הדוח המקושר - עריכה דו-כיוונית בין Word לפרויקט

דוח מקושר נתונים הוא ההבדל בין דוח שהוא צילום מצב לבין דוח שהוא ממשק חי לנתונים. בדוח רגיל, ברגע שהופק נגמר הקשר למערכת. בדוח מקושר כל ערך של שדה במסמך יודע לאיזה שדה בשומה הוא שייך - ולכן אפשר לכתוב ישירות בוורד, והערך נשמר לפרויקט.

איך יוצרים

בכלי כתיבת דוח, אחרי בחירת הפרויקט והפורמט:

• בצעד הפורמט - 🔗 צור דוח והשלם נתונים במסמך. הדרך המהירה: לא צריך למלא כלום מראש.
• בצעד הייצור - 🔗 דוח מקושר נתונים (עריכה במסמך נשמרת לפרויקט).

הדוח מחליף את כל תוכן המסמך הפתוח, ולכן התוסף שואל קודם: "הדוח המקושר יחליף את כל תוכן המסמך הפתוח. להמשיך?". פתחו מסמך ריק חדש אם יש במסמך הנוכחי משהו ששווה לשמור.

מה רואים בחלונית

אחרי היצירה החלונית הופכת למסך העבודה של הדוח. בכותרת:

• שם הפרויקט ולצידו 🔗 מספר - כמה שדות בדוח מקושרים לנתונים.
• ⟳ רענון - קריאה מחדש של השדות מהמסמך והערכה מחדש של האיזורים המותנים. פעולה בטוחה: אינה מפיקה מחדש ואינה מוחקת עריכות שעשיתם בוורד.
• מחוון שמירה - מסונכרן ✓ כשהכל שמור, שומר… תוך כדי, נשמר ✓ אחרי שמירה, מצב טיוטה כשהשמירה לפרויקט כבויה, ושמירה נכשלה כשיש בעיה.

מתחת מופיע הטופס המלא של השומה, בדיוק כמו במערכת. שדה שמקושר למסמך מסומן, ולחיצה עליו קופצת אליו בוורד.

העריכה עובדת לשני הכיוונים

• מהחלונית למסמך - מקלידים ערך בטופס, והוא מופיע מיד במקום הנכון בדוח, בפורמט של התבנית (סכום עם פסיקים, תאריך בפורמט העברי).
• מהמסמך לחלונית - כותבים ישירות בתוך הדוח בוורד, והערך נקרא, מומר לסוג הנכון של השדה, ונשמר לפרויקט אחרי רגע. מספר נשמר כמספר, תאריך כתאריך, ורשימת בחירה כרשימה.
• הסמן מוביל - כשהסמן נכנס לשדה בדוח, החלונית גוללת לאותו שדה בטופס. וכשלוחצים על שדה בחלונית, Word קופץ למקומו במסמך.

איזורים מותנים

תבניות שומה מלאות בסעיפים שאמורים להופיע רק בנסיבות מסוימות - פסקת חניה רק כשיש חניה, סעיף שיפוץ רק כשהנכס משופץ. בדוח המקושר הסעיפים האלה חיים: הם מופיעים ונעלמים לפי הנתונים, בזמן אמת.

בחלונית יש קטע איזורים מותנים עם מונה - למשל 7/12 מוצגים. פתיחתו מציגה רשימה, וכל שורה אומרת "מופיע כאשר:" ואת התנאי בשפה אנושית (למשל "חדרים ≥ 3"), עם הסימון מוצג או מוסתר. לחיצה על שורה קופצת לאיזור במסמך.

כשממלאים שדה שמשפיע על תנאי - האיזור מופיע או נעלם מיד, בלי להפיק מחדש.

מתי צריך לעדכן את המסמך

רוב העריכות נכנסות למסמך מיד. יש שינויים מבניים שדורשים הפקה מחדש, ואז מופיע בתחתית באנר עם כפתור:

• 🔄 עדכן מסמך - כשנוספו או הוסרו שורות בקבוצה חוזרת, או כשהשתנו תמונות. ההפקה מחדש מוחקת עריכות ידניות שעשיתם בוורד, ולכן זו פעולה יזומה ולא אוטומטית.
• 🔄 הפק והצג - כשהחלונית מזהה שדות שאין להם מקום במסמך הזה. הבאנר יציין כמה שדות ואילו. הערכים כבר נשמרו בפרויקט; ההפקה מחדש היא מה שייתן להם מקום בעמוד.

סיום העבודה

בתחתית החלונית שני כפתורים, והם עושים דברים שונים מאוד:

• סיום - שומר את מה שממתין ומחזיר אתכם לתחילת האשף. הדוח נשאר מקושר, ואפשר לחזור אליו בכל רגע.
• ניקוי וסיום - הופך את הדוח למסמך Word רגיל ועצמאי: מוחק לצמיתות את האיזורים המוסתרים ומסיר את הקישור לעריכה. אין דרך חזרה. זו הפעולה שעושים לפני שליחת הדוח ללקוח.

חזרה לדוח מאוחר יותר

הקישור לנתונים נשמר בתוך קובץ ה-Word. סוגרים את המסמך, פותחים אותו מחר, לוחצים על כפתור Quicker - ובראש החלונית יופיע 📄 המשך עריכת הדוח עם שם הפרויקט. לחיצה על המשך מחזירה את מסך העבודה, בלי להפיק מחדש ובלי לאבד את מה שנכתב.

תקלות נפוצות

• הכפתור של הדוח המקושר לא מופיע - אתם ב-Word בדפדפן. פתחו את המסמך ב-Word למחשב.
• "חלק מהשינויים לא הגיעו למסמך" - לחצו ⟳ רענון; אם נמשך, 🔄 עדכן מסמך.
• "שמירה נכשלה" - בדרך כלל נתק זמני. הערכים נשארים בחלונית; תקנו את החיבור ולחצו שוב.
• ההפקה נכשלה בגלל גודל - תבנית עם תמונות כבדות מייצרת מסמך ש-Word אינו מצליח לייבא. ההודעה תציין את הגודל. הקטינו את התמונות בתבנית.