הגדרות הלידים

בהגדרות ← לידים קובעים איך לידים עוברים במשרד: הסטטוסים, הסיבות לסגירה, יעד המענה, מי מקבל ליד חדש, ומה המערכת עושה לבד. ההגדרות חלות על כל המשתמשים בארגון.

סטטוסים

לכל סטטוס: צבע, שם, סוג ותזכורת אחרי מספר ימים.

• סטטוסי המערכת - חדש, בטיפול, הצעה נשלחה, אושר, הפך לפרויקט, מושהה ולא התקדם. אפשר לשנות להם שם וצבע בלבד, ולא למחוק.
• סדר - גוררים את הסטטוסים הפתוחים לסדר הרצוי. "חדש" תמיד ראשון, וסטטוסי הסיום תמיד אחרי הפתוחים.
• סטטוס פתוח נוסף - למשל "ממתין למסמכים". סטטוס שהוספתם אפשר למחוק.
• הסתרה - לבטיפול, הצעה נשלחה ואושר. סטטוס מוסתר לא מופיע בלוח, והמערכת לא מעבירה אליו לבד.
• תזכורת אחרי - מסמנת ליד ששוהה בסטטוס יותר מדי ימים. בחדש מופיע במקומה "יעד המענה", ובמושהה - "בתאריך החזרה".

סיבות שליד לא התקדם

הרשימה שמוצגת כשסוגרים ליד, וממנה נבנה הדוח "למה לידים לא התקדמו". מוסיפים בסיבה נוספת. סיבה שכבר בשימוש עדיף להסתיר מאשר למחוק, כדי שהלידים שנסגרו בה ימשיכו להיספר.

ערוצי פנייה

איך הלקוח פנה: טלפון, וואטסאפ, דוא״ל, אתר, פורטל יועצים, API, הפניה אישית, וערוצים שתוסיפו בערוץ נוסף. הערוצים אתר, פורטל יועצים ו-API משמשים את המערכת, ולכן אפשר להסתיר אותם אבל לא למחוק. "גורם מפנה" נשאר שדה נפרד: הוא מי שהפנה, והערוץ הוא הדרך.

זמני תגובה ושעות פעילות

• יעד מענה ראשון - חצי שעה, שעה, שעתיים (ברירת המחדל), 4 שעות, יום עבודה או יומיים.
• שעות פעילות - לכל יום בשבוע: פתוח מ-עד, או סגור. ברירת המחדל: א׳-ה׳ 08:00-18:00, ו׳ 08:00-13:00, שבת סגור.

השעון סופר רק שעות פעילות. במחצית היעד הליד מסומן בענבר, ובחריגה באדום ונשלחת התראה לשמאי. בפעמיים היעד - גם למנהלים. ראו הצעד הבא וזמן המענה.

שיוך אוטומטי

מי מקבל ליד חדש כשלא נבחר שמאי: ליד מהטופס (כשמסומן שיוך אוטומטי), מהפורטל, מה-API ומטופס האתר.

• כללים - "כאשר [סוג שומה / עיר / גורם מפנה / ערוץ / סוג נכס] הוא אחד מ: ..." ו"שייך ל: ..." שמאי אחד או כמה. מוסיפים בכלל נוסף.
• הכללים נבדקים לפי הסדר, והראשון שמתאים קובע. כשבכלל יש כמה שמאים, הליד עובר למי שקיבל ממנו ליד הכי מזמן.
• כשאף כלל לא מתאים - בוחרים שמאים, והלידים יחולקו ביניהם בתורות. בלי שמאים בוחרים אחת משתיים: ללא שיוך (הליד מופיע ב"ממתינים לשיוך", וכשהוא הגיע מהאתר או מה-API המנהלים מקבלים התראה), או מי שקלט את הליד, כשמשתמש קלט אותו במערכת.

ביומן הפעילות של ליד שויך לפי כלל כתוב שם הכלל. מי שמקבל ליד חדש מקבל התראה "ליד חדש שויך אליך", אלא אם הוא זה שקלט אותו.

מעקב אוטומטי

• קידום סטטוס לבד - הצעה או מסמך לחתימה שנשלחו מעבירים ל"הצעה נשלחה", ומסמך שנחתם ל"אושר". אף פעם אחורה, ואף פעם לא בליד סגור או מושהה.
• לכל ליד חדש נקבע צעד הבא "להתקשר", עד יעד המענה.
• משימת "מעקב הצעה" אחרי שליחת הצעה - בלי משימה אוטומטית, או אחרי יום עבודה, 2 ימי עבודה (ברירת המחדל), 3 ימי עבודה או שבוע עבודה.
• סיכום לידים בבוקר - ב-07:30, א׳ עד ו׳: חדשים שממתינים, לידים בלי צעד הבא, והצעות שממתינות. הצעדים של היום מגיעים במייל המשימות של 07:00.

הודעות ללקוח

מיילים שיוצאים ללקוח לבד. שניהם כבויים עד שתפעילו אותם:

• מייל "קיבלנו את פנייתך" - מיד כשליד נכנס, כשיש ללקוח כתובת מייל. לא נשלח ללידים שיובאו מאקסל.
• תזכורת ללקוח על הצעה שלא נענתה - אחרי יומיים, 3 ימים, 5 ימים או שבוע בסטטוס "הצעה נשלחה". נשלחת פעם אחת לכל ליד.

את הנוסח קובעים בתבניות להודעות, באירועים אישור קבלת פנייה ותזכורת להצעת מחיר (הודעות אוטומטיות של המערכת). בלי תבנית נשלח נוסח קצר של המערכת. המייל יוצא מתיבת הדואר של המשרד כשהיא מחוברת, ומופיע בלשונית ההודעות של הליד.

טופס לידים לאתר

טופס "השאירו פרטים" לאתר של המשרד, עם קוד להטמעה. ראו טופס לידים לאתר.

תוויות ומספור

תחילת מספור ללידים ותוויות הלידים. אלה אותן הגדרות שמופיעות באפשרויות בחירה, כאן כדי שיהיו במקום אחד.