תבניות פריסת תשלומים - מקדמה, יתרה וגבייה אוטומטית לפי שלב
מדריך לתבניות פריסת תשלומים: הגדרת חלוקה קבועה (אחוזים ומועדים), שיוך תשלום לשלב בתהליך העבודה, הצעת תבנית לפי פריט, הפעלה בחלון הפיצול, וחיבור לפעולה 'הפקת קישור לתשלום' לגבייה אוטומטית מקצה לקצה.
תבנית פריסה היא חלוקה קבועה של מרכיב מחיר לתשלומים, שמגדירים פעם אחת ומפעילים בלחיצה. למשל: 30% מקדמה בפתיחת התיק, 70% במסירת השומה. כשתשלום בתבנית משויך לשלב בתהליך העבודה, תאריך הגבייה שלו נקבע מעצמו כשהשלב מבוצע, ומשם קישור התשלום יכול לצאת ללקוח אוטומטית.
יצירת תבנית
בהגדרות ← גביה ותשלומים ← תבניות פריסת תשלומים לוחצים תבנית פריסה חדשה:
- שם התבנית - למשל "מקדמה 30% ויתרה במסירה".
- התשלומים - בין 2 ל-12. לכל תשלום יש אחוז ומועד גבייה, אחד מאלה:
- לפי תאריך - מספר חודשים אחרי התאריך הראשון שנבחר בפיצול (0 = התאריך הראשון עצמו).
- עם ביצוע שלב בתהליך - שלב מתהליך העבודה, ועוד מספר ימים (0 עד 365). מוצג כשלארגון מוגדר תהליך.
- ללא תאריך.
תשלום נוסף מוסיף שורה, חלוקה שווה מחלק את האחוזים שווה בשווה, והסיכום מראה אם הגעתם ל-100%. אי אפשר לאשר תבנית שלא מסתכמת ל-100%.
הצעת תבנית לפריט
בחלון של פריט בקטלוג, השדה תבנית פריסה מוצעת בפיצול לתשלומים בוחר תבנית שתיבחר מראש כשמפצלים מרכיב של אותו פריט.
שימוש בתבנית
בעורך מרכיבי המחיר לוחצים ✂ בשורת המרכיב.
בוחרים תבנית פריסה, או שהיא כבר נבחרה לפי הפריט. מספר התשלומים, האחוזים, המועדים והשלבים מתמלאים.
בוחרים תאריך תשלום ראשון, שממנו נספרים התשלומים שנקבעים לפי תאריך.
לוחצים פיצול ל-N תשלומים, ואחר כך שמירה בעורך.
תשלום שמשויך לשלב מוצג בטבלת הפיצול כבשלב "...", ובמרכיב שנוצר מופעלת אוטומציית הגבייה (⚡) לאותו שלב. לפיצול לתשלומים.
גבייה אוטומטית מקצה לקצה
שיוך תשלום לשלב קובע רק את תאריך הגבייה שלו. כדי שעם ביצוע השלב יישלח ללקוח גם קישור לתשלום, מוסיפים לאותו שלב בשלבי הביצוע את הפעולה הפקת קישור לתשלום, ובוחרים בה בשדה הסכום לגבייה את מרכיבי המחיר המקושרים לשלב זה. בפעולה מגדירים גם:
- סוג המסמך שיופק לאחר התשלום - חשבונית מס קבלה או קבלה.
- תיאור התשלום - למשל "מקדמה".
- שליחת הקישור ללקוח במייל - אחרת הקישור נוצר וזמין להעתקה ממסך התקבולים.
נוצר קישור נפרד לכל לקוח בתיק, לפי מרכיבי המחיר המשויכים אליו, ולעולם לא מעבר ליתרה שטרם שולמה. נדרש ספק סליקה מחובר.
שתי החוליות נחוצות: תשלום שמשויך לשלב, ובאותו שלב פעולת קישור לתשלום עם "מרכיבי המחיר המקושרים לשלב זה". אם חסרה אחת מהן, לא ייצא קישור לתשלום.
ארכוב ושלבים שנמחקו
- תבנית שכבר לא בשימוש מעבירים לארכיון. פריטים שהציעו אותה מפסיקים להציע.
- אם שלב שתבנית משויכת אליו נמחק מהתהליך, ליד התבנית מוצג סימן אזהרה, ובחלון התבנית מופיע השלב שהיה מקושר כבר לא קיים - בחרו שלב אחר. תשלום כזה ייווצר בלי אוטומציה.
דוגמאות שימוש
דוגמה 1: מקדמה בפתיחה ויתרה במסירה
המשרד מגדיר תבנית: 30% בשלב "פתיחת תיק" ו-70% בשלב "מסירת שומה", ובשני השלבים פעולת הפקת קישור לתשלום עם "מרכיבי המחיר המקושרים לשלב זה" ושליחה במייל. בכל פרויקט השמאי מפצל את שכר הטרחה לפי התבנית, והלקוח מקבל כל קישור תשלום בזמן.
דוגמה 2: שלושה תשלומים חודשיים קבועים
תבנית של שלושה תשלומים שווים, לפי תאריך: 0, 1 ו-2 חודשים. בחלון הפיצול בוחרים תאריך ראשון, והמועדים מתמלאים.
דוגמה 3: תבנית שמוצעת לפריט
לפריט "שומה לבית משפט" מוגדרת התבנית המוצעת "מקדמה 50%". בכל פיצול של מרכיב כזה התבנית כבר בחורה, ואפשר לשנות אותה במקרה מיוחד.
חזרה לסקירת קטלוג הפירוטים.