מיפוי מסמך בתוך פרויקט - גרירת שדות לפי לקוח
מדריך למיפוי מסמך חד-פעמי מתוך פרויקט או ליד: העלאת PDF עם מסמך חדש למיפוי, פלטת החותמים בפרויקט עם צ'יפ לכל לקוח, צבע ומספר לכל חותם, סינון תצוגה לפי חותם, שיוך שדה לחותם, בדיקת תקינות, חותמת ראיה, ובדיקה שלכל חותם יש איזור חתימה.
כשמסמך נכתב במיוחד לתיק - הסכם מותאם, נספח, כתב הסכמה - לא צריך לבנות תבנית. מעלים את ה-PDF מתוך הפרויקט, ממפים ושולחים. מכיוון שהמסמך כבר שייך לפרויקט, המערכת יודעת מי הלקוחות ומציעה כל אחד מהם בשמו.
העלאת המסמך
- בכרטיס הפרויקט (או בדף הליד) פותחים את הלשונית מסמכים לחתימה.
- לוחצים מסמך חדש למיפוי ובוחרים קובץ PDF (עד 25MB). במהלך ההעלאה הכפתור מציג את האחוז.
- נפתח המעצב עיצוב מסמך לחתימה. בסרגל העליון אפשר לשנות את שם המסמך.
פלטת החותמים בפרויקט
בראש הפלטה מופיע חותמים בפרויקט עם מספר הלקוחות - כרטיס לכל לקוח, לפי הסדר בפרויקט, עם שמו ותפקידו (אם הוגדר). בכל כרטיס צ'יפים לגרירה:
- שם, ת.ז., טלפון, מייל - פרטי הלקוח מודפסים במסמך מתוך המערכת. הלקוח לא צריך להקליד אותם.
- ת.ז. למילוי - תיבה שהלקוח ממלא בזמן החתימה, עם בדיקת תקינות של ת.ז. ישראלית. מתמלאת מראש בת.ז. שבתיק, והלקוח יכול לתקן.
- חתימה - איזור החתימה של הלקוח הזה, כשדה חובה עם חותמת ראיה.
גוררים צ'יפ אל המסמך - והשדה משויך לאותו לקוח בלבד. התווית נוצרת אוטומטית, למשל ״חתימה — שרה כהן״.
פלטת החותמים מופיעה רק כשלפרויקט משויכים לקוחות. במסמך בלי לקוחות ידועים השתמשו בבלוק חותמים, שזמין גם כאן.
צבע ומספר לכל חותם
לכל לקוח צבע משלו ומספר סידורי. כל שדה במסמך מקבל מסגרת בצבע של החותם שלו ותג עם המספר (שדה של הארגון מסומן א), כך שבעמוד עמוס רואים מיד של מי כל שדה.
לחיצה על שורת הכותרת של לקוח בפלטה מסננת את התצוגה: השדות של שאר החותמים מתעמעמים, ונשארים בולטים רק השדות שלו. לחיצה נוספת מחזירה את כולם.
מאפייני שדה במסמך
בנוסף למאפיינים הרגילים (תווית, עמוד, חובה, ערך אוטומטי), במעצב המסמך יש:
- חותם - למי השדה שייך: אחד הלקוחות, הארגון, או ללא שיוך (מולא ע״י המערכת). שדה ללא שיוך מודפס במסמך ואינו ניתן למילוי על ידי אף חותם. שינוי החותם מעדכן את התווית.
- ולידציה (בשדה טקסט למילוי) - ת.ז. ישראלית, טלפון, דואר אלקטרוני, מספר או תאריך. הבדיקה נאכפת גם אצל החותם וגם בשרת.
- הדפס חותמת ראיה ליד החתימה (בשדות חתימה וראשי תיבות) - שם, ת.ז., זמן מדויק, IP ומזהה חתימה בגופן קטן מתחת לאיזור.
בדיקה לפני שליחה
אם יש לקוח בפרויקט שאין לו אף איזור חתימה, הפלטה מציגה אין איזור חתימה עבור: עם שמו. לא ניתן לשלוח במצב הזה - המערכת מציגה לחותמים הבאים אין איזור חתימה. הוסיפו לו חתימה, או הסירו אותו מרשימת החותמים בשליחה.
שמירה ושליחה
- שמירה - שומר את המיפוי כטיוטה; אפשר לחזור ולהמשיך מאוחר יותר מהלשונית.
- שלח לחתימה - פותח את חלון השליחה עם החותמים של המסמך. לשליחה.
דוגמאות שימוש
דוגמה 1: הסכם לשלושה יורשים
בפרויקט שלושה לקוחות. השמאי מעלה את ההסכם, גורר את השם והת.ז. של כל אחד לפסקת הצדדים, ובעמוד האחרון את החתימה של כל אחד מתחת לשמו. כל יורש מקבל קישור ורואה רק את איזור החתימה שלו.
דוגמה 2: סעיף שנוגע ללקוח אחד
בהסכם יש סעיף ויתור שרק הלקוח השני צריך לאשר. השמאי גורר תיבת סימון, ובמאפיינים בוחר בחותם את הלקוח השני ומסמן חובה. רק הוא יתבקש לסמן.
דוגמה 3: בדיקת עמוד עמוס
בעמוד החתימות שישה לקוחות. השמאי לוחץ על כל לקוח בפלטה בתורו, ומוודא שהשדות המודגשים יושבים מתחת לשם הנכון.
חזרה לסקירת המסמכים לחתימה.