תיבת הדואר - מרכז ההודעות של המשרד

תיבת הדואר היא מרכז ההודעות הכלל-ארגוני: היא מרכזת במקום אחד את כל תכתובות הדואר של המשרד - מכל הפרויקטים, הלידים, ושיחות שעדיין לא שויכו. מגיעים אליה מפריט תיבת דואר בתפריט הצד.

כניסה והתראה

הכניסה דרך תיבת דואר בתפריט הצד. לצד הפריט מופיעה תגית אדומה עם מספר ההודעות שלא נקראו, כך שרואים מיד כשהגיעה תכתובת חדשה.

מבנה המסך

המסך בנוי בשני חלקים: רשימת השיחות בצד אחד, ותצוגת השיחה הנבחרת בצד השני. בראש המסך יש מתג היקף:

• שלי - השיחות של המשתמש המחובר (מצב ברירת המחדל).
• כל הארגון - כל השיחות בארגון (למנהלים בלבד).

רשימת השיחות

כל שורה היא שרשור שיחה ומציגה: שם השולח/המשתתפים, נושא ההודעה, תקציר ההודעה האחרונה, התאריך, סימון אם ההודעה האחרונה התקבלה, ותגית של הפרויקט או הליד המקושר. שיחה שטרם שויכה מסומנת בממתין לשיוך, ושיחה שלא נקראה מסומנת בנקודה. לחיצה על שורה פותחת את השיחה; לחיצה על תגית הפרויקט/ליד מנווטת אליו.

קריאת שיחה

בתצוגת השיחה מוצגות ההודעות בשרשור, כל אחת עם סימון התקבל או נשלח, התאריך, הנמענים, והתוכן. קבצים מצורפים ניתנים להורדה או לתצוגה מקדימה (תמונות ו-PDF). בראש השיחה: השב, שייך (אם טרם שויכה), ומחק שרשור (מחיקה מהמערכת בלבד, לא מתיבת הדואר המקורית).

כתיבת הודעה חדשה

כפתור הודעה חדשה פותח את חלון הכתיבה:

• אל ועותק (CC) - חיפוש לקוח או איש קשר, או הקלדת כתובת דוא״ל ישירות.
• נושא.
• תוכן - עורך טקסט עשיר (הדגשה, רשימות, קישור ועוד).
• צרף קובץ - העלאת קבצים (עד 25MB), כולל גרירה ושחרור.
• חתימה - חתימת הארגון מתווספת אוטומטית, וניתן לכלול או להשמיט אותה.

בסיום לוחצים שליחה. ההודעה נשלחת דרך חשבון הדואר המחובר.

מענה לשיחה

כפתור השב פותח חלון מענה זהה לכתיבה, כשהנמענים כבר ממולאים ממשתתפי השיחה. ההודעה נשמרת באותו שרשור.

שיוך שיחה לפרויקט או ליד

שיחות נכנסות מזוהות אוטומטית לפי כתובת השולח, אך לעיתים נדרש שיוך ידני. לחיצה על שייך (או על תגית ממתין לשיוך) פותחת את חלון שיוך הודעה עם מועמדים - פרויקטים ולידים שתואמים לכתובת השולח. בחירת מועמד מקשרת את השיחה אליו, ומאז היא מופיעה גם בלשונית ההודעות של אותו פרויקט.

חיבור לחשבון דואר

תיבת הדואר עובדת עם חשבון Gmail או Outlook שמחובר לארגון. אם קבלת הדואר הנכנס מושבתת, מוצגת הודעת קבלת מיילים מושבתת - עדיין אפשר לכתוב ולשלוח, אך לא להיכנס דואר נכנס. חיבור והגדרת הדואר נעשים בהגדרות ← חשבונות מחוברים (ראו התחלת העבודה ב-Quicker).

מנהל מול משתמש רגיל

מצב הקריאה (נקרא/לא נקרא) הוא אישי לכל משתמש. משתמש רגיל רואה את השיחות שלו (שלי); מנהל יכול לעבור לכל הארגון ולראות את כל השיחות, וגם להפעיל סנכרון דואר יזום.

מצבים ריקים

כשאין שיחות מוצג אין הודעות עדיין, וכשלא נבחרה שיחה מוצג בחרו שיחה להצגה.

דוגמאות שימוש

דוגמה 1: מבט על כל ההתכתבות במקום אחד

במקום לעבור פרויקט-פרויקט, השמאי פותח את תיבת דואר ורואה את כל השיחות האחרונות, עם תגית הפרויקט או הליד של כל אחת.

דוגמה 2: שיוך הודעה שהגיעה ללא זיהוי

הגיעה הודעה מלקוח חדש המסומנת ממתין לשיוך. השמאי לוחץ שייך, בוחר את הפרויקט המתאים, ומעתה ההתכתבות מקושרת לפרויקט.

דוגמה 3: מבט ניהולי על כלל הארגון

מנהל עובר לכל הארגון כדי לעקוב אחר התכתבויות של כל הצוות במקום אחד.