הגדרות שמאים - ניהול הצוות וההרשאות
מדריך ללשונית הגדרות שמאים ב-Quicker: רשימת השמאים, הוספה ועריכה של שמאי, מודל ההרשאות והתפקידים (מנהל/משתמש וההרשאות הנקודתיות ומה כל אחת מעניקה), והפעלה/השבתה של משתמשים.
לשונית הגדרות שמאים (רשימת שמאים) היא המקום לניהול צוות המשרד: הוספת שמאים, עריכת פרטיהם, קביעת הרשאות, והפעלה או השבתה של משתמשים. הלשונית זמינה למנהלים; הוספת שמאי חדש מתבצעת על ידי מנהל מערכת (אדמין) או התמיכה.
ההרשאות קובעות מה כל שמאי רואה ויכול לעשות - למשל אם הוא רואה רק את הפרויקטים שלו או את כל פרויקטי המשרד, ואם הוא נחשף לנתונים הכספיים. חשוב להגדיר אותן נכון.
רשימת השמאים
הטבלה מציגה לכל שמאי: תאריך הוספה, תמונה, שם, דוא״ל, טלפון, מספר רישיון, תפקיד, מצב פעיל / לא פעיל, ומתי התחבר לאחרונה. כפתור הוספת שמאי חדש פותח את טופס ההוספה (למנהל מערכת; אחרת מוצגת הנחיה לפנות לתמיכה).
הוספת ועריכת שמאי
בטופס השמאי מזינים:
- שם פרטי (חובה) ושם משפחה.
- דואר אלקטרוני (חובה, ייחודי - שמש גם לכניסה).
- טלפון ומספר רישיון שמאי.
- הרשאות (ראו בהמשך).
- שמאי פעיל - הפעלה/השבתה (אדמין בלבד).
- הצגת כל הפרויקטים ברשימה - האם רשימת הפרויקטים תיפתח לשמאי עם כל פרויקטי הארגון.
בשמאי חדש קובעים גם סיסמה (ואימותה). השמירה יוצרת את המשתמש מיד. עריכת פרטים זמינה למנהל; שינוי ההרשאות והמצב הפעיל - לאדמין.
תפקידים והרשאות
ההרשאות מבוססות תפקיד, ומסומנות בטופס השמאי. שני תפקידי הבסיס:
- מנהל - הרשאה מלאה לכל המערכת (גישה לכל הפרויקטים, עריכת תשלומים, צפייה בדוחות, שינוי הגדרות ארגון וצפייה במסמכים לחתימה). למנהל ההרשאות נעולות על הכל.
- משתמש - ברירת מחדל ללא הרשאות מיוחדות (רואה את הפרויקטים שלו בלבד). מוסיפים לו הרשאות נקודתיות לפי הצורך.
ההרשאות הנקודתיות שאפשר להעניק, ומה כל אחת פותחת:
- גישה לכל הפרויקטים בארגון - לראות ולערוך גם פרויקטים של שמאים אחרים, ולראות את כל רשימת הפרויקטים.
- צפייה בפרטי תשלום - לראות את הנתונים הכספיים בפרויקט.
- עריכת פרטי תשלום - להוסיף ולערוך תשלומים (כולל צפייה).
- צפייה בדוחות תשלום - גישה לדוחות הכספיים (כולל צפייה בתשלום ובדוחות עבודה).
- צפייה בדוחות עבודה - גישה לדוחות העבודה (כולל גישה לכל הפרויקטים).
- שינוי הגדרות ארגון - עריכת הגדרות הארגון (תבניות, אפשרויות בחירה ועוד).
- צפייה במסמכים לחתימה - גישה למסמכים לחתימה.
ההרשאות היררכיות: בחירה בהרשאה מסוימת מפעילה אוטומטית את ההרשאות שהיא מצריכה (למשל עריכת פרטי תשלום מפעילה גם צפייה בפרטי תשלום).
הפעלה והשבתה של שמאי
מסמן שמאי פעיל שולט בגישה: שמאי לא פעיל אינו יכול להתחבר (מסומן לא פעיל ברשימה). אפשר גם להוציא משתמש מהמערכת מתפריט הפעולות. הפעלה מחדש - בסימון שמאי פעיל ושמירה.
מי יכול לעשות מה
- אדמין - הכול: הוספת שמאי, שינוי הרשאות, הפעלה/השבתה.
- מנהל - צפייה ועריכת פרטים, שינוי סיסמה, והוצאת משתמש; הוספת שמאי ושינוי הרשאות דרך אדמין/תמיכה.
- משתמש רגיל - אין גישה ללשונית.
דוגמאות שימוש
דוגמה 1: הוספת שמאי לצוות
האדמין לוחץ הוספת שמאי חדש, ממלא שם, דוא״ל, מספר רישיון וסיסמה, ומשאיר אותו בהרשאת משתמש כך שיראה רק את הפרויקטים שלו.
דוגמה 2: מתן גישה לתשלומים
מנהל החשבונות צריך לראות כספים. האדמין מעניק לו צפייה בדוחות תשלום - וההרשאות התלויות מופעלות אוטומטית.
דוגמה 3: עזיבת שמאי
שמאי עוזב את המשרד. האדמין מוריד את הסימון שמאי פעיל (או מוציא אותו מהמערכת) כדי לחסום את הגישה שלו.
