שליחת מסמך לחתימה - חותמים, ערוצים ואפשרויות

חלון שליחה לחתימה נפתח מכמה מקומות: שלח מסמך לחתימה ברשימת המסמכים, שלח מתבנית בלשונית של פרויקט או ליד, כפתור השליחה ברשימת התבניות, או שלח לחתימה במעצב מסמך חד-פעמי.

בחירת תבנית

אם החלון נפתח בלי תבנית, השלב הראשון הוא בחרו תבנית לשליחה. לכל תבנית מוצגים סוג, מספר עמודים, מספר שדות ומספר בלוקי החותמים. מופיעות רק תבניות שאפשר לשלוח - עם שדה או בלוק ממופה. אחרי הבחירה אפשר לחזור עם החלף תבנית.

שם המסמך

שם המסמך לשליחה (חובה) מופיע במייל לחותמים ובשם הקובץ בדרייב, למשל ״חוזה ליווי - יוסי כהן״.

החותמים

תחת החותמים מופיעה שורה לכל חותם: שם מלא (חובה), דוא״ל, טלפון וערוץ. מסמך אחד, קישור ייעודי לכל חותם - כל אחד חותם רק באיזור שלו, והמסמך החתום הסופי מכיל את כל החתימות.

• מילוי אוטומטי - בשליחה מתוך פרויקט או ליד, הטבלה מתמלאת מהלקוחות המשויכים, לפי הסדר (הלקוח הראשי ראשון). במסמך שמופה בתוך פרויקט, הטבלה מתמלאת מהחותמים שהשדות שויכו אליהם.
• השלמה אוטומטית - הקלדה בשם או בדוא״ל מציעה לקוחות ואנשי קשר מהמערכת, עם תג לקוח או איש קשר. בחירה בלקוח ממלאת את פרטיו ומקשרת אותו, כך שהמשתנים שלו (ת.ז., כתובת) יודפסו בשורה שלו.
• הוסף חותם / הסר חותם - הוספה והסרה של שורות. חייב להישאר חותם אחד לפחות.

ליד כל שורה מוצג הערוץ בפועל, והערה אם משהו חסר - חסר שם, מייל לא תקין, או יימסר בהעתקת קישור כשאין לחותם מייל או טלפון.

ייבוא חותמים מאקסל

לרשימה ארוכה לוחצים ייבא מאקסל ובוחרים קובץ XLSX או CSV. העמודות מזוהות לפי הכותרות - שם, מייל, טלפון, ת.ז. ותפקיד (גם בניסוחים דומים, וגם באנגלית). אחרי הייבוא מוצג סיכום:

• נוספו N חותמים מהקובץ.
• שורות שכבר קיימות ברשימה מדולגות.
• שורות עם בעיה - מייל או טלפון לא תקינים, ת.ז. שגויה, או בלי כתובת למשלוח - מסומנות באדום לתיקון.
• שורות ריקות, שורות סיכום (״סה״כ״) ושורות בלי שם מדולגות. נקראות עד 500 שורות.

נקה רשימה מוחק את כל השורות ומתחיל מחדש.

ערוץ מסירה לכל חותם

• מייל - הקישור נשלח לדוא״ל, מהכתובת הממותגת של הארגון.
• וואטסאפ - הקישור נשלח בהודעת וואטסאפ לטלפון. דורש ששליחת וואטסאפ פעילה בארגון.
• SMS - הקישור נשלח בהודעת SMS.
• קישור ידני - לא נשלחת הודעה. מעתיקים את הקישור ומוסרים אותו בעצמכם - למשל מעבירים טאבלט ללקוח במשרד.

אם הערוץ שנבחר חסר פרטים, המערכת עוברת לערוץ שיש לו פרטים: מייל בלי כתובת עובר ל-SMS אם יש טלפון; וואטסאפ או SMS בלי טלפון עוברים למייל; ובלי שניהם - קישור ידני.

אפשרויות החתימה

• אופן החתימה - במקביל (כולם מקבלים קישור מיד) או לפי סדר (כל חותם מקבל קישור פעיל רק לאחר שקודמו חתם, לפי סדר השורות).
• כל חותם רואה את חתימות קודמיו (מסומן כברירת מחדל) - מוצגות החתימה והשם בלבד. פרטים אישיים שחותם אחר מילא (ת.ז., טלפון) לעולם אינם נחשפים.
• דרוש אימות זהות בקוד חד-פעמי - לפני שתוכן המסמך מוצג, נשלח קוד לכתובת שאליה נמסר המסמך. מומלץ למסמכים רגישים, או כשיש חשש שקישור יגיע לאדם הלא נכון.
• תוקף הלינק (בימים) - ברירת מחדל 30 יום. אחרי התוקף הקישורים מפסיקים לעבוד.

נוסח ההודעה

• תבנית הודעת המייל - מופיעה כשהארגון הגדיר תבניות דיוור לבקשת חתימה. ברירת מחדל של הארגון משתמשת בנוסח המערכת או בתבנית שהוגדרה לארגון.
• הודעה אישית (אופציונלי) - עד 500 תווים, מופיעה במייל לפני כפתור החתימה. כשנבחרה תבנית מייל, ההודעה האישית לא תופיע.

תצוגה מקדימה ושליחה

תצוגה מקדימה פותחת בכרטיסייה חדשה את המסמך עם המשתנים ממולאים, כפי שהלקוח יראה. שלח לחתימה יוצר את המסמך, פורס את בלוקי החותמים לפי החותמים שבטבלה, ושולח לכל חותם את הקישור שלו.

אחרי השליחה

מוצג נשלח בהצלחה!, ובמסמך עם כמה חותמים - המסמך נשלח ל-N חותמים, כל אחד בקישור ייעודי. מתחת מופיעה רשימה עם הקישור האישי של כל חותם, להעתקה.

חותם שלא ניתן היה להגיע אליו אינו מכשיל את השליחה - המסמך יצא לשאר, והקישורים שלהם פעילים. ליד שמו מופיע מה קרה: יש למסור את הקישור ידנית, אין כתובת למשלוח, שליחת וואטסאפ אינה פעילה, או הודעת שגיאה. את הקישור שלו מעתיקים מהרשימה או מלשונית חותמים של המסמך.

דוגמאות שימוש

דוגמה 1: שליחה לבני זוג

השמאי לוחץ שלח מתבנית בפרויקט. הטבלה כבר מכילה את שני בני הזוג עם המיילים שלהם. השמאי שולח, ושניהם מקבלים קישור.

דוגמה 2: לקוח מבוגר בלי מייל

לאחד הלקוחות יש רק טלפון. השמאי בוחר לו וואטסאפ, והשאר נשארים במייל.

דוגמה 3: חתימה במשרד

הלקוח יושב במשרד. השמאי בוחר קישור ידני, שולח, מעתיק את הקישור ממסך ההצלחה ופותח אותו בטאבלט שמול הלקוח.