הגדרות חיבור המייל - שליחה וקבלה

מדריך זה מסביר כיצד מגדירים את חיבור המייל של המשרד - גם לשליחה וגם לקבלה. ההגדרות נמצאות בהגדרות ← חשבונות מחוברים, ליד חשבון ה-Gmail או ה-Outlook המחובר, בכפתור הגדרות מייל. זמין למנהלים.

שליחה - מצב השליחה

בוחרים כיצד נשלח הדואר מהמשרד:

• כל משתמש שולח מהתיבה שלו - כל משתמש שולח מהחשבון האישי שחיבר.
• תיבה ארגונית אחת - עם שם השולח - הכול נשלח מתיבת הארגון, אך מוצג שם השולח.
• תיבה ארגונית אחת - תמיד בשם הארגון - הכול נשלח מתיבת הארגון תמיד בשם המשרד.

שליחה - הגדרות נוספות

• שם השולח - שם תצוגה מותאם; אם ריק, נגזר ממצב השליחה.
• כתובת לתשובה (Reply-To) - כתובת שאליה יחזרו תשובות; אם ריק, התשובות חוזרות לתיבה השולחת.
• פונט ברירת מחדל לגוף ההודעה.
• חתימות - חתימה אישית, חתימת ברירת מחדל של הארגון, ותמונת חתימה/חותמת (עם בקרת גודל).
• שלח דרך שרת המערכת כשאין תיבה מחוברת - גיבוי: כשלמשתמש אין תיבה מחוברת, הדואר נשלח דרך שרת המערכת (מומלץ).
• במצב לפי משתמש: אם למשתמש אין תיבה אישית - השתמש בתיבת הארגון.

קבלה - קבלת מיילים נכנסים

מתג קבלת מיילים נכנסים למערכת קובע אם דואר נכנס נשמר במערכת. כשהוא פעיל, בוחרים מצב:

• רק תשובות לשרשור שהותחל דרך המערכת - נשמרות רק תשובות להודעות שנשלחו מהמערכת. בטוח ושקט (לא נכנס דואר לא רלוונטי).
• גם הודעות חדשות משולחים מוכרים במערכת - נשמרות גם הודעות חדשות מגורמים מוכרים (לקוחות, לידים, אנשי קשר עם דוא״ל במערכת). הודעה מגורם מוכר שמתאימה לפרויקט או ליד יחיד משויכת אליו אוטומטית; אחרת היא ממתינה לשיוך ידני.

בדיקה וניהול החיבור

ליד החשבון יש בדיקת חיבור (אימות שהתיבה מחוברת), חיבור מחדש וניתוק.

איפה רואים את הדואר שמתקבל

דואר שמתקבל מופיע בתיבת הדואר הכלל-ארגונית, וכשהוא משויך לפרויקט - גם בלשונית ההודעות של אותו פרויקט.

דוגמאות שימוש

דוגמה 1: שליחה בשם המשרד

המנהל בוחר תיבה ארגונית אחת - תמיד בשם הארגון, כך שכל הדואר היוצא נראה אחיד בשם המשרד.

דוגמה 2: קליטת תשובות לקוחות

המנהל מפעיל קבלת מיילים נכנסים במצב רק תשובות לשרשור, וכך תשובות הלקוחות נשמרות אוטומטית בשרשור הפרויקט.

דוגמה 3: לכידת פניות חדשות

כדי לא לפספס פניות, המנהל עובר למצב גם הודעות חדשות משולחים מוכרים - והודעות מלקוחות קיימים נכנסות ומשויכות אוטומטית.