הוספת ליד חדש - האשף, מילוי מהודעה והתראות

טופס ליד חדש בנוי כמו אשף הקמת פרויקט, בשלושה שלבים: פרטי לקוח, פרטי נכס ותשלום והערות. עוברים ביניהם בהמשך וחזרה אחורה, ושומרים בשמירה. בזמן ההקלדה המערכת בודקת אם הלקוח, הליד או הנכס כבר מוכרים במשרד, ומציגה הודעה קצרה.

מילוי מהודעה

בראש השלב הראשון יש קישור מילוי מהודעה (מייל, וואטסאפ או הפניה). מדביקים את ההודעה של הלקוח או את ההפניה מהבנק, ולוחצים מילוי השדות. המערכת מוצאת בטקסט את מה שאפשר, למשל שם, טלפון, דוא״ל, ת.ז., כתובת, גוש וחלקה, סוג השומה וסוג הנכס, ומציגה כמה שדות מולאו.

השדות שמולאו כך מסומנים בצבע, כדי שתבדקו אותם. שום דבר לא נשמר עד שלוחצים שמירה.

שלב 1: פרטי לקוח

השדות: שם לקוח, מ. זהות / ח.פ. (כשהארגון ביקש), טלפון, דואר אלקטרוני, כתובת למשלוח דואר, טלפון נוסף, ערוץ פנייה ותיאור. צריך למלא לפחות טלפון, שם או כתובת.

הצעות בזמן ההקלדה

כשמקלידים שם, ת.ז., טלפון או דוא״ל, נפתחת רשימה של לקוחות קיימים ולידים קודמים שמתאימים:

• בחירה בלקוח קיים ממלאת את פרטי הקשר שלו ומקשרת אליו את הליד.
• בחירה בליד קודם ממלאת את פרטי הקשר מאותו ליד.

הודעות על פרטים מוכרים

• יש ליד פתוח עם אותם פרטים - עם מספר הליד, הסטטוס והשמאי שמטפל בו. מעבר לליד הקיים חוסך כפילות, והמשך כליד חדש ממשיך בכל זאת.
• ... כבר לקוח במשרד - עם מספר הפרויקטים שלו. קישור ללקוח מחבר את הליד לכרטיס הלקוח, וכשהליד יהפוך לפרויקט לא ייווצר לקוח כפול. אפשר גם התעלמות, ואחרי קישור - ביטול קישור.

שלב 2: פרטי נכס

הכתובת: עיר, רחוב, שכונה, מספר, דירה, גוש, חלקה, תת חלקה, מגרש ולפי תב״ע. אחרי עיר, רחוב ומספר, המערכת משלימה גוש, חלקה ותת חלקה ומאתרת את מיקום הנכס.

בהמשך השלב: סוג נכס, סוג שומה, גורם מפנה (ואיתו מספר תיק אצל הגורם המפנה, או מספר הפניה רמ״י כשהגורם הוא רשות מקרקעי ישראל), מטרת השומה, שימוש בנכס, ושמאי אחראי כשיש במשרד כמה שמאים.

עבודות קודמות בנכס

אם למשרד יש פרויקט קודם באותה כתובת או באותו גוש וחלקה, מוצגת הודעה כבר טיפלנו בנכס הזה (אותה דירה או תת חלקה) או כבר טיפלנו בבניין, עם מספר הפרויקט, החודש, סוג השומה והשמאי. פרויקט שאין לכם הרשאה לפתוח מוצג במספר בלבד.

שמאי אחראי ושיוך אוטומטי

כשהארגון הגדיר כללי שיוך, מסומן שיוך אוטומטי והשדה מראה "ישויך אוטומטית לפי כללי השיוך". מורידים את הסימון כדי לבחור שמאי בעצמכם. בלי כללי שיוך, הליד משויך כברירת מחדל למי שפתח אותו.

שלב 3: תשלום והערות

• פרטי תשלום - מרכיבי מחיר, כמו בפרויקט. כשיש לארגון קטלוג פירוטים, המרכיב הראשון כבר מלא.
• צעד הבא - מה עושים (ברירת מחדל: להתקשר) ומתי: בעוד שעתיים, מחר 09:00, בעוד 3 ימים, או תאריך אחר.
• השיחה עם הלקוח מתקיימת עכשיו - מופיע כשערוץ הפנייה הוא טלפון. מסמנים כשאתם באמצע שיחה: השיחה תתועד ביומן הפעילות, והליד יעבור ישר ל"בטיפול".
• הערות.

בשמירה נפתח דף הליד. מי שרואה תשלומים יכול ללחוץ שמירה והפקת הצעת מחיר ולעבור ישר להפקת הצעה.

עריכת ליד קיים

בדף הליד, עריכת פרטי ליד פותח את אותו אשף. בעריכה אין מילוי מהודעה, שמאי אחראי וצעד הבא: את אלה משנים בדף הליד עצמו.

דוגמאות

פנייה בוואטסאפ

לקוחה כותבת: "שלום, אני צריכה שומה למשכנתא לדירה ברחוב הרצל 12 ברמת גן, דירה 4. טלפון 052-1234567". השמאי מעתיק את ההודעה, פותח ליד חדש, מדביק במילוי מהודעה ולוחץ מילוי השדות. הטלפון, הכתובת וסוג השומה נכנסים לשדות, הוא בוחר ערוץ "וואטסאפ" ושומר.

לקוח חוזר

בזמן הקלדת הטלפון מופיעה ההודעה "... כבר לקוח במשרד · 3 פרויקטים". השמאי לוחץ קישור ללקוח, וכשהליד יהפוך לפרויקט הוא יתחבר לכרטיס הקיים.