הגדרות מסמכים - מיתוג, פורמטים והערות קבועות

לשונית הגדרות מסמכים קובעת איך נראים המסמכים שיוצאים מהמשרד - המיתוג שלהם, תבניות להצעות מחיר, והערות קבועות שמתווספות אוטומטית. כך כל מסמך יוצא אחיד, ממותג ומקצועי. זמין למנהלים.

כותרות וחתימה

בכפתור ערוך תמונות מעלים את תמונות המיתוג של המסמכים:

• כותרת עליונה - תמונה שמופיעה בראש המסמך (למשל לוגו ונייר מכתבים).
• כותרת תחתונה - תמונה שמופיעה בתחתית המסמך (למשל פרטי קשר).
• חותמת וחתימה - תמונת חותמת או חתימה שמופיעה באזור החתימה של המסמך (מומלץ קובץ PNG שקוף).

לכותרות יש אפשרות למתוח עד קצה הדף, לתמונות שאמורות לכסות את רוחב העמוד.

פורמטים להצעות מחיר

כאן בונים תבניות מוכנות להצעות מחיר, כדי לא לכתוב כל הצעה מאפס. בכפתור הוסף פורמט נותנים שם לפורמט וכותבים את התוכן בעורך טקסט עשיר. אפשר לשבץ משתנים דינמיים שמתמלאים אוטומטית מנתוני הפרויקט - למשל גוש, חלקה, סוג הנכס, שם הלקוח, סוג השומה, פירוט המחירים, וסכומי הביניים והמע״מ. כל פורמט מופיע ברשימה וניתן לעריכה.

הערות קבועות במסמכים

בכפתור ערוך הערות מגדירים טקסט שמתווסף אוטומטית לתחתית סוגי מסמכים מסוימים:

• הערה קבועה במסמך חשבון שכ״ט - למשל פרטי אמצעי תשלום או פרטי חשבון להעברה.
• הערה קבועה במסמך הצעת מחיר - למשל תוקף ההצעה (לדוגמה: ההצעה תקפה ל-30 יום).

ההערות נשמרות פעם אחת ומופיעות אוטומטית בכל מסמך מהסוג המתאים.

מי יכול לערוך

הלשונית זמינה למנהלים (הרשאת שינוי הגדרות ארגון). שמירת כל מקטע מתבצעת בכפתור השמירה שלו.

דוגמאות שימוש

דוגמה 1: מיתוג חוות הדעת

המנהל מעלה כותרת עליונה עם הלוגו, כותרת תחתונה עם פרטי הקשר, וחותמת וחתימה - ומעתה כל מסמך יוצא ממותג.

דוגמה 2: תבנית הצעת מחיר חוזרת

המשרד מגדיר פורמט הצעת מחיר עם משתנים דינמיים, וכל הצעה חדשה נוצרת מוכנה עם נתוני הפרויקט.

דוגמה 3: תנאי תשלום אחידים

המנהל מזין הערה קבועה במסמך חשבון שכ״ט עם פרטי החשבון לתשלום, וכל חשבון יוצא נושא אותם.