הגדרות חיבור המייל - שליחה וקבלה
מדריך להגדרות חיבור המייל של הארגון ב-Quicker: מצבי שליחה, שם שולח, חתימות וגיבוי, וקבלת מיילים נכנסים (רק תשובות, או גם הודעות חדשות משולחים מוכרים) - מה כל הגדרה עושה.
מדריך זה מסביר כיצד מגדירים את חיבור המייל של המשרד - גם לשליחה וגם לקבלה. ההגדרות נמצאות בהגדרות ← חשבונות מחוברים, ליד חשבון ה-Gmail או ה-Outlook המחובר, בכפתור הגדרות מייל. זמין למנהלים.
חיבור המייל מפעיל את שליחת הצעות המחיר, החשבוניות וההתראות, ואת תיבת הדואר. השליחה והקבלה מוגדרות יחד באותו חלון.
שליחה - מצב השליחה
בוחרים כיצד נשלח הדואר מהמשרד:
- כל משתמש שולח מהתיבה שלו - כל משתמש שולח מהחשבון האישי שחיבר.
- תיבה ארגונית אחת - עם שם השולח - הכול נשלח מתיבת הארגון, אך מוצג שם השולח.
- תיבה ארגונית אחת - תמיד בשם הארגון - הכול נשלח מתיבת הארגון תמיד בשם המשרד.
כתובת הדוא״ל של השולח היא תמיד התיבה המחוברת (מגבלה של Gmail ו-Outlook); ניתן לשלוט בשם המוצג ובכתובת להשבה.
שליחה - הגדרות נוספות
- שם השולח - שם תצוגה מותאם; אם ריק, נגזר ממצב השליחה.
- כתובת לתשובה (Reply-To) - כתובת שאליה יחזרו תשובות; אם ריק, התשובות חוזרות לתיבה השולחת.
- פונט ברירת מחדל לגוף ההודעה.
- חתימות - חתימה אישית, חתימת ברירת מחדל של הארגון, ותמונת חתימה/חותמת (עם בקרת גודל).
- שלח דרך שרת המערכת כשאין תיבה מחוברת - גיבוי: כשלמשתמש אין תיבה מחוברת, הדואר נשלח דרך שרת המערכת (מומלץ).
- במצב לפי משתמש: אם למשתמש אין תיבה אישית - השתמש בתיבת הארגון.
קבלה - קבלת מיילים נכנסים
מתג קבלת מיילים נכנסים למערכת קובע אם דואר נכנס נשמר במערכת. כשהוא פעיל, בוחרים מצב:
- רק תשובות לשרשור שהותחל דרך המערכת - נשמרות רק תשובות להודעות שנשלחו מהמערכת. בטוח ושקט (לא נכנס דואר לא רלוונטי).
- גם הודעות חדשות משולחים מוכרים במערכת - נשמרות גם הודעות חדשות מגורמים מוכרים (לקוחות, לידים, אנשי קשר עם דוא״ל במערכת). הודעה מגורם מוכר שמתאימה לפרויקט או ליד יחיד משויכת אליו אוטומטית; אחרת היא ממתינה לשיוך ידני.
בדיקה וניהול החיבור
ליד החשבון יש בדיקת חיבור (אימות שהתיבה מחוברת), חיבור מחדש וניתוק.
קבלת דואר נכנס דורשת הרשאת קריאה לתיבה. אם לאחר הפעלת הקבלה מוצגת בקשה לחיבור מחדש - בצעו חיבור מחדש ואשרו את ההרשאה הנוספת.
איפה רואים את הדואר שמתקבל
דואר שמתקבל מופיע בתיבת הדואר הכלל-ארגונית, וכשהוא משויך לפרויקט - גם בלשונית ההודעות של אותו פרויקט.
דוגמאות שימוש
דוגמה 1: שליחה בשם המשרד
המנהל בוחר תיבה ארגונית אחת - תמיד בשם הארגון, כך שכל הדואר היוצא נראה אחיד בשם המשרד.
דוגמה 2: קליטת תשובות לקוחות
המנהל מפעיל קבלת מיילים נכנסים במצב רק תשובות לשרשור, וכך תשובות הלקוחות נשמרות אוטומטית בשרשור הפרויקט.
דוגמה 3: לכידת פניות חדשות
כדי לא לפספס פניות, המנהל עובר למצב גם הודעות חדשות משולחים מוכרים - והודעות מלקוחות קיימים נכנסות ומשויכות אוטומטית.
קשור: חשבונות מחוברים, תיבת הדואר והגדרות הפרופיל (דואר אישי).
