מידור תיקיות בדרייב לפי משתמש

מידור תיקיות לפי משתמש פותר פער מוכר: במערכת אפשר להגביל שמאי לתיקים שלו בלבד, אבל ברגע שהוא נכנס לדרייב הוא רואה את הכול - כי כדי לעבוד על קבצים צריך לשתף איתו את כל תיקיית Quicker של הארגון. עם הפיצ׳ר הזה כל תיק נכנס לתיקייה של השמאי המטפל בו, ורק התיקייה הזו משותפת איתו. זמין למנהלים.

דרישה מוקדמת: אחסון בענן

הפיצ׳ר עובד מול האחסון בענן של הארגון (Google Drive או OneDrive). אם לא חובר אחסון, האפשרות תוצג עם הנחיה לחבר. ראו חשבונות מחוברים.

איך זה נראה בדרייב

נוספת רמה אחת בין תיקיית הסטטוס לתיקיית הפרויקט:

• פרויקטים בביצוע
  • בטיפול דני כהן ← משותפת רק עם דני
    • 1234 - הרצל 5 תל אביב - כהן
    • 1236 - ביאליק 12 חיפה - לוי
  • בטיפול רונית לוי ← משותפת רק עם רונית
  • 1238 - תיק ללא שמאי משויך (נשאר ישירות תחת הסטטוס)

כששמאי מקבל תיק חדש, התיק נכנס לתיקייה שלו. כשמשנים את השמאי המטפל, תיקיית התיק עוברת לתיקייה של השמאי החדש - וזו בפועל העברת הגישה. כשהתיק משנה סטטוס, רק תיקיית התיק עוברת לסטטוס החדש; התיקייה האישית של השמאי נשארת במקומה עם שאר התיקים שלו.

שלושת המצבים

• כבוי - ברירת המחדל. שום דבר לא משתנה.
• מבנה בלבד - התיקיות האישיות נבנות בדרייב, אבל שום דבר לא משותף לאף כתובת. שימושי בשני מצבים: כשלב ביניים לבדיקה לפני שמדליקים שיתוף, וגם כמצב קבע לארגון שכל המשתמשים בו נכנסים לאותו חשבון דרייב - שם אין למי לשתף, ורוצים רק את הסדר בתיקיות.
• מבנה + שיתוף אוטומטי - Quicker מנהל גם את ההרשאות.

מי מקבל מה - נגזר מההרשאה

זה החלק החשוב, והוא אוטומטי - אין מתג נפרד לשיתוף הארגוני:

• למשתמש עם ההרשאה "גישה לכל הפרויקטים בארגון" - משותפת כל תיקיית Quicker, כמו קודם. הוא ממילא רואה כל תיק במערכת, ואין סיבה לחסום אותו בדרייב. הוא לא מקבל שיתוף נפרד לתיקייה האישית שלו - התיקייה נמצאת בתוך מה שכבר משותף איתו, וההרשאות יורשות כלפי מטה.
• למשתמש בלי ההרשאה - השיתוף הארגוני מוסר ממנו, והוא מקבל רק את התיקיות האישיות שלו.

שינוי ההרשאה בכרטיס המשתמש (ראו משתמשים בארגון) הוא הדבר היחיד שמעביר מישהו בין שני המסלולים. התיקיות עצמן אף פעם לא זזות - רק השיתוף משתנה.

באילו סטטוסים נוצרת תיקייה אישית

ברירת המחדל היא פרויקטים בביצוע בלבד, ואפשר לסמן גם הצעות, לבדיקה ובליווי.

אותו כלל חל על סטטוסים שלא סימנתם: ברגע שתיק עובר לסטטוס כזה, הוא יוצא מהתיקייה האישית והגישה בדרייב נפסקת.

שם התיקייה האישית

ברירת המחדל היא בטיפול {שם מלא}, וניתן לשנות. המשתנים הזמינים: {שם מלא}, {שם פרטי}, {שם משפחה}, {רישיון}, {מספר}. לוחצים על משתנה כדי לשבץ אותו.

אם שני משתמשים בארגון מייצרים אותו שם תיקייה, המערכת מוסיפה לשני את מספר הרישיון שלו - כדי ששניהם לא יעבדו בטעות באותה תיקייה.

שמאי נוסף בתיק

כששמאי נוסף משויך לתיק (ראו שיוך שמאים לפרויקט), הוא מקבל שיתוף לתיקיית התיק עצמה - לא לתיקייה האישית של השמאי הראשי. השיתוף נשאר כל עוד הוא רשום בתיק, ומוסר אוטומטית ברגע שמסירים אותו.

