השמירה יוצרת את המשתמש מיד. עריכת פרטים זמינה למנהל; שינוי ההרשאות והמצב הפעיל - לאדמין.

תפקידים והרשאות

ההרשאות מבוססות תפקיד, ומסומנות בטופס השמאי. שני תפקידי הבסיס:

• מנהל - הרשאה מלאה לכל המערכת (גישה לכל הפרויקטים, עריכת תשלומים, צפייה בדוחות, שינוי הגדרות ארגון וצפייה במסמכים לחתימה). למנהל ההרשאות נעולות על הכל.
• משתמש - ברירת מחדל ללא הרשאות מיוחדות (רואה את הפרויקטים שלו בלבד). מוסיפים לו הרשאות נקודתיות לפי הצורך.

ההרשאות הנקודתיות שאפשר להעניק, ומה כל אחת פותחת:

• גישה לכל הפרויקטים בארגון - לראות ולערוך גם פרויקטים של שמאים אחרים, ולראות את כל רשימת הפרויקטים.
• צפייה בפרטי תשלום - לראות את הנתונים הכספיים בפרויקט.
• עריכת פרטי תשלום - להוסיף ולערוך תשלומים (כולל צפייה).
• צפייה בדוחות תשלום - גישה לדוחות הכספיים (כולל צפייה בתשלום ובדוחות עבודה).
• צפייה בדוחות עבודה - גישה לדוחות העבודה (כולל גישה לכל הפרויקטים).
• שינוי הגדרות ארגון - עריכת הגדרות הארגון (תבניות, אפשרויות בחירה ועוד).
• צפייה במסמכים לחתימה - גישה למסמכים לחתימה.

הפעלה והשבתה של שמאי

מסמן שמאי פעיל שולט בגישה: שמאי לא פעיל אינו יכול להתחבר (מסומן לא פעיל ברשימה). אפשר גם להוציא משתמש מהמערכת מתפריט הפעולות. הפעלה מחדש - בסימון שמאי פעיל ושמירה.

מי יכול לעשות מה

• אדמין - הכול: הוספת שמאי, שינוי הרשאות, הפעלה/השבתה.
• מנהל - צפייה ועריכת פרטים, שינוי סיסמה, והוצאת משתמש; הוספת שמאי ושינוי הרשאות דרך אדמין/תמיכה.
• משתמש רגיל - אין גישה ללשונית.

דוגמאות שימוש

דוגמה 1: הוספת שמאי לצוות

האדמין לוחץ הוספת שמאי חדש, ממלא שם, דוא״ל, מספר רישיון וסיסמה, ומשאיר אותו בהרשאת משתמש כך שיראה רק את הפרויקטים שלו.

דוגמה 2: מתן גישה לתשלומים

מנהל החשבונות צריך לראות כספים. האדמין מעניק לו צפייה בדוחות תשלום - וההרשאות התלויות מופעלות אוטומטית.

דוגמה 3: עזיבת שמאי

שמאי עוזב את המשרד. האדמין מוריד את הסימון שמאי פעיל (או מוציא אותו מהמערכת) כדי לחסום את הגישה שלו.