פריטי קטלוג ותבניות פירוט - יצירה, עריכה וארכוב

כל פריט בקטלוג הוא שירות או מוצר שהמשרד גובה עליו. יוצרים ועורכים פריטים בהגדרות ← גביה ותשלומים ← קטלוג פירוטים למרכיבי מחיר. פריט חדש פותח חלון ריק, ולחיצה על שם פריט או על העיפרון פותחת אותו לעריכה.

שם הפריט

השם מוצג ברשימת הקטלוג במרכיבי המחיר, ולכן כדאי שיהיה קצר וברור, למשל שומת מקרקעין, נסיעות או חוות דעת נגדית. עד 80 תווים, בלי משתנים, ושונה מהשם של כל פריט פעיל אחר.

תבנית הפירוט

תבנית הפירוט היא הטקסט שייכתב בפירוט המרכיב ובשורת החשבונית. היא משלבת טקסט קבוע עם משתנים, כלומר פרטי פרויקט שמוחלפים בערכים שלו.

• הוספת משתנה - בצד החלון יש רשימת משתנים מחולקת לקבוצות (פרויקט / נכס, לקוח, תשלומים), עם חיפוש. לחיצה על משתנה מוסיפה אותו במקום הסמן.
• קריאת התבנית - מתחת לשדה מוצגת התבנית עם שמות המשתנים בעברית, למשל: [סוג שומה] - [כתובת (רחוב ומספר, עיר)].
• תבנית ריקה - הפירוט יהיה שם הפריט. מתאים לפריט פשוט כמו "נסיעות".
• עד 300 תווים. מונה התווים מוצג ליד השדה.

לרשימת המשתנים המלאה.

תצוגה מקדימה

מתחת לתבנית מוצג הפירוט כפי שייכתב, על פרויקט לדוגמה או על הפרויקט שנבחר בתצוגה מקדימה על בלשונית. שורה נוספת מראה איך ייראה התשלום הראשון מתוך שניים, לפי פורמט המספור של הארגון.

• משתנה שאין לו ערך בפרויקט פשוט לא יופיע. התצוגה מציינת אילו משתנים ריקים בפרויקט שנבחר.
• כשהספק המחובר הוא ריווחית והפירוט ארוך מ-100 תווים, מוצגת אזהרה: ריווחית חותכת את תיאור השורה בחשבונית ל-100 תווים.

ברירות מחדל

• סכום ברירת מחדל - ממלא את הסכום כשבוחרים את הפריט ושדה הסכום ריק. השאירו ריק לשירות בלי מחיר קבוע.
• מע״מ - לפי ברירת המחדל הארגונית, בתוספת מע״מ או כולל מע״מ.
• עלות נלווית - המרכיב יסומן כעלות נלווית, להפרדת ההכנסות בדוחות (למשל נסיעות או אגרות). המרכיב הראשון ברשימה אף פעם אינו עלות נלווית.

ברירות המחדל חלות רק על שדות שעוד לא שיניתם במרכיב. אם כבר הקלדתם סכום, בחירת פריט לא תדרוס אותו.

ברירת מחדל לפי סוג שומה

תחת ברירת המחדל למרכיב הראשון בסוגי השומה מסמנים סוגי שומה. פרויקט או ליד מסוג שסומן יתחילו עם הפריט הזה, במקום פריט ברירת המחדל הכללי. כשכמה פריטים מסמנים את אותו סוג שומה, קובע הפריט הראשון לפי סדר הטבלה.

באשף הקמת פרויקט ובטופס הליד, אם משנים את סוג השומה אחרי שהמרכיב הראשון כבר מולא, ועוד לא שיניתם בו סכום, פירוט או מע״מ, הפריט מתחלף לפריט של סוג השומה החדש.

תבנית פריסה מוצעת

כשמוגדרות תבניות פריסה, אפשר לבחור תבנית שתיבחר מראש כשמפצלים לתשלומים מרכיב של הפריט. זו רק הצעה: בחלון הפיצול אפשר לבחור תבנית אחרת.

פריט ברירת המחדל

הכוכב בעמודה ב״מ בטבלת הקטלוג מסמן את הפריט שממלא את המרכיב הראשון בכל פרויקט וליד חדשים, כשאין פריט ספציפי לסוג השומה. הפריט הראשון שנוסף לקטלוג מסומן כך אוטומטית. פריט בארכיון לא יכול להיות פריט ברירת המחדל.

סדר וארכוב

• סדר - גוררים שורות בטבלה. זה הסדר ברשימת הקטלוג, והוא גם קובע איזה פריט נבחר כשכמה פריטים מתאימים לאותו סוג שומה.
• העברה לארכיון - הפריט לא יוצע יותר. מרכיבים שכבר משויכים אליו נשארים משויכים.
• החזרה מהארכיון - דרך הצגת פריטים בארכיון. אם בינתיים נוצר פריט פעיל באותו שם, ההחזרה נחסמת עם הודעה: שנו קודם את שם אחד הפריטים (לחיצה על שם פריט בארכיון פותחת אותו לעריכה).

מה המערכת בודקת

• לכל פריט יש שם עד 80 תווים, ואין שני פריטים פעילים עם אותו שם.
• בתבנית יש רק משתנים מהרשימה. משתנה שאינו זמין לפירוט, או סוגריים מסולסלים שאינם משתנה תקין, חוסמים את השמירה, כדי שלא יודפסו בחשבונית.
• סכום ברירת המחדל חיובי.

דוגמאות שימוש

דוגמה 1: פריט שמזהה את הנכס

השמאי בונה את התבנית [סוג שומה] - [כתובת (רחוב ומספר, עיר)], [גוש, חלקה ותת-חלקה (עם הכיתוב)]. בפרויקט בהרצל 12 נכתב "שומה למשכנתא - הרצל 12, תל אביב, גוש 6941 חלקה 58", ובפרויקט בלי גוש נכתב רק "שומה למשכנתא - הרצל 12, תל אביב".

דוגמה 2: נסיעות כעלות נלווית

פריט בשם נסיעות, בלי תבנית, עם סכום 250 ₪ ועלות נלווית. בכל פרויקט שבו בוחרים אותו, ההכנסה ממנו מופרדת בדוחות.

דוגמה 3: החלפת נוסח

המשרד מעדכן את הנוסח של פריט קיים. פרויקטים חדשים מקבלים את הנוסח החדש, והמרכיבים הישנים נשארים כמו שהיו. את הנוסח הקודם מעבירים לארכיון כפריט נפרד, אם עוד צריך אותו.