מעקב אחרי מסמך לחתימה - חותמים, תזכורות וחתימת מנגד

אחרי השליחה כל מסמך מופיע ברשימת המסמכים לחתימה ובלשונית של הפרויקט או הליד שלו. משם רואים בדיוק מי פתח ומי חתם, ומטפלים בכל חותם בנפרד.

רשימת המסמכים

בתפריט מסמכים לחתימה מוצגים כל מסמכי הארגון: מספר, שם, לקוח (החותם הראשון), סוג, שיוך לפרויקט או ליד, סטטוס, ותאריכי שליחה וחתימה. מעליה:

• שבבי סינון מהיר עם מונה - הכל, נדרשת חתימת מנגד, פג בתוך שבוע, נחתמו השבוע וטיוטות.
• חיפוש לפי שם / חותם / אימייל. כשסינון לא מחזיר תוצאות מופיע איפוס פילטר.

בכל שורה: העתק לינק לחתימה, שלח שוב לחותם (עם מונה התזכורות שנשלחו ומועד האחרונה) ומחק מסמך. בין שתי שליחות לאותו קישור יש המתנה של דקה.

דף המסמך

לחיצה על שורה פותחת את דף המסמך: שם, סטטוס, מספר, סוג ותאריכים, ולמעלה הכפתורים הורדה ופתח ב-Drive (אחרי החתימה) וביטול מסמך. בדף שלוש לשוניות:

• תצוגה מקדימה - המסמך עם האיזורים הממופים.
• יומן אירועים - כל מה שקרה למסמך, עם זמן, IP ודפדפן. ליומן המאומת.
• חותמים (N/M) - כמה חתמו מתוך כמה.

לשונית החותמים

שורה לכל חותם, עם חותם (שם, תפקיד, ומזהה החתימה המודפס במסמך), נמסר אל, ערוץ, סטטוס, נצפה ונחתם. הסטטוסים של חותם:

• ממתין לתורו - בחתימה לפי סדר, לפני שהגיע תורו.
• נשלח, נצפה, נחתם.
• סירב - עם הסיבה שכתב.
• בוטל - הרשאת החתימה בוטלה.
• פג תוקף.

פעולות לכל חותם

• העתק את הקישור האישי - לחותם בערוץ קישור ידני זה הכפתור הראשי, כי לא נשלחה לו הודעה.
• שלח תזכורת - שליחה חוזרת של הקישור בערוץ שלו. מתועד ביומן.
• הנפק קישור חדש - הישן יפסיק לעבוד - כשהקישור הגיע לאדם הלא נכון או הועבר הלאה. החותם מקבל קישור חדש, ומי שינסה את הישן יראה שהוחלף.
• בטל את הרשאת החתימה - הקישור של החותם מפסיק לעבוד, והמסמך יכול להסתיים בלעדיו.

הפעולות זמינות לחותם שעוד לא חתם, סירב או בוטל, ורק כל עוד המסמך פעיל. מעבר עם העכבר על כפתור נעול מסביר למה.

חתימת מנגד

כשבמסמך יש שדה חתימה של הארגון, אחרי שכל הלקוחות חתמו המסמך עובר לנחתם חלקית, ובדף המסמך מופיע הלקוח חתם - נדרשת חתימת מנגד מטעם הארגון עם הכפתור חתום ואשר (למנהלים). המנהלים מקבלים גם מייל.

1. לוחצים חתום ואשר. נפתח המסמך עם חתימות הלקוחות, והאיזורים של הארגון מסומנים.
2. לוחצים על איזור החתימה. אם הועלתה חותמת וחתימה בהגדרות המסמכים, מופיע חתימה וחותמת שמורות בארגון עם השתמש; אחרת חותמים ידנית.
3. לוחצים אשר וסיים. המסמך נחתם סופית.

סיום המסמך

כשכל החותמים (והמנגד, אם יש) חתמו, נוצר קובץ PDF חתום אחד, עם דף אישור השלמת חתימות בסופו. הקובץ נשמר בתיקיית הדרייב של הפרויקט או הליד הראשי, ונשלח במייל עם עותק מצורף. השמאי האחראי מקבל התראה לפי הגדרות ההתראות בפרופיל.

ביטול ומחיקה

• ביטול מסמך (בדף המסמך) - כל הקישורים הפעילים מושבתים ואי אפשר לחתום עוד. המסמך נשאר ברשימה בסטטוס בוטל, עם היומן המלא.
• מחק מסמך (ברשימה) - זמין לטיוטה ולמסמך שטרם הושלם; מבטל את קישור החתימה אם נשלח.

שיוך לפרויקט או ליד

בעמודה פרויקט / ליד ברשימה לוחצים על העיפרון (או שייך ליישות) כדי לפתוח שיוך מסמך ליישות. מחפשים פרויקט או ליד לפי שם, מספר או לקוח, ולוחצים שייך. למסמך יכולים להיות כמה שיוכים; אחד מהם ראשי (מסומן בכוכב), והקובץ החתום נשמר בדרייב שלו. הפיכת שיוך אחר לראשי מעבירה את הקובץ לתיקייה שלו. הסרת השיוך האחרון מחזירה את הקובץ לתיקייה הכללית של המסמכים החתומים.

פאנל הפעולות הנדרשות

בלוח הבקרה של מנהל מוצג פעולות נדרשות במסמכים לחתימה, עם אריחים שמובילים לרשימה מסוננת: ממתין לחתימת מנגד, פג בתוך שבוע ופגי תוקף לטיפול.

דוגמאות שימוש

דוגמה 1: אחד מתוך חמישה לא חתם

ארבעה דיירים חתמו. בלשונית חותמים השמאי רואה שהחמישי פתח את הקישור לפני שבוע ולא חתם, ולוחץ שלח תזכורת רק לו.

דוגמה 2: קישור שהגיע לאדם הלא נכון

לקוח מספר שהעביר את המייל לבן משפחה בטעות. השמאי לוחץ הנפק קישור חדש - הקישור שהועבר מפסיק לעבוד, והלקוח מקבל קישור חדש.

דוגמה 3: סגירת חוזה עם חתימת מנגד

שני הלקוחות חתמו, והמנהל מקבל מייל. הוא נכנס דרך נדרשת חתימת מנגד, לוחץ חתום ואשר, משתמש בחתימה השמורה של המשרד ולוחץ אשר וסיים.