חשבונות מחוברים (ארגון) - אחסון, דואר, יומן, חשבוניות וסליקה
מדריך ללשונית חשבונות מחוברים ברמת הארגון ב-Quicker (/settings/linked-accounts): חיבור אחסון בענן (Google Drive/OneDrive), דואר (Gmail/Outlook) ומצבי שליחה, יומן, ספק חשבוניות וספק סליקה - מה כל חיבור מפעיל במערכת.
לשונית חשבונות מחוברים (ברמת הארגון) היא המקום שבו מחברים את כל השירותים החיצוניים שהמשרד עובד איתם - אחסון בענן, דואר, יומן, ספק חשבוניות וספק סליקה. כל חיבור כאן מפעיל יכולת מסוימת במערכת. זמין למנהלים.
זו רמת הארגון (משותפת לכל המשרד). לכל משתמש יש גם חשבונות מחוברים אישיים שלו (יומן ודואר אישי) - ראו הגדרות הפרופיל.
אחסון בענן
Google Drive או OneDrive (אחד פעיל בכל רגע). זהו הבסיס לעבודה עם קבצים: כל תיקיות הפרויקטים, המסמכים והקבצים נשמרים ומסונכרנים בענן המחובר. מחברים בכפתור חיבור חשבון. יש גם כלי תחזוקה לסנכרון התיקיות (תקן פערי תיקים, סרוק מחדש, דוחות). חיבור מחדש של הדרייב מתבצע בסיוע התמיכה.
דואר
Gmail או Outlook (אחד פעיל). זו תיבת הדואר של המשרד - דרכה נשלחים הצעות מחיר, חשבוניות והתראות, ובה מתנהלת תיבת הדואר. אפשר לבחור מצב שליחה:
- כל משתמש שולח מהתיבה שלו.
- תיבה ארגונית אחת - עם שם השולח.
- תיבה ארגונית אחת - תמיד בשם הארגון.
בכפתור הגדרות מייל מגדירים גם: שם השולח, כתובת להשבה (Reply-To), גופן ברירת מחדל, חתימות (אישית, חתימת ברירת מחדל של הארגון, ותמונת חתימה), שליחה דרך שרת המערכת כשאין תיבה מחוברת, וקבלת מיילים נכנסים (רק תשובות לשרשור שהתחיל במערכת, או גם הודעות חדשות משולחים מוכרים). יש גם בדיקת חיבור.
יומן
יומן Google או יומן Outlook - לסנכרון ביקורי נכס ואירועי פרויקט ליומן. מחברים בכפתור חיבור יומן. (מוצג רק כשהארגון מוגדר לעבוד עם יומן ארגון; במצב יומן משתמש כל שמאי מחבר את היומן שלו בפרופיל.)
אחרי החיבור, כפתור הגדרות סנכרון פותח את בחירת יומן היעד (אפשר לכוון ליומן ספציפי ולא לראשי) ואת הסנכרון הדו-כיווני, שמחזיר שינויים מהיומן חזרה למערכת. ראו סנכרון יומן Google / Outlook.
ספק חשבוניות
חיבור ספק להפקת חשבוניות וקבלות אוטומטית מתוך המערכת (אחד פעיל). הספקים הנתמכים: Morning (חשבונית ירוקה), EasyCount, ריווחית, Sumit וiCount. החיבור נעשה בהזנת מפתחות ה-API של הספק (לכל ספק שדות משלו - מפתח API, קוד סודי, מזהה חברה וכו׳). ראו את זרימת ההפקה בגביה ותשלומים.
ספק סליקה
חיבור ספק סליקה מפעיל גביה בכרטיס אשראי וקישורי תשלום ללקוח. הספקים: Max, iCredit וTranzila. החיבור בהזנת פרטי הספק (מפתח API, מספר מסוף וכו׳).
הספקים המחוברים מוצגים גם בלשונית גביה ותשלומים, שבה נמצאות גם ההגדרה לשליחת החשבונית ללקוח במייל לאחר תשלום בכרטיס וברירת המחדל למע״מ.
הורדות תוכנה
באותו עמוד מרוכזות גם הורדות שימושיות: Quicker Desktop וQuicker Assistant, אפליקציות שולחן העבודה של Google Drive ו-OneDrive, ו-AnyDesk לתמיכה מרחוק.
מנגנון החיבור והסטטוס
חשבונות Google ו-Microsoft (דרייב, דואר, יומן) מתחברים בOAuth - לחיצה על כפתור מפנה להתחברות מאובטחת. ספקי חשבוניות וסליקה מתחברים בהזנת מפתחות בטופס ייעודי. ליד כל חשבון מוצג סטטוס: מחובר, בבדיקה, או שגיאה בחיבור / דורש חיבור מחדש. ניתוק או הסרה זמינים מתפריט החשבון (עם אישור).
חיבור החשבונות הוא חלק מהקמת המשרד. ראו התחלת העבודה ב-Quicker לסדר ההקמה המומלץ.
דוגמאות שימוש
דוגמה 1: הפעלת אחסון הקבצים
בהקמת המשרד, המנהל מחבר את Google Drive של המשרד - ומעתה כל קבצי הפרויקטים נשמרים ומסונכרנים בענן.
דוגמה 2: הפקת חשבוניות אוטומטית
המנהל מחבר ספק חשבוניות (למשל Morning) בהזנת מפתחות ה-API - ומעתה אפשר להפיק חשבוניות וקבלות ישירות מהפרויקט.
דוגמה 3: גביה בכרטיס אשראי
לאחר חיבור ספק סליקה, המשרד יכול לשלוח ללקוח קישור תשלום ולגבות באשראי מתוך לשונית הגביה.