מסמכים לחתימה - חתימה דיגיטלית על מסמכים
מדריך מלא למסמכים לחתימה ב-Quicker: שליחת מסמך לחתימה מתבנית או בהעלאה, סוגי המסמכים והסטטוסים, מה החותם מקבל, שליחה חוזרת ותזכורות, חתימת מנגד, ניהול הרשימה ויומן האירועים, והיכן מגדירים תבניות.
מסמכים לחתימה מנהל את מחזור החתימה הדיגיטלית - שליחת חוזה או הצעת מחיר ללקוח, מעקב אחרי הסטטוס, תזכורות, ושמירת המסמך החתום. נמצא בכרטיס הפרויקט בלשונית ממשק לקוח ← מסמכים לחתימה, ועל הלשונית מופיעה נקודת חיווי למצב החתימות.
נקודת החיווי מסכמת את המצב במבט אחד: ירוק (נחתם), כתום (ממתין) ואדום (דחוף).
שליחת מסמך לחתימה
שתי דרכים ליצור מסמך לחתימה:
- שלח מסמך לחתימה / שלח מתבנית - בחירת תבנית מוכנה, מילוי פרטי החותם (שם, דוא״ל) והשדות, ושליחה.
- מסמך חדש למיפוי - העלאת קובץ PDF (עד 25MB) ומיפוי שדות החתימה והטקסט עליו במעצב, לפני השליחה.
סוגי המסמכים והסטטוסים
סוג המסמך הוא חוזה או הצעת מחיר. הסטטוסים לאורך התהליך: טיוטה (נוצר, טרם נשלח), נשלח, נצפה (החותם פתח את הקישור), נחתם חלקית (חתם חותם אחד, ממתין לחתימת מנגד), נחתם (כל החותמים חתמו), פג תוקף, ובוטל.
מה החותם מקבל
החותם מקבל בדוא״ל קישור לעמוד חתימה ציבורי, שבו הוא רואה תצוגה של המסמך, ממלא שדות טקסט, וחותם (חתימה מצוירת או מוקלדת) במקומות שסומנו. המערכת מתעדת מתי נצפה, כמה פעמים, ומתי נחתם.
שליחה חוזרת ותזכורות
אפשר לשלוח שוב את קישור החתימה (כפתור התזכורת ברשימה). יש השהיה של דקה בין שליחות לאותו קישור, ומונה תזכורות שמתעדכן. כל תזכורת מתועדת ביומן האירועים של המסמך.
חתימת מנגד
כשנדרשת גם חתימת המשרד, מסמך שחתם עליו הלקוח עובר לנחתם חלקית ומוצג נדרשת חתימת מנגד עם כפתור חתום עכשיו. לאחר חתימת המשרד המסמך עובר לנחתם.
ניהול הרשימה
בראש הרשימה שבבי סינון מהירים (הכל, נדרשת חתימת מנגד, פג בתוך שבוע, נחתמו השבוע, טיוטות) ותיבת חיפוש לפי שם / חותם / אימייל. הטבלה מציגה מספר, שם המסמך, לקוח/חותם, סוג, שיוך לפרויקט/ליד, סטטוס, תאריך שליחה ותאריך חתימה. פעולות לכל שורה: העתקת קישור, שליחה חוזרת, ומחיקה (בסטטוסים שמאפשרים זאת - מחיקה תבטל את קישור החתימה אם נשלח). כשאין מסמכים מוצג אין עדיין מסמכים לחתימה, וכשסינון לא מחזיר תוצאות מוצג קישור איפוס פילטר.
יומן האירועים של המסמך
לכל מסמך יש יומן אירועים מלא: נוצר, נשלח, נצפה, שדה מולא, נחתם, הורד, תזכורת נשלחה, בוטל, פג תוקף, ושיוך/ביטול שיוך ליישות. כך נשמר תיעוד מסודר של כל מה שקרה עם המסמך.
תבניות המסמכים לחתימה מנוהלות דרך ניהול תבניות: שם יוצרים תבנית (חוזה / הצעת מחיר / כללי), מעלים PDF וממפים עליו שדות חתימה וטקסט (כולל שדות שמתמלאים אוטומטית מנתוני הפרויקט). ניהול התבניות דורש הרשאה מתאימה.
דוגמאות שימוש
דוגמה 1: שליחת הצעת מחיר לחתימה
השמאי בוחר שלח מתבנית, בוחר תבנית הצעת מחיר, ממלא את פרטי הלקוח ושולח. הלקוח חותם דיגיטלית, והסטטוס עובר לנחתם.
דוגמה 2: תזכורת ללקוח שלא חתם
הלקוח עדיין לא חתם. השמאי משתמש בשבב פג בתוך שבוע לאיתור המסמך ולוחץ שליחה חוזרת לתזכורת.
דוגמה 3: חוזה הדורש חתימת שני הצדדים
הלקוח חתם והמסמך עבר לנחתם חלקית. מנהל המשרד לוחץ חתום עכשיו להשלמת חתימת המנגד, והחוזה נסגר.
קשור: טפסים, מסמכים נדרשים, וסקירת כרטיס הפרויקט.