מיפוי חכם: הפיכת דוח קיים לתבנית עם AI
המיפוי החכם בתוסף Word סורק דוח שומה קיים ומציע לבד היכן לשבץ את משתני הטופס, עם פרויקט ייחוס להתאמה מדויקת. מדריך להרצה, לקריאת ההצעות לפי רמת ודאות, לאישור בודד או גורף, ולמה שום דבר לא משתנה במסמך בלי אישור.
הפיכת דוח קיים לתבנית היא העבודה המייגעת בתהליך: מאות ערכים - "תל אביב", "12/05/2026", "1,500,000 ₪" - פזורים על פני עשרות עמודים, וכל אחד צריך להיות מזוהה ומוחלף במשתנה הנכון. המיפוי החכם עושה את הסריקה הזו במקומכם ומגיש רשימת הצעות לאישור.
היכן: כרטיס 📄 בניית תבניות ← לשונית ✨ AI. פתחו קודם את הדוח שממנו בונים את התבנית.
ה-AI מציע בלבד. שום דבר לא משתנה במסמך עד שאתם מאשרים הצעה, אחת-אחת או בקבוצה.
הרצה
פתחו ב-Word דוח שומה אמיתי - עם הערכים האמיתיים בפנים, לפני שמופו.
בחרו למעלה את טופס שומה שהתבנית תשרת.
בחרו פרויקט ייחוס - הפרויקט שעבורו נכתב הדוח. אופציונלי, אבל מומלץ מאוד.
לחצו ✨ התחל מיפוי חכם.
למה פרויקט הייחוס חשוב כל כך
כשהתוסף יודע לאיזה פרויקט הדוח שייך, הוא שולף את הנתונים האמיתיים שלו ומחפש אותם בטקסט בהתאמה מדויקת. "תל אביב" שבדוח מזוהה כעיר של הפרויקט בוודאות מלאה - בלי ניחוש. ההתאמה עמידה גם להבדלי כתיב: 1500000 מול "1,500,000", ותאריך באיזה פורמט שלא יהיה.
בלי פרויקט ייחוס המיפוי עדיין עובד, אבל הוא נשען על הבנה סמנטית בלבד - ורמת הוודאות יורדת.
תוך כדי ריצה
מוצג מצב ההתקדמות: קורא את המסמך…, מזהה ערכים ותוויות…, ממפה את המסמך עם AI…, ולבסוף אימות ההצעות. מסמכים ארוכים מפוצלים למקטעים, ומוצג מקטע X מתוך Y.
הריצה נשמרת בשרת. אם החלונית נסגרה, עברתם לכלי אחר או נותק החיבור - חזרו ללשונית והריצה תימשך או תציג את התוצאות שכבר הוכנו. לא מאבדים ריצה שכבר שולמה.
מסך ההצעות
ההצעות מגיעות מקובצות לפי רמת ודאות: ודאות גבוהה, ודאות בינונית וודאות נמוכה. כל כרטיס מציג:
- את שם השדה ואת הביטוי שייכנס.
- את הציטוט מהמסמך - הטקסט המדויק שיוחלף.
הפעולות על כרטיס:
- לחיצה על הכרטיס - קפיצה למקום במסמך והדגשת הטקסט. כך בודקים בהקשר לפני שמאשרים.
- ✓ - אישור. הטקסט נעטף בסימון מיד, ומופיע בלשונית מיפויים.
- ✕ - דחייה. אפשר להתחרט: ליד הצעה שנדחתה יש ביטול.
אישור גורף
- ✓ אשר את כל ההצעות (N) - כל מה שעדיין ממתין.
- ✓ אשר הכל (N) בכותרת קבוצה - רק אותה רמת ודאות.
סדר עבודה יעיל: לאשר גורפית את קבוצת ודאות גבוהה (בעיקר כשהיה פרויקט ייחוס), ואז לעבור אחת-אחת על הבינונית והנמוכה עם לחיצה על כל כרטיס כדי לראות את ההקשר.
"לא אותר"
הצעה מסומנת כך כשהטקסט שאליו התכוונה כבר לא נמצא במקום - למשל כי ערכתם את המסמך תוך כדי. לוחצים נסה שוב; אם עדיין לא, מוסיפים את המשתנה ידנית מלשונית משתנים.
סיום
סיום סוגר את מסך ההצעות ומחזיר את הלשונית למצב התחלה. ההחלטות שלכם - מה אושר ומה נדחה - נשמרות ומשמשות לשיפור הדיוק בהמשך. המשתנים שאושרו נמצאים עכשיו בלשונית מיפויים, ואפשר להמשיך משם: להוסיף תנאים ולולאות, להריץ תצוגה מקדימה, ולשמור.
מגבלות ומה לצפות
- בשלב זה המיפוי החכם מציע משתנים. לולאות ותנאים מוסיפים ידנית - הם שינוי מבני במסמך, ולכן נשארים בשליטתכם המלאה.
- פסקאות שכבר מכילות סימונים מדולגות. אם רוב המסמך כבר ממופה, התוסף יגיד זאת - הכלי מיועד לדוחות עם ערכים אמיתיים שטרם מופו.
- מסמכים ארוכים מאוד עשויים להיחתך; מפו בשלבים.
- אם היו אזהרות בריצה, יופיע קישור הצג N אזהרות מהריצה - שווה לקרוא, הן מסבירות מה נפסל ולמה.
תוכן המסמך נשלח לספק ה-AI שהארגון הגדיר, באותה מדיניות של שאר יכולות ה-AI במערכת. נשמרות סטטיסטיקות וההצעות - לא הטקסט המלא של הדוח.
חזרה לסקירת תוסף Word.