סנכרון יומן Google / Outlook - יומן יעד, שיוך וסנכרון דו-כיווני

חיבור יומן Google או Outlook ל-Quicker גורם לכל אירוע במערכת - ביקור בנכס, פגישה, אירוע פרויקט - להופיע אוטומטית ביומן, עם כל הפרטים: הלקוח, הכתובת, איש הקשר, קישור לפרויקט וקישור ל-Waze. המדריך הזה מסביר איך מחברים, לאיזה יומן האירועים נכתבים, ואיך מגדירים סנכרון דו-כיווני.

איפה מחברים

המקום תלוי בהגדרת הארגון (הגדרות → אירועי ברירת מחדל → שמירת אירועים ביומן משתמש / ארגון):

• יומן משתמש (ברירת המחדל) - לכל שמאי יומן משלו. מחברים בפרופיל → חשבונות מחוברים.
• יומן ארגון - יומן משותף אחד לכל המשרד. מנהל מחבר אותו בהגדרות → חשבונות מחוברים.

בכרטיס היומן מוצג סימון סטטוס: וי ירוק כשהחיבור תקין, או סימן אזהרה כשהגישה נשללה או פגה ויש לחבר מחדש. שאר ההגדרות נפתחות בכפתור הגדרות סנכרון.

בחירת יומן יעד

ברירת המחדל היא היומן הראשי של החשבון המחובר, אבל אפשר לכוון את Quicker ליומן אחר - למשל יומן ייעודי בשם "ביקורים" שמשותף לכל המשרד. בחלון הגדרות סנכרון לוחצים על שינוי ליד "יומן יעד".

ב-Outlook

נפתחת רשימה של כל היומנים בתיבה - בוחרים ושומרים.

ב-Google

מזינים את מזהה היומן. כדי למצוא אותו:

1. נכנסים ל-Google Calendar בדפדפן.
2. בתפריט היומנים מימין, מרחפים על היומן הרצוי ← שלוש נקודות ← הגדרות ושיתוף.
3. גוללים לקטע שילוב יומן ומעתיקים את מזהה יומן (נראה כמו כתובת דוא"ל).

מדביקים בשדה ולוחצים בדיקת חיבור - Quicker מוודא שהיומן קיים ושיש לחשבון גישה אליו לפני השמירה. להשארת היומן הראשי, משאירים primary.

שיוך אירוע למשתמש

כל אירוע משויך למשתמש, והוא זה שקובע לאיזה יומן האירוע נכתב - ליומן של המשויך, לא של מי שיצר את האירוע.

• באירוע על פרויקט, ברירת המחדל היא השמאי המטפל בפרויקט.
• באירוע עצמאי, ברירת המחדל היא מי שיוצר אותו.
• אפשר לשנות בשדה משוייך ל בחלון האירוע (מוצג כשיש יותר ממשתמש פעיל אחד בארגון).

אם משנים את המשויך לאירוע קיים, או מחליפים את השמאי המטפל בפרויקט, האירוע עובר - נמחק מהיומן הקודם ונוצר ביומן של המשויך החדש.

שעת התחלה וסיום

בחלון האירוע יש משעה ועד שעה, והטווח הזה הוא מה שנכתב ליומן. אם לא מזינים שעת סיום, האירוע נקבע לפי משך פגישה כברירת מחדל של הארגון (הגדרות → אירועי ברירת מחדל; ברירת המחדל היא 60 דקות).

הזזה של אירוע לתאריך אחר שומרת על משך הפגישה. פגישה שחוצה חצות (למשל 22:00 עד 01:00) נקבעת כראוי ליום למחרת.

סנכרון דו-כיווני

כברירת מחדל הסנכרון חד-כיווני: מ-Quicker אל היומן. אפשר להפעיל גם את הכיוון ההפוך, בחלון הגדרות סנכרון → סנכרון דו-כיווני. מרגע ההפעלה, שינוי שנעשה ישירות ביומן חוזר גם ל-Quicker - בתוך כמה דקות.

מה חוזר: מועד, שעת סיום, כותרת ומיקום.

מחיקת אירוע מהיומן

כשמוחקים ביומן אירוע שנוצר ב-Quicker, ברירת המחדל היא שהאירוע נשאר במערכת אך מאבד את המועד - כך שההערות, אנשי הקשר והמסמכים שנצברו עליו אינם הולכים לאיבוד. מנהל יכול לשנות את זה ל"למחוק את האירוע גם מהמערכת" בהגדרות → אירועי ברירת מחדל.

הגדרות ברמת הארגון

בהגדרות → אירועי ברירת מחדל (למנהלים):

• שמירת אירועים ביומן משתמש / ארגון - האם לכל שמאי יומן משלו או יומן משותף אחד.
• משך פגישה כברירת מחדל - בדקות, כשלא נבחרה שעת סיום.
• סנכרון דו-כיווני - ברירת מחדל לארגון, ולאפשר לכל משתמש לבחור בעצמו.
• כשאירוע נמחק מהיומן - להשאיר ללא מועד או למחוק גם מהמערכת.

מה נכתב ביומן

כותרת האירוע היא שם האירוע - שם הלקוח, ובגוף האירוע מופיעים: הערות האירוע, קישור לפרויקט ב-Quicker, שם השמאי האחראי (במצב יומן ארגון), הכתובת עם קישור ל-Waze, ושם וטלפון איש הקשר כקישור חיוג.

תקלות נפוצות

• האירועים לא מופיעים ביומן - בדקו את סימון הסטטוס בכרטיס היומן. סימן אזהרה = הגישה נשללה או פגה, ויש ללחוץ חיבור יומן מחדש.
• בדיקת החיבור ליומן נכשלת - המזהה שגוי, או שהיומן אינו משותף עם החשבון המחובר בהרשאת עריכה.
• אירוע נכתב ליומן הלא נכון - בדקו את השדה משוייך ל באירוע; הוא קובע את היומן.
• שינוי ביומן לא חזר ל-Quicker - ודאו שסנכרון דו-כיווני מופעל, ושהאירוע אכן נוצר ב-Quicker מלכתחילה.

דוגמאות שימוש

דוגמה 1: יומן ביקורים משותף

המשרד פותח ב-Google Calendar יומן בשם "ביקורים בנכס", משתף אותו עם כל השמאים בהרשאת עריכה, ומזין את מזהה היומן ב-Quicker. מעתה כל ביקור נכס של המשרד מרוכז ביומן אחד שכולם רואים.

דוגמה 2: תיאום ביקור לשמאי אחר

מנהלת המשרד קובעת ביקור בנכס בפרויקט של דני. מכיוון שדני הוא השמאי המטפל, הביקור נכתב אוטומטית ליומן של דני - לא ליומן של המנהלת.

דוגמה 3: דחיית פגישה מהנייד

שמאי בשטח דוחה ביקור בשעה מתוך אפליקציית היומן בנייד. מכיוון שהסנכרון הדו-כיווני מופעל, המועד החדש מתעדכן גם ב-Quicker ואין צורך לעדכן פעמיים.