פתרון תקלות במסמכים לחתימה

כפתור השליחה של תבנית נעול

מעבר עם העכבר על הכפתור מסביר:

• יש למפות שדה או בלוק חותמים לפני שליחה - פתחו את התבנית והוסיפו לפחות שדה חתימה או בלוק חותמים.
• קובץ המקור חסר בדרייב - פתחו את התבנית והעלו את ה-PDF מחדש. לשחזור קובץ.
• התבנית בארכיון - סמנו כלול תבניות בארכיון ושכפלו אותה.

"לחותמים הבאים אין איזור חתימה"

במסמך שמופה בתוך פרויקט יש לקוח בלי שדה חתימה. גררו לו חתימה מהפלטה, או הסירו אותו מטבלת החותמים בשליחה.

"שדה משויך לחותם שאינו קיים במסמך"

שדה שויך ללקוח שהוסר מהפרויקט אחרי המיפוי. במאפייני השדה בחרו חותם אחר, או מחקו את השדה.

אזהרות בבלוק החותמים

• לבלוק שויכו N חותמים אך התקרה שהוגדרה היא M - חותמים יישארו בלי שורת חתימה, והשליחה נחסמת. הגדילו את מקסימום חותמים.
• איזור בלוק N קטן מכדי להכיל שורת חותם אחת - הגדילו את המלבן, או בחרו צפיפות צפופה יותר.
• לא נמצאו חותמים עבור הבלוק - אין חותמים ברשימה. הוסיפו חותם בטבלת השליחה.
• הבלוק נפרס על N עמודים / נוספו N עמודי נספח חתימות - מידע בלבד, לא שגיאה. אם זה לא רצוי, הקטינו את הצפיפות או הגדילו את המלבן.

חותם לא קיבל את ההודעה

• בדקו בלשונית חותמים את נמסר אל ואת ערוץ - אולי הכתובת שגויה או שהערוץ עבר לקישור ידני.
• שליחת וואטסאפ אינה פעילה - הארגון לא הפעיל שליחת וואטסאפ. העתיקו את הקישור ושלחו בעצמכם.
• לחותם זה אין כתובת למשלוח - יש להעתיק את הקישור ידנית - לחותם אין מייל או טלפון.
• במייל - בקשו מהחותם לבדוק בתיקיית הספאם, ושלחו תזכורת.
• נשלחה תזכורת לפני רגע - בין שתי שליחות לאותו קישור יש המתנה של דקה.

הודעות שהחותם רואה

• הלינק פג תוקף או בוטל - הקישור פג או שהמסמך בוטל. אם המסמך עדיין פעיל, הנפיקו לחותם קישור חדש; אם לא - שלחו את המסמך מחדש.
• קישור זה הוחלף בקישור חדש שנשלח אליך - הונפק קישור חדש. החותם צריך להשתמש בהודעה האחרונה שקיבל.
• הרשאת החתימה שלך בוטלה על ידי הארגון - בוטלה הרשאת החתימה של החותם.
• המסמך בוטל בעקבות סירוב של אחד החותמים - חותם אחר סירב, והמסמך נעצר לכולם. בדקו את הסיבה בלשונית החותמים, ושלחו מחדש אם צריך.
• המסמך הושלם ונחתם על ידי כל החותמים - אין עוד מה לחתום.
• תורך לחתום יגיע לאחר חתימת ___ - המסמך נשלח לפי סדר, והחותם יקבל קישור פעיל כשיגיע תורו.
• לא נמצא מסמך - הקישור שגוי או חלקי. העתיקו אותו מחדש מלשונית החותמים.

אימות הזהות לא עובר

• תוקף הקוד פג. יש לבקש קוד חדש. - הקוד תקף 10 דקות.
• יותר מדי ניסיונות - אחרי 5 ניסיונות שגויים מבקשים קוד חדש.
• נשלח קוד לפני רגע - אפשר לבקש קוד חדש פעם בדקה.
• הקוד נשלח לכתובת שאליה נמסר המסמך. אם היא שגויה - הנפיקו קישור חדש אחרי תיקון, או בטלו ושלחו מחדש עם הכתובת הנכונה.

החותם לא מצליח לשלוח

• שדה חובה לא מלא / חתימה חסרה או לא תקינה - המונים בראש העמוד (N חתימות נותרו, N שדות נותרו) מובילים לשדה החסר.
• ת.ז. אינה תקינה (ספרת ביקורת שגויה) או ת.ז. חייבת להכיל 9 ספרות - הוגדרה בדיקת ת.ז. ישראלית. יש להקליד ת.ז. מלאה ונכונה.
• כפתור אשר ושלח נעול - בדקו שסומן אישור החתימה האלקטרונית.

ייבוא מאקסל נכשל

• לא ניתן לקרוא את הקובץ. יש לשמור אותו כ-XLSX או כ-CSV - שמרו מחדש מאקסל באחד הפורמטים.
• לא נמצאו שורות עם שם חותם בקובץ - ודאו שיש עמודת שם עם כותרת (״שם״, ״שם מלא״, ״לקוח״ וכדומה).
• שורות מסומנות באדום - תקנו את הפרטים בשורה לפני השליחה.

אין כפתור "חתום ואשר"

• חתימת מנגד זמינה למנהלים בלבד.
• היא אינה זמינה כל עוד יש לקוח שטרם חתם. בדקו בלשונית חותמים מי עוד לא חתם.
• מסמך זה כבר בתהליך חתימת מנגד - מנהל אחר חותם ממש עכשיו. המתינו רגע ורעננו.

"אין מקום לחותם נוסף במסמך הנוכחי"

במסמך שכבר נשלח אין מקום לשורת חתימה נוספת. בטלו את המסמך ושלחו מחדש עם כל החותמים. בתבניות שבהן חותמים מצטרפים לעיתים, הגדירו מראש שורות ריקות נוספות או גלישה לנספח חתימות בסוף.

המסמך הושלם אבל הקובץ לא בדרייב

אם הדרייב לא היה מחובר ברגע הסיום, הקובץ לא נשמר - אבל החתימות עצמן שמורות במערכת ואינן הולכות לאיבוד. חברו מחדש את הדרייב בחשבונות מחוברים ופנו לתמיכה להשלמת הסיום.