יומן הפעילות ותיעוד בוואטסאפ
יומן הפעילות בדף הליד: תיעוד שיחה, הערה או הודעת וואטסאפ, הכפתור תעד ושלח שרושם ביומן ופותח את הוואטסאפ עם הטקסט, איזה תיעוד נחשב מענה ללקוח, מה נרשם לבד, סינון היומן, ועריכה ומחיקה של רישום.
יומן פעילות בלשונית פרטי ליד מראה כל מה שקרה בליד, מהחדש לישן: שיחות, הודעות, הצעות שנשלחו, שינויי סטטוס ומשימות. בראש היומן יש תיבה לתיעוד.
תיעוד: שיחה, הערה או וואטסאפ
בוחרים בראש התיבה מה מתעדים, כותבים, ולוחצים על הכפתור שמתחת:
- שיחה - בוחרים שיחה יוצאת או נכנסת, ומסמנים לא נענתה אם לא ענו. כותבים מה עלה בשיחה (לא חובה) ולוחצים הוספת תיעוד. אם לליד אין צעד הבא, נפתח מיד חלון לקביעת הצעד הבא.
- הערה - טקסט חופשי, בהוספת הערה.
- וואטסאפ - ההודעה ללקוח, או מה נכתב בוואטסאפ.
תעד ושלח בוואטסאפ
כשבוחרים וואטסאפ ולליד יש טלפון, מופיעים שני כפתורים:
- תעד ושלח (ירוק) - שומר את ההודעה ביומן, ופותח את הוואטסאפ בצ׳אט של הלקוח, עם הטקסט כבר כתוב. נשאר רק לשלוח בוואטסאפ.
- הוספת תיעוד - רק רושם ביומן. מתאים להודעה שכבר נשלחה מהטלפון.
בדף הליד, ביומן פעילות, בוחרים וואטסאפ.
כותבים את ההודעה, למשל "שלום, מצורפת הצעת המחיר לשומה. אשמח לשמוע אם יש שאלות".
לוחצים תעד ושלח. הוואטסאפ נפתח בחלון חדש, עם ההודעה.
שולחים בוואטסאפ. ביומן נרשם "וואטסאפ נשלח" עם הטקסט.
Quicker לא שולח את ההודעה בעצמו: השליחה נעשית מהוואטסאפ שלכם, במחשב או בטלפון. הקישור נבנה מהטלפון של הליד, ומספר ישראלי שמתחיל ב-0 מקבל קידומת 972. אם המספר לא מתאים לוואטסאפ מוצגת הודעה, ושום דבר לא נפתח. אם הוואטסאפ נפתח והשמירה ביומן נכשלה, הטקסט נשאר בתיבה, ואפשר לשמור שוב בהוספת תיעוד.
איזה תיעוד נחשב מענה
שיחה (גם כזו שלא נענתה), וואטסאפ ומייל ללקוח הם מענה, וכך גם הצעת מחיר או מסמך לחתימה שנשלחו. בליד חדש הם עוצרים את שעון המענה, והליד עובר לבד לבטיפול. הערה לא נחשבת מענה, וגם לא מייל אוטומטי "קיבלנו את פנייתך". על השעון: הצעד הבא וזמן המענה.
מה נרשם לבד
- הליד נוצר, עם הערוץ, ושם כלל השיוך כשהליד שויך לפי כלל.
- שינוי סטטוס: מאיזה סטטוס לאיזה. כשזה קרה לבד כתובה הסיבה, למשל "אוטומטית, הצעת מחיר נשלחה".
- השהיה, סגירה וחזרה לטיפול.
- שינוי השמאי האחראי, ועריכת פרטי הליד (אילו שדות השתנו).
- הצעות מחיר, דרישות תשלום ומסמכים לחתימה שנשלחו, ומסמך שנחתם.
- מיילים שהתקבלו ונשלחו, עם קישור ללשונית הודעות.
- מסמך שהתקבל, וקובץ שהועלה בפורטל.
- צעד הבא שנקבע וצעד שבוצע.
- תוויות שנוספו והוסרו.
- "עבר יעד המענה", כשליד חדש חיכה יותר מהיעד.
- הפיכה לפרויקט או שיוך לפרויקט קיים, עם קישור לפרויקט.
- שכפול, עם קישור לליד המקורי.
ליד כל רישום מופיעים התאריך, השעה ומי ביצע. מה שקרה בלי אדם מאחוריו מסומן "אוטומציה", "פורטל" או "API".
סינון היומן
בכותרת היומן בוחרים מה להציג: כל הפעילות, תקשורת, מסמכים ותשלומים, או שינויים ומשימות. ביומן ארוך, טען עוד מביא רישומים ישנים יותר.
עריכה ומחיקה
הערות, שיחות, הודעות וואטסאפ, מיילים ופגישות שתועדו ביד אפשר לערוך או למחוק, מהקישורים שליד התאריך. כל אחד יכול לערוך את מה שהוא תיעד, ומי שרואה את כל הלידים יכול לערוך גם רישומים של אחרים. רישומים שהמערכת יצרה לא נערכים.
אחרי שהליד הפך לפרויקט, היומן נשאר בליד לקריאה, ואין בו תיבת תיעוד. את ההמשך מתעדים בפרויקט.
חזרה לסקירת הלידים.