בניית תבנית מסמך בתוך Word
מדריך לבניית תבניות המסמכים של הארגון מתוך Word: מהו מיפוי משתנה, הוספת משתנים למסמך, לשונית המיפויים עם תצוגה מקדימה וזיהוי ביטויים, עבודה עם תבניות קיימות ותבניות מערכת, ושמירת התבנית לקוויקר.
בניית תבניות הופכת מסמך Word רגיל לתבנית של הארגון: מסמנים במסמך איפה יישבו נתוני הפרויקט - כתובת, גוש וחלקה, שווי, תמונות - ושומרים כפורמט. מכאן והלאה אפשר להפיק ממנו דוח לכל פרויקט, מהמערכת או מהתוסף.
היכן: כפתור Quicker בלשונית בית ← כרטיס 📄 בניית תבניות. הכלי זמין למנהלי משרד בלבד; למשתמש ללא הרשאת ניהול הכרטיס אינו מוצג.
הרעיון: מיפוי הוא סימון חי במסמך
כשמוסיפים משתנה, התוסף עוטף את המקום במסמך בסימון - פקד תוכן של Word שנראה כמו שדה מסומן ומכיל את שם השדה. הסימון הוא חלק מהמסמך: אפשר לעצב אותו, להזיז אותו ולמחוק אותו כמו כל טקסט.
בנוסף, התבנית נושאת את עצמה: כל המידע על המיפויים נשמר בתוך קובץ ה-docx. לכן אפשר לשלוח את הקובץ לעמית, לפתוח אותו במחשב אחר עם התוסף - והכל ימשיך לעבוד.
לפני שמתחילים
בחרו למעלה את טופס שומה הנכון. הבורר קובע אילו משתנים מוצעים, כי הם נגזרים משאלון השומה של הארגון. תבנית לשומת ביטוח תשתמש בטופס אחר מתבנית לשומת מקרקעין. על טפסי השומה.
לשונית "משתנים": הוספת שדות למסמך
הרשימה מציגה את כל המשתנים הזמינים, מקובצים לפי קטגוריה, עם שדה חיפוש למעלה. לכל משתנה אייקון שמעיד על הסוג - טקסט, מספר, ₪, תאריך, תיבת סימון, רשימה, 🖼 תמונה או ↻ לולאה.
מקמו את הסמן במסמך במקום שבו הערך צריך להופיע - או סמנו טקסט קיים שיוחלף.
לחצו על המשתנה ברשימה.
הסימון נוסף למסמך במקום הסמן.
הדרך המהירה לבנות תבנית מדוח קיים: לסמן את הערך האמיתי בדוח ("תל אביב") וללחוץ על המשתנה המתאים - הערך מוחלף בסימון, והעיצוב נשמר. ולדרך אוטומטית לגמרי, ראו מיפוי חכם עם AI.
שלושה סוגי משתנים פותחים חלון נוסף לפני ההוספה - תמונות, לולאות ותנאים. הם מוסברים במדריך התנאים, הלולאות והתמונות.
לשונית "מיפויים": מה יש במסמך
רשימת כל המיפויים שבמסמך, עם התווית והביטוי של כל אחד:
- לחיצה על שורה קופצת למקום במסמך ומסמנת אותו.
- ✕ מסיר את המיפוי מהמסמך (הטקסט נשאר, הסימון יורד).
- כשהסמן נמצא בתוך סימון, מופיע למעלה "הסמן על:" עם השדה - דרך מהירה לוודא מה יושב איפה.
תצוגה מקדימה עם נתוני דוגמה
הכפתור תצוגה מקדימה עם נתוני דוגמה ממלא את כל הסימונים בערכי דוגמה מהטופס, כדי לראות איך הדוח ייראה באמת - האם השורה נשברת, האם התאריך בפורמט הנכון, האם הטבלה מסתדרת. חזרה לעריכה מחזירה את הסימונים.
אי אפשר לשמור תבנית בטעות במצב תצוגה מקדימה - התוסף מחזיר את הסימונים אוטומטית לפני השמירה.
זיהוי ביטויים
יש לכם תבנית ישנה שנבנתה במחולל התבניות שבמערכת, או שנכתבה ידנית עם ביטויים בסוגריים מסולסלים? זיהוי ביטויים סורק את המסמך, מוצא ביטויים כאלה, ועוטף אותם בסימונים של התוסף. אחרי זה אפשר לעבוד עליהם ככל תבנית אחרת. התוסף ידווח כמה ביטויים זוהו.
אזהרות על אזורים לא סגורים
תנאי ולולאה נפתחים בסימון אחד ונסגרים בשני. אם אחד מהם נמחק בטעות, הלשונית תציג אזהרה - "אזור נפתח ולא נסגר" או ההפך. שווה לתקן לפני שמירה: תבנית עם אזור לא מאוזן לא תופק כראוי.
לשונית "תבניות": עבודה על מה שכבר קיים
- התבניות של הארגון - פתיחה לעריכה פותחת את התבנית בחלון Word חדש. שם פותחים את התוסף וממשיכים לערוך. אם הביטויים אינם מסומנים, לוחצים זיהוי ביטויים בלשונית המיפויים.
- תבניות מערכת - תבניות מוכנות של Quicker, מוגנות מעריכה. העתקה לארגון יוצרת עותק חופשי לעריכה תחת הארגון שלכם; המקור לא משתנה.
לשונית "שמירה": שמירת התבנית לקוויקר
שתי אפשרויות:
- תבנית חדשה - נותנים שם (למשל "שומת מקרקעין - דירת מגורים") ושומרים. התבנית משויכת לטופס השומה שנבחר למעלה.
- עדכון תבנית קיימת - בוחרים איזו תבנית להחליף. מסמך שנשמר כבר פעם מהתוסף זוכר לאיזו תבנית הוא שייך ובוחר אותה מראש.
אחרי השמירה תופיע הודעה, והתבנית זמינה מיד בתבניות המסמכים של הארגון ובהפקת דוח לכל פרויקט.
עדכון תבנית מחליף את הקובץ הקיים. אם פתחתם תבנית לעריכה מלשונית "תבניות", ודאו שהיא זו שנבחרה כאן - ולא תבנית אחרת.
סדר עבודה מומלץ
מתחילים מדוח אמיתי שהמשרד כבר כתב, ולא מדף ריק. העיצוב, הניסוח והמבנה כבר שם.
בוחרים את טופס השומה הנכון למעלה.
מריצים מיפוי חכם כדי למפות את רוב השדות אוטומטית, ומאשרים מה שנכון.
משלימים ידנית את מה שנשאר, מוסיפים תנאים ולולאות במקומות שצריך.
מריצים תצוגה מקדימה עם נתוני דוגמה ובודקים את התוצאה.
שומרים כתבנית חדשה, ומפיקים דוח ניסיון מפרויקט אמיתי.
חזרה לסקירת תוסף Word.