דואר לגישה לדרייב

לא תמיד כתובת הכניסה למערכת היא גם חשבון הדרייב. בכרטיס המשתמש יש שדה דואר לגישה לדרייב - ממלאים אותו רק אם הכתובות שונות. השארה ריקה = השיתוף יישלח לכתובת הכניסה.

שינוי הכתובת מטפל בעצמו בשני הצדדים: הגישה לכתובת הישנה מבוטלת, ורק אחר כך ניתנת לחדשה.

העברת התיקים הקיימים

הדלקת הפיצ׳ר לא מזיזה את התיקים הקיימים מיד. כדי לסדר אותם, בהגדרות חשבונות מחוברים יש כפתור תקן פערי תיקים: הוא סורק, מציג דוח של מה שצריך לזוז, ורק אחרי אישור מעביר - בקבוצות עם השהיה ביניהן, כדי לא להעמיס על הדרייב. אפשר לעזוב את המסך בזמן הריצה.

מעקב ובקרה

• עמודת "גישה לדרייב" בטבלת המשתמשים - מצב השיתוף לכל משתמש, וכפתור תקן למי שחסרה לו גישה. העמודה מוצגת רק במצב מבנה + שיתוף, כי במצב מבנה בלבד אין שיתופים לעקוב אחריהם.
• "גישה לדרייב" בכרטיס התיק - בסרגל הצד, מי יכול לפתוח את תיקיית התיק ומאיזו סיבה (שמאי מטפל, שמאי נוסף, שיתוף חיצוני). מוצג למנהלים בלבד.
• בדיקת הרשאות בסקשן ההגדרות - משווה את ההרשאות בפועל בדרייב למה שהמערכת התכוונה לשתף, ומתקנת פערים. בדיקה אוטומטית רצה בכל לילה ומבטלת הרשאות עודפות.

מה לא משתנה

• העבודה בתוך Quicker - כל המסכים, הקבצים, הצירופים למייל וייצוא הדוחות ממשיכים לעבוד בדיוק כמו קודם. המערכת ניגשת לדרייב עם החשבון של הארגון, ולא עם החשבון של המשתמש.
• ההגבלה במערכת - מי שמוגבל לתיקים שלו ממשיך לראות רק אותם, כרגיל.
• תיקים ללא שמאי משויך - נשארים ישירות תחת תיקיית הסטטוס.
• תתי-תיקים - כשהוגדר שתת-תיק נשמר בתיקיית תיק האב, הוא יורש את מיקום האב וגם את הגישה אליו.

לידים

כברירת מחדל גם תיקיות הלידים ממודרות לפי המשתמש המשויך. אפשר לכבות זאת - אבל אז תיקיות הלידים נשארות תחת תיקיית העבודה המשותפת וגלויות לכל מי שהיא משותפת איתו.

דוגמאות שימוש

דוגמה 1: שמאי חוץ בקבלנות

המשרד מעסיק שמאי חיצוני על שלושה תיקים. מסירים ממנו את ההרשאה "גישה לכל הפרויקטים בארגון", ומשייכים לו את התיקים. הוא מקבל בדרייב תיקייה אחת - בטיפול [שמו] - עם שלושת התיקים בלבד. כשהתיקים מושלמים, הם יוצאים מהתיקייה שלו והגישה נפסקת מעצמה.

דוגמה 2: מתמחה שמסיים

מסמנים את המשתמש כלא פעיל בכרטיס המשתמש. כל השיתופים שלו מבוטלים אוטומטית - התיקייה האישית נשארת על מקומה עם התיקים שבתוכה, רק הגישה נסגרת.

דוגמה 3: שמאי שמקבל אחריות על תיק

משנים את השמאי המטפל בכרטיס התיק. תיקיית התיק עוברת לתיקייה של השמאי החדש, הוא רואה אותה מיד, והשמאי הקודם מפסיק לראות אותה - בלי שאף אחד נגע בהרשאות ידנית.

מי יכול מה

• הפעלה והגדרה - מנהלים, בהרשאת שינוי הגדרות ארגון.
• עמודת הגישה בטבלת המשתמשים ו"גישה לדרייב" בכרטיס התיק - מנהלים בלבד.
• המשתמשים עצמם - לא צריכים לעשות דבר. הם מקבלים הזמנה במייל לתיקייה שלהם, ומשם עובדים כרגיל.