ריבוי חותמים במסמך אחד - איך זה עובד

הרבה מסמכים בשמאות נחתמים על ידי יותר מאדם אחד: זוג שקונה דירה, אחים שיורשים נכס, דיירי בניין בפרויקט התחדשות, או שותפים בעסק. ב-Quicker כל אלה חותמים על אותו מסמך - לא על עותקים נפרדים.

העקרונות

• מסמך אחד, קובץ חתום אחד - בסוף התהליך נוצר PDF אחד עם כל החתימות, ונשמר בדרייב פעם אחת.
• קישור אישי לכל חותם - כל חותם מקבל קישור משלו, בערוץ שנבחר לו (מייל, וואטסאפ, SMS או קישור ידני). אפשר לבטל או להחליף קישור של חותם אחד בלי לגעת באחרים.
• כל אחד חותם רק באיזור שלו - כל שדה במסמך משויך לחותם מסוים. חותם רואה וממלא רק את השדות שלו, ולא יכול לחתום במקום מישהו אחר.
• פרטיות בין החותמים - חותם יכול לראות שאחרים כבר חתמו (חתימה ושם בלבד), אבל פרטים שהם מילאו - ת.ז., טלפון - לעולם לא נחשפים לו.
• ראיה ליד כל חתימה - מתחת לכל חתימה מודפסת חותמת ראיה עם שם, ת.ז., זמן מדויק, IP ומזהה חתימה. לראיות החתימה.

מאיפה מגיעים החותמים

כששולחים מסמך מתוך פרויקט, טבלת החותמים מתמלאת אוטומטית מהלקוחות המשויכים לפרויקט, לפי הסדר שלהם (הלקוח הראשי ראשון). אפשר להוסיף, להסיר ולערוך חותמים, להשלים מלקוחות ואנשי קשר במערכת, או לייבא רשימה מאקסל. לשליחה.

שתי דרכים למפות איפה כל אחד חותם

בלוק חותמים - כשעוד לא יודעים כמה יהיו

בתבנית, או בכל מסמך שמספר החותמים בו עשוי להשתנות, מציבים בלוק חותמים: איזור אחד בעמוד, ובו מגדירים מה תכיל שורה אחת (למשל שם, ת.ז., חתימה ותאריך). בעת השליחה הבלוק נפרס לשורה לכל חותם - שני לקוחות יקבלו שתי שורות, שבעה יקבלו שבע. למדריך הבלוק.

גרירה לפי שם - כשהלקוחות ידועים

במסמך שממפים מתוך פרויקט, המערכת כבר יודעת מי הלקוחות. בפלטה מופיע כל לקוח בשמו, עם צ'יפים לגרירה - שם, ת.ז., טלפון, מייל, ת.ז. למילוי וחתימה. גוררים את החתימה של שרה למקום שבו שרה חותמת, וזהו. למיפוי בתוך פרויקט.

חתימה במקביל או לפי סדר

• במקביל (ברירת המחדל) - כל החותמים מקבלים קישור מיד, וחותמים בכל סדר.
• לפי סדר - כל חותם מקבל קישור פעיל רק אחרי שקודמו חתם, לפי סדר השורות בטבלת החותמים. מתאים כשהסדר חשוב - למשל המוכר לפני הקונה.

חתימת מנגד של הארגון

אם במסמך יש שדה חתימה של הארגון, המשרד חותם אחרי שכל הלקוחות חתמו. חתימת המנגד אינה זמינה כל עוד יש לקוח שטרם חתם. לחתימת מנגד.

סירוב לחתום

חותם שאינו מעוניין לחתום לוחץ אינני מעוניין/ת לחתום ומציין סיבה. מכיוון שכולם חותמים על אותו מסמך, סירוב של חותם אחד עוצר את המסמך לכל החותמים: הסטטוס עובר לסורב, כל הקישורים מפסיקים לעבוד, ומנהלי המשרד מקבלים מייל עם הסיבה.

מגבלות

• עד 25 חותמים במסמך אחד.
• חתימת הארגון מתבצעת תמיד מתוך המערכת, ולא דרך קישור ציבורי.
• אחרי השליחה לא ניתן לשנות את רשימת החותמים או את המיפוי. כדי לתקן - מבטלים את המסמך ושולחים מחדש.

דוגמאות שימוש

דוגמה 1: זוג רוכשים

בפרויקט שני לקוחות. השמאי שולח את חוזה ההתקשרות מתבנית עם בלוק חותמים - המסמך יוצא עם שתי שורות חתימה, כל אחד מבני הזוג מקבל קישור למייל שלו, ובסוף בתיק נשמר חוזה אחד עם שתי חתימות.

דוגמה 2: דיירי בניין בפרויקט התחדשות

שמונה דיירים צריכים לחתום על כתב הסכמה. השמאי מייבא את רשימת הדיירים מאקסל, בוחר וואטסאפ למי שאין לו מייל, ושולח. בלשונית חותמים רואים מי פתח ומי חתם, ושולחים תזכורת רק למי שלא.

דוגמה 3: מוכר ואחריו קונה

המשרד רוצה שהמוכר יחתום ראשון. בשליחה בוחרים לפי סדר ושמים את המוכר בשורה הראשונה. הקונה מקבל את הקישור אוטומטית רק אחרי שהמוכר חתם